Kroki, aby śledzić zmiany w programie Excel
Poniżej znajduje się przykładowa tabela, która pokazuje, jak śledzić zmiany w programie Excel.
- Krok 1: Teraz, aby włączyć „Śledź zmiany”, przejdź do „Przeglądu”, kliknij „Śledź zmiany” i wybierz „Podświetl zmiany”.
- Krok 2: Po wybraniu zmian podświetlenia pojawi się okno.
Wyróżnij zmiany wykrywają wszelkie zmiany w skoroszycie udostępnionym innym użytkownikom.
- Krok 3: Zaznacz pole wyboru „Śledź zmiany podczas edycji”. Jest to niezbędne, aby program Excel mógł śledzić wszelkie zmiany dokonane w udostępnionym skoroszycie.
- Krok 4: Wybierz „Kiedy” dla żądanego czasu i pole wyboru „Kto”, dla którego zmian należy śledzić i wyróżniać je w przypadku zmian.
- Krok 5: Zaznaczenie opcji „Podświetl zmiany na ekranie” wskazuje komórkę, w której rekordy są zmieniane, i podaje szczegóły w komentarzach w rogach komórek. I kliknij OK, aby zapisać akcje w skoroszycie.
- Krok 6: Wszelkie zmiany w skoroszycie zostaną podświetlone w granicach komórek wraz ze szczegółami użytkowników w komentarzach. Komentarze będą dostępne w lewym górnym rogu komórki z nazwą użytkownika, który dokonał zmian w komórce i zmianą zawartości.
Jak widać, zmiany zostały dokonane w dwóch komórkach D4. Pole komentarza pojawi się po najechaniu kursorem na podświetlone komórki.
Przeglądanie zmian w osobnym arkuszu
- Krok 1: Podświetl zmiany zapewniają również zapis listy zmian wprowadzonych w komórkach dostępnych w osobnym arkuszu do przeglądu. Umożliwia to różnym użytkownikom wprowadzanie zmian w skoroszycie, aby przejść do opcji Recenzja -> Udostępnij skoroszyt.
- Krok 2: Po wybraniu skoroszytu Udostępnij, pojawi się okno. Teraz zaznacz pole „Użyj starych funkcji udostępnionych skoroszytów zamiast nowego środowiska współtworzenia”. Następnie kliknij OK.
- Krok 3: Następnie przejdź do Recenzja -> Śledź zmiany -> Podświetl zmiany, jak pokazano w kroku 1.
- Krok 4: Gdy pojawi się okno, zaznacz pole wyboru „Kto”, aby umożliwić innym użytkownikom wprowadzanie zmian w skoroszycie. Następnie zaznacz pole wyboru „Wyświetl zmiany w nowym arkuszu”, aby wyświetlić wszystkie zmiany wprowadzone w nowym arkuszu. Następnie kliknij OK. Ponownie kliknij OK, aby wyświetlić monit o zapisanie działań.
- Krok 5: Spowoduje to wygenerowanie nowego arkusza w celu wygenerowania karty o nazwie „Historia”, jak pokazano poniżej.
Jak widać, excel dostarcza wszystkich informacji związanych z każdą zmianą w komórce. Typ akcji i akcja przegrywająca wskazują, czy istnieją jakiekolwiek sprzeczne zmiany lub zmiany wprowadzone w tej samej komórce przez różnych użytkowników.
Zakładkę Historia można zapisać jako osobny skoroszyt lub można ją ponownie wygenerować, aby zobaczyć nowe zmiany wprowadzone przez różnych użytkowników; nowe zmiany zostaną scalone z istniejącymi rekordami po ponownym zaznaczeniu pola wyboru „Wyświetl zmiany w nowym arkuszu”.
Zaakceptuj lub odrzuć zmiany w skoroszycie
- Krok 1: Aby zaakceptować lub odrzucić zmiany wprowadzone przez innego użytkownika w skoroszycie, przejdź do Recenzja -> Śledź zmiany -> Akceptuj / Odrzuć zmiany.
- Krok 2: Zaakceptuj / Odrzuć zmiany spowoduje wyświetlenie okna, które należy skonfigurować dla poniższych wyborów.
W okienku wyboru prosiłbym o zmiany, które nie zostały jeszcze sprawdzone lub od daty.
Kto zaznacza pole wyboru, wybierz wszystkich, wszystkich oprócz mnie lub konkretnego użytkownika. Następnie kliknij OK.
- Krok 3: Po dokonaniu powyższych wyborów wyskakujące okienko zapyta, czy wprowadzone zmiany zostały zaakceptowane, odrzucone, czy też zachować oryginalną treść.
Jeśli wystąpią jakiekolwiek konflikty, to znaczy, jeśli różni użytkownicy wprowadzili zmiany w tej samej komórce, wyskakujące okienko wyświetli listę wszystkich zmian wprowadzonych w określonej komórce i można dokonać wyborów w celu zaakceptowania czyjegoś rekordu.
Jak zmienić liczbę dni utrzymywania historii śledzenia?
Ogólnie rzecz biorąc, zmiany śledzenia w programie Excel dla rekordów są zwykle domyślnie przechowywane przez 30 dni; można to zmienić według wygody, przechodząc do Recenzja -> Udostępnij skoroszyt.
Po dokonaniu wyboru pojawi się wyskakujące okienko, jak widać na poniższym obrazku. Następnie na karcie „Zaawansowane” historię można zmienić na żądaną liczbę dni, w przeciwnym razie program Excel przyjmie ustawienia domyślne. Następnie kliknij OK po zaktualizowaniu niezbędnych ustawień.
Jak wyłączyć śledzenie zmian?
Teraz przejdź do Recenzja -> Śledź zmiany, a następnie wybierz Podświetl zmiany.
Gdy pojawi się wyskakujące okienko, usuń zaznaczenie pola „Śledź zmiany podczas edycji”. Kliknij OK. Następnie wyłącz śledzenie i przestań udostępniać skoroszyt innym użytkownikom.
Rzeczy do zapamiętania
- Po włączeniu śledzenia zmian skoroszyt staje się udostępnionym plikiem, co oznacza, że inni użytkownicy mogą również uzyskać dostęp do pliku programu Excel.
- Śledzone są tylko zmiany zawartości w komórkach; inne zmiany, takie jak formatowanie lub grupowanie, nie będą brane pod uwagę.
- Zmiany w historii będą domyślnie przechowywane tylko przez 30 dni; można to zmienić, postępując zgodnie z instrukcjami prowadzenia historii utworów.
- Opcja cofnięcia nie jest dostępna; po wprowadzeniu zmian w komórce można je przenieść do jej oryginalnej zawartości, akceptując lub odrzucając zmiany w „Śledź zmiany”.
