Co to jest przekroczenie kosztów?
Przekroczenie kosztów, zwane również przekroczeniem budżetu, to scenariusz, w którym koszt projektu lub firmy ma tendencję do wzrostu niż przewidywany w budżecie i może być spowodowany wzrostem kosztów z powodu niewłaściwego budżetowania lub niedoszacowania rzeczywistych kosztów na koncie niektórych nieprzewidzianych scenariuszy, które nie zostały uwzględnione w procesie budżetowania.
Charakterystyka
- Przekraczanie kosztów jest generalnie powszechne w projektach infrastrukturalnych, budowlanych i informatycznych, co wiąże się z wieloma nieoczekiwanymi kosztami na etapie zakończenia projektu.
- Wynika to głównie z trzech czynników, takich jak przyczyny polityczne, przyczyny psychologiczne i przyczyny techniczne.
- Przede wszystkim jest to spowodowane brakiem finansowania, brakiem koordynacji, nieplanowanymi kosztami lub opóźnieniami w realizacji projektów.
- Jest to zawsze niepewne, a budżetowanie na to samo nie jest możliwe. Uważa się, że ma to miejsce, gdy pewne fazy projektu lub działalności przekraczają faktyczny koszt budżetowy.
- Pomiar przekroczenia kosztów jest różny dla różnych branż lub firm.
Rodzaje przekroczenia kosztów
# 1 - Szacunki
Koszty związane z prowadzoną działalnością mogą być niedoszacowane z powodu takich czynników, jak osobiste uprzedzenia i skomplikowane procedury związane z wykonaniem zadania. Możemy użyć metodologii prognozowania klasy referencyjnej, aby zwiększyć szanse na uzyskanie dokładniejszych szacunków. Problem polega na tym, że najlepsze prognozy mogą okazać się błędne, jeśli chodzi o wyliczenie idealnego oszacowania, a zatem utrzymanie rezerwy jako części budżetu jest zawsze dobrą praktyką w obliczu niekorzystnych scenariuszy w przyszłości.
# 2 - Ryzyko
Ryzykiem może być dowolny scenariusz, któremu nie możemy przypisać prawdopodobieństwa. Nie można ich przewidzieć wcześniej, a czasami nie są one pod kontrolą firmy, jak klęska żywiołowa, która może opóźnić zakończenie projektu lub wydajność dostawcy, co może ostatecznie zaszkodzić firmie. Właściwy plan zarządzania ryzykiem może w pewnym stopniu pomóc firmie w ograniczeniu ryzyka, ale ryzyko wydaje się być głównym rodzajem, przed którym stoi każda firma lub projekt.
# 3 - Scope Creek
Strumień zakresu definiuje się jako sytuacje, w których w projekcie lub firmie pojawiają się niezliczone działania, które nie zostały uwzględnione w budżecie lub w rzeczywistych kosztach. Może się to zdarzyć, gdy zarząd dodaje funkcje do projektu, gdy jest on rozwijany lub wymagany, lub w przypadkach, gdy zespół projektowy staje się zbyt kreatywny i zaczyna włączać nieudokumentowane działania. Zarządzanie projektem i kontrole są zaprojektowane przede wszystkim w taki sposób, aby zapobiegać takim scenariuszom poprzez ciągłe ponowne szacowanie budżetu.
# 4 - Eskalacja kosztów
Eskalacja kosztów jest bardziej związana z czynnikami ekonomicznymi, takimi jak inflacja, która może obejmować wzrost ceny określonej pozycji w okresie, który nie został uwzględniony w początkowym budżecie.
Jak uniknąć przekroczenia kosztów?
- Tradycyjne techniki obejmują zastosowanie narzędzi do zarządzania projektami, takich jak PRINCE, chociaż wyniki nie są gwarantowane.
- W dzisiejszym scenariuszu bardziej nowoczesne narzędzia i aplikacje, takie jak Agile, przejmują tradycyjne techniki, aby pomóc firmom radzić sobie z przekroczeniem kosztów.
- Biznes jako jednostka powinien aktywnie planować i uwzględniać kilka scenariuszy, które mogą prowadzić do takiego przekroczenia.
- Prognoza miesięczna lub kwartalna jest niezbędna, aby uwzględnić zmiany wartości rzeczywistych w porównaniu z budżetem i odpowiednio zaplanować.
- Biznes powinien poświęcić dużo uwagi na etapie planowania projektu, ponieważ jest to podstawa.
- Zdolność dostawcy do wykonania i dostawy musi zostać dokładnie sprawdzona w momencie wynajmu sprzedawcy.
- Firma powinna zastosować praktykę korzystania z nowoczesnych narzędzi do planowania i wykresów w celu lepszej kontroli kosztów.
- Kierownik projektu wymaga ciągłego monitorowania i kontrolowania projektu.
- Interesariusze projektu lub firmy powinni być zawsze informowani o zmieniających się scenariuszach, aby byli na tej samej stronie, aby w ten sposób firma mogła wykorzystać ich wiedzę.
- Walka z zasięgiem jest koniecznością, a firmy muszą widzieć, że pozostają w pierwotnie zaplanowanym zakresie.
Przyczyny
- Koszt, który jest nieplanowany: Nieprzewidziane scenariusze mogą spowodować kilka działań, które początkowo nie zostały uwzględnione w planie lub budżecie. Może to wynikać z przyczyn technicznych, politycznych lub psychologicznych.
- Awaria komunikacji: nieporozumienie między dwoma działami lub zaangażowanymi osobami może spowodować niepotrzebne koszty.
- Zmiana w zakresie projektu: Wydarzenie, które prowadzi do zakresu creek, jest jednym z głównych powodów. Strumień zakresu definiuje się jako sytuacje, w których w projekcie lub firmie pojawiają się niezliczone działania, które nie zostały uwzględnione w budżecie ani w faktycznym koszcie.
- Niedocenianie złożoności projektu: Niektóre etapy projektu lub działalności są tak złożone, że ich odpowiednie budżetowanie jest czasami trudnym zadaniem. Jest to bardziej prawdopodobne w przypadku dużych, kosztownych projektów.
- Niewystarczające finansowanie: Finansowanie stanowi podstawę każdego biznesu lub projektu. Niedobór kapitału może ostatecznie doprowadzić do przekroczenia kosztów, w wyniku czego projekt lub firma mogą stanąć w obliczu kryzysu w finansowaniu ich wspólnych działań.
- Brak doświadczenia przywódczego: stosunkowo niedoświadczone kierownictwo lub nieefektywne zarządzanie może prowadzić do niewłaściwego planowania projektu i niedokładnego budżetowania projektu. Dlatego z biegiem czasu projekt może paść ofiarą niewłaściwego budżetowania i stać się przyczyną przekroczenia kosztów.
- Brak planu awaryjnego: Biznes cierpi również, gdy nie ma planowania awaryjnego lub planu awaryjnego dla nieuniknionych scenariuszy. Plan tworzenia kopii zapasowych jest koniecznością, zwłaszcza w przypadku projektów na dużą skalę, ponieważ niektóre odchylenia od zwykłych kosztów budżetowych mogą kosztować miliony.
- Opóźnienia projektu: Opóźnienia w realizacji projektu w porównaniu ze zwykłym planowanym zakończeniem ostatecznie prowadzą do przekroczenia kosztów, ponieważ działania wykraczające poza termin zakończenia nie zostały uwzględnione w budżecie.
Zapobieganie przekroczeniu kosztów
# 1 - Właściwe planowanie
Planowanie służy jako podstawa każdego projektu lub firmy, a najlepszym sposobem zapobiegania przekroczeniu kosztów jest planowanie ich przed wykonaniem projektu. Im dokładniejsze są szacunki, tym większe są szanse, że projekt nie przekroczy swojego budżetu.
# 2 - Znajomość dostawców
Sprzedawcy muszą być dokładnie oceniani przed zatrudnieniem. Pełną wiedzę o ich możliwościach i doświadczeniu w tej dziedzinie powinien zdobyć projekt i biznes, aby uniknąć najgorszych scenariuszy. Przed utrwaleniem relacji ze sprzedawcą konieczne jest zachowanie należytej staranności.
# 3 - Unikaj Scope Creek
W projekcie nie powinno być miejsca na wiele niepotrzebnych działań, a biznes lub projekt powinien pozostać w pierwotnym zakresie projektu z minimalnym odchyleniem od planu.
# 4 - Korzystanie z narzędzia do planowania projektów
Aby monitorować i kontrolować projekt, należy wdrożyć nowoczesne narzędzia, takie jak wykres Gantta lub szablon śledzenia projektu, tak aby kierownik projektu był świadomy każdego etapu projektu i możliwości przekroczenia kosztów.
Wniosek
Jest to nieunikniony scenariusz, z którym boryka się każda firma lub projekt, ale sposób jego zminimalizowania lub złagodzenia zależy w dużej mierze od kierownictwa lub kierownika projektu. Proaktywne podejście może pomóc firmie zmniejszyć ryzyko przekroczenia kosztów dzięki odpowiedniemu planowaniu i dokładnej analizie szacunków.
