Definicja księgowania wydatków
Rachunkowość wydatków odnosi się do identyfikacji wydatków w bieżącym okresie rozliczeniowym, co wiąże się z wieloma osądami i analizą danych księgowych. Obejmuje księgowanie faktur, tworzenie nowych dostawców w systemie, rozliczanie podatku VAT, rozliczenia międzyokresowe, przedpłaty, analizę księgi dostawców, terminowe płatności itp.
Rejestrowanie kosztów w księgowości z przykładami
# 1 - Rezerwacja faktury
Gdy tylko otrzymamy fakturę od dostawcy, jest ona księgowana przez współpracownika ds. Zobowiązań. Podczas księgowania faktury współpracownik musi sprawdzić datę wystawienia faktury, okres, którego ona dotyczy, wszelkie zmiany w instrukcjach płatności, podatek VAT, jeśli istnieje, i inne szczegóły. Po zaksięgowaniu faktury przez współpracownika przechodzi ona do dalszego zatwierdzenia do zespołu Księgi Głównej, który sprawdza, czy kodowanie konta jest poprawne.
Następnie trafia do kierownika działu w celu zatwierdzenia, aby sprawdzić, czy wydatek jest prawidłowy i oczekiwany. Po przejściu przez proces zatwierdzania faktura trafia do skarbca w celu zapłaty.
Zapis księgowy na rezerwacji faktury
Powiedzmy, że otrzymujemy fakturę na 1000 USD za wydatki marketingowe -
Dziennik kiedy faktura jest zaksięgowana -
Dziennik kiedy faktura jest opłacona -
# 2 - Narastanie kosztów
Jednym z najbardziej krytycznych aspektów księgowania wydatków jest identyfikacja i uwzględnienie wydatków w bieżącym okresie rozliczeniowym. W rzeczywistych sytuacjach wielokrotnie, z różnych powodów, nie otrzymujemy faktur od dostawców na czas lub utknęli w transporcie.
W takich przypadkach, kiedy mamy pewność, że otrzymamy fakturę, księgujemy zapisy międzyokresowe. Rozliczenia międzyokresowe to proces rozpoznawania kosztów bieżącego okresu, mimo że nie otrzymaliśmy faktur od Sprzedawcy.
Księgowanie rozliczeń międzyokresowych
Załóżmy, że dostawca X dostarczył herbatę i kawę za 4000 USD w czerwcu 2019 r., Jednak faktura nie została jeszcze otrzymana, w tym przypadku zostaną zaksięgowane następujące wpisy -
Dziennik, kiedy naliczane są środki -
Dziennik po otrzymaniu faktury -
Dziennik kiedy faktura jest opłacona -
# 3 - Przedpłaty
Czasami otrzymujemy od Dostawców roczne lub kwartalne faktury, które musimy opłacić z góry. Musimy również rozłożyć te wydatki na powiązany okres, jednocześnie ujmując je w księgach.
Pokazuje kwotę kosztów związaną z przedpłatami w bilansie i uwalnia kwotę bieżącego okresu do rachunku zysków i strat.
Zapis księgowy dla przedpłaconych
Powiedzmy, że sprzedawca X rozlicza firmę kwartalnie z góry za konserwację klimatyzatorów biurowych. W lipcu otrzymano rachunek w wysokości 4500 USD za okres lipiec-wrzesień 2019 r. Podczas prowadzenia księgowości w lipcu 1500 USD jest przekazywane do rachunku zysków i strat A / C, a 3000 USD jest wykazywane jako przedpłacony składnik aktywów w bilansie.
Następnie, w sierpniu i wrześniu 2019 r., Na rachunek zysków i strat trafia 1500 USD jako miesięczne wydatki. Oto wpis księgowy -
W lipcu -
Dziennik w przypadku zaksięgowania przedpłaty -
Dziennik po opłaceniu faktury -
W sierpniu -
Dziennik po wydaniu przedpłaty -
W miesiącu wrześniu -
Dziennik po wydaniu przedpłaty -
# 4 - Płatności
Jest to ważny krok, ponieważ wiąże się z wychodzącymi środkami, które nie mogą trafić na niewłaściwe konto. Osoba konfigurująca płatność musi upewnić się, że konto zostało poprawnie założone i dwukrotnie zweryfikowane.
Ponadto podczas dokonywania płatności niezbędna jest konfiguracja waluty. Jeśli zapłacimy EURO zamiast USD, bank pobierze dodatkową opłatę za przewalutowanie, a Sprzedający również otrzyma dodatkową płatność.
Zalety
- Sprawozdania finansowe przedstawiają dokładny i rzetelny obraz sytuacji finansowej jednostki
- Ułatwienie audytu staje się łatwe, ponieważ wydatki są ujmowane w okresie, którego dotyczą
- Rozliczanie podatków, obliczanie cen transferowych i inne regulacje prawne stają się łatwiejsze
- Zwiększa wiarę publiczną i zaufanie inwestorów, co jest dobre dla biznesu
- Dane są wykorzystywane do budżetowania i różnych kroków decyzyjnych
- Lepsze relacje z bankami ułatwiają finansowanie działalności
Uwagi dotyczące zmian w księgowaniu wydatków
W dzisiejszej globalizacji i rosnących wymogach zgodności proces ten ciągle się zmienia. Wraz z globalnym wprowadzeniem MSSF nastąpiły znaczne zmiany w procesie księgowania wydatków, więc księgowi muszą zapewnić płynne wdrożenie, a organizacja jest gotowa na MSSF.
Wniosek
Księgowanie wydatków jest istotną częścią całego procesu księgowego, ponieważ dane są wykorzystywane do planowania, budżetowania i podejmowania decyzji. Dobry mechanizm raportowania wydatków znacznie przyczynia się do rozwoju każdej organizacji, dlatego każda organizacja musi mieć solidny system i wykwalifikowany personel do raportowania wydatków.
