Rozwiązywanie problemów z formułami programu Excel
Wszyscy pracujemy z Excelem i to jest formuła. Zawsze zdarza się, że otrzymujemy błędy lub nieoczekiwane wyniki związane z formułą, której używamy w programie Excel. Czasami mogą pojawić się błędy, takie jak # N / A, #VALUE! itp. Czasami możemy chcieć daty, ale w rezultacie otrzymujemy liczby. Czasami stosujemy formułę, ale nie obliczamy wyników w komórkach arkusza. Aby uniknąć takiej sytuacji, rozwiązujemy problemy z tymi formułami programu Excel.
Wszystko to są przypadki, w których będziesz mieć błędy w formułach. Znalezienie błędu / błędu w formule programu Excel jest czasami żmudną pracą, która może spowodować dużo czasu, a także pieniędzy (ponieważ możesz być bezproduktywny, dopóki błąd formuły nie zostanie rozwiązany, jeśli pracujesz w organizacji i idealnie siedzisz bezczynnie, co powoduje straty pieniędzy na organizację).
Istnieją jednak pewne punkty kontrolne; wiesz to samo, co wszędzie na świecie? Postępując zgodnie z tymi metodami, można wyeliminować niektóre błędy formuł. Takie punkty kontrolne nazywamy metodami rozwiązywania problemów z formułami. W tym artykule omówimy niektóre z najczęstszych błędów formuł programu Excel oraz sposoby ich rozwiązywania, aby wyeliminować błędy.
Jak rozwiązywać problemy z formułami programu Excel?
Poniżej znajdują się różne sposoby rozwiązywania problemów z formułą programu Excel.
# 1 - Rozwiązywanie problemów z wartością błędu # N / A
Tego typu błędy w formułach są tak powszechne. To znaczy, pamiętasz, ile razy wystąpił błąd # N / D podczas pracy nad jakąkolwiek formułą programu Excel? Wiele razy, tak? Zobaczymy, jak można to wyeliminować. Każdy błąd sam w sobie daje wskazówkę / wskazówkę, jak go wyeliminować. Zobacz poniższe kroki:
Krok 1
Jeśli pojawi się błąd # N / D, który najprawdopodobniej występuje w formułach wyszukiwania, takich jak WYSZUKAJ.PIONOWO, WYSZUKAJ.PIONOWO, itp. Teraz, jeśli widzisz zrzut ekranu poniżej, mam przy sobie dane takie jak imię i nazwisko, wiek i wynagrodzenie. Korzystając z tych danych, próbuję dowiedzieć się, jakie mogą być szczegóły wynagrodzenia dla nazwiska „Sonal”. Ponieważ rzeczywiste dane, w których szukam wartości, nie zawierają szczegółów Sonala, otrzymamy błąd # N / A. Zobacz zrzut ekranu poniżej:
Krok 2
Możesz wyeliminować ten błąd, łącząc IFERROR w Excelu w danej formule i dodając ładną wiadomość zamiast # N / A. Zobacz zrzut ekranu poniżej:
IFERROR umożliwia dodanie tekstu w przypadku wystąpienia błędu.
# 2 - Rozwiązywanie problemów z formułami logicznymi
Musisz użyć pewnych formuł logicznych w programie Excel, takich jak JEŻELI (). Ta formuła sprawdza warunek logiczny i podaje dowolne z dwóch wyników (skojarzone z wartością Prawda i Fałsz testu logicznego). Kluczowe znaczenie ma zdefiniowanie logiki stojącej za takimi formułami; w przeciwnym razie dadzą nieoczekiwane rezultaty.
Załóżmy, że mamy dane, jak pokazano poniżej, które zapewniają całkowitą sprzedaż w 2018 i 2019 roku.
Chcielibyśmy sprawdzić, czy sprzedaż rośnie, czy spada w 2019 roku za pomocą warunkowego oświadczenia IF.
Wypróbowaliśmy warunkowe JEŻELI i otrzymaliśmy wynik, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej:
Możesz zobaczyć pod komórką A5; otrzymujemy wynik jako „Wzrost sprzedaży”. Czy to prawda? Nadal widzimy, że sprzedaż za rok 2019 jest mniejsza niż w 2018 roku. Gdzie prawdopodobnie popełniliśmy błąd?
Tutaj bardzo ważna staje się ocena twojej formuły. Sprawdźmy to jeden po drugim.
Warunek logiczny - B3 <B2 (sprzedaż za rok 2019 <sprzedaż za rok 2018) - warunek logiczny podaje wartość TRUE jako wyjście.
Dlatego jeśli warunek jest PRAWDZIWY, musimy podać dane wyjściowe jako „Sprzedaż w dół” zamiast „Sprzedaż w górę”, a jeśli warunek jest FALSE, powinniśmy otrzymać „Sprzedaż w górę”.
To, co możemy zrobić, to zamienić wartość_jeżeli_prawda i wartość_jeśli_fałsz w ramach instrukcji logicznej i wyeliminować ten błąd.
Zobacz zrzut ekranu poniżej:
Teraz otrzymujemy oczekiwany wynik. Dlatego możesz również wyeliminować wprowadzające w błąd wyniki dostarczane przez formułę, wykonując ocenę swojego wzoru krok po kroku. Konieczne staje się oszacowanie wpisanej formuły, aby uzyskać oczekiwane wyniki.
# 3 - Czy to liczba czy data, czy nie jedno i drugie?
Załóżmy, że próbujemy dodać niektóre wartości sprzedaży pod B2 i B3 arkusza odpowiednio dla lat 2018 i 2019.
Jednak gdy tylko wpiszemy wartości, zostaną one odzwierciedlone jako wartości dat.
Dlaczego tak się stało? Czy Excel oszalał? Czy nie jest w stanie zidentyfikować, do czego próbuję dodać?
Cóż, stało się tak, ponieważ format komórki został niestety ustawiony na daty.
Możesz przejść do formatu komórki, a przez listę rozwijaną możemy wybrać ogólne zamiast daty, aby uzyskać żądane dane wyjściowe.
Gdy tylko ustawisz format numerów komórek jako ogólny, zobaczysz, że daty są konwertowane na liczby, których idealnie się spodziewałeś.
Można to zrobić odwrotnie. Oznacza to, że chcesz daty, ale te są przechowywane jako liczby. Możesz zmienić formatowanie numerów komórek z liczb na datę.
# 4 - Co jeśli formuła nie zostanie ponownie obliczona
Co się stanie, jeśli przeciągniesz formułę w poprzek wierszy i spodziewasz się, że program Excel sam wykona obliczenia, ale nie uzyska zaktualizowanej odpowiedzi w różnych komórkach? Weźmy na to przykład.
Mamy wartości sprzedaży i marży za rok 2018 i 2019, jak pokazano na poniższym obrazku:
Chcieliśmy uchwycić procent marży, który można sformułować jako marża / sprzedaż (marża podzielona przez sprzedaż). Zróbmy to obliczenie w komórce D2.
Widzimy, że robimy 0,82% lub prawie 1% marży na rok 2018. Teraz przeciągnij tę samą formułę na D3.
Ponieważ program Excel jest inteligentny i wszechstronny, spodziewamy się, że weźmie pod uwagę wzór i określi% marży na 2019 r.
Jednak program Excel nie był w stanie udzielić dokładnej odpowiedzi. Widzisz, odpowiedź jest taka sama, jak w 2018. Dzieje się tak, ponieważ musisz ustawić opcje obliczeń na Ręczne w sekcji Formuła.
Zmień opcję obliczania z ręcznej na automatyczną, a uzyskasz dokładny procent marży za 2019 rok.
W ten sposób możemy rozwiązać problemy z formułami programu Excel, a także z niektórymi z jego predefiniowanych funkcji.
Rzeczy do zapamiętania
- Nie każdy błąd jest uciążliwy. W programie Excel przez większość czasu sam błąd dostarcza informacji o tym, co poszło nie tak z formułą (pamiętaj o # N / A)?
- Rozwiązywanie problemów z formułami i funkcjami może zająć kilka minut, a także cały dzień i nadal nie można ich rozwiązać. Właśnie wypróbowaliśmy niektóre typowe problemy i sposoby ich rozwiązywania w programie Excel. Możesz napotkać inne problemy.
- Nie ma takiego rozwiązania krok po kroku, ponieważ są to wystąpienia „jako takie”.
