Audit Trail Znaczenie
Ścieżka audytu jest systematycznym zapisem służącym do śledzenia źródła danych finansowych i zapewnia chronologiczne, udokumentowane dowody szeregu działań, a zatem służy do weryfikacji dokładności danych i śledzenia transakcji.
Odpowiada na trzy podstawowe pytania:
- Jakie było wydarzenie?
- Kto zainicjował / zainicjował wydarzenie?
- Data i godzina wydarzenia?
Przykłady ścieżki audytu
Poniżej znajduje się kilka przykładów.
Przykład 1
Jaka byłaby ścieżka audytu transakcji zakupu kartonu?
Rozwiązanie -
Będzie się składał z paragonu zawierającego dane dotyczące gotówki zapłaconej w zamian za karton, datę transakcji i miejsce zakupu.
Przykład nr 2
Firma chce kupić laptop dla pracowników. Co obejmowałoby ścieżkę audytu?
Rozwiązanie -
Zespół finansowy wygeneruje zamówienie zakupu, aby autoryzować zakup. Sklep, w którym został zakupiony laptop, wystawi rachunek zawierający szczegóły dotyczące daty sprzedaży, kwoty i opisu zakupionego przedmiotu. Wszystkie te dokumenty będą zawierały ścieżkę audytu.
Zalety
Różni użytkownicy używają go w różny sposób, w zależności od wymagań. Poniżej najważniejsze zalety tego szlaku:
- Odpowiedzialność: określa odpowiedzialność w zakresie działań użytkowników. Zapobiega wprowadzaniu niewłaściwych informacji lub nieuprawnionemu dostępowi do informacji. Ponadto każde działanie użytkownika jest rejestrowane, co pomaga w śledzeniu odpowiednich zmian / modyfikacji w systemie.
- Rekonstrukcja wydarzeń: może ożywić całą informację i prześledzić podstawowe szczegóły związane ze zdarzeniem, kto, kiedy i co. Pomaga w wykrywaniu problemów ze źródłami i ich naprawianiu, aby zapobiec przyszłym zjawiskom.
- Wykrywanie włamań: pomaga w identyfikacji nieautoryzowanego dostępu. Wiele przepisów nakłada obowiązek zachowania poufności danych. Obejmuje ochronę własności intelektualnej, dokumentacji finansowej, danych osobowych itp.
- Identyfikacja problemów: Dzięki monitorowaniu w czasie rzeczywistym dzienniki audytów identyfikują problemy, które wskazują na problemy operacyjne, nietypowe lub podejrzane działania lub błędy systemowe.
- Zapobiegaj oszustwom - gdy prowadzona jest odpowiednia dokumentacja, łatwo jest wykryć niespójność. Ponadto, ponieważ użytkownicy wiedzą, że transakcje są rejestrowane i identyfikowalne, prawdopodobnie nie podejmowaliby takich działań.
- Pomaga w audytach - W przypadku większości firm audyt jest obowiązkowy. Gdy ścieżka jest prawidłowo prowadzona dla każdej transakcji, audytorom łatwo jest określić jej ważność. To sprawia, że czas audytu i koszty są opłacalne. Pomaga również audytorom polegać na wewnętrznych mechanizmach kontrolnych firmy i decydować o zakresie audytu.
- Identyfikacja i korekta błędów - zapewnia wyczerpujące i łatwo dostępne informacje, które można łatwo sprawdzić, aby znaleźć ewentualne błędy. Ponieważ śledzi wszystko, błąd można naprawić od razu i oszczędza czas wielu osobom, które naprawiają błąd wielokrotnie.
- Przestrzeganie norm regulacyjnych - Aby zachować zgodność ze standardami regulacyjnymi, ważne jest, aby zachować ścieżkę audytu. Pomaga w zrozumieniu istoty transakcji, gdy jest to wymagane ze względów prawnych.
- Dokumenty pożyczki - pożyczkodawcy wymagają pewnych dowodów przychodów i przepływów pieniężnych przed udzieleniem pożyczki firmie. Ta ścieżka prowadzi szczegółowy rejestr transakcji, który może pomóc w dostarczeniu niezbędnych dokumentów.
Ograniczenia
- Wyzwanie w utrzymaniu ścieżki audytu, w tym lokalizacji używanej do dostępu i przechowywania
- Dzienniki danych mogą być ciężkie, co prowadzi do wzrostu kosztów przechowywania.
- Czasami trudno jest znaleźć równowagę między ochroną danych a wydajnością operacyjną.
- Utrata danych w wyniku niewłaściwego wykorzystania może być bardzo kosztowna i wiąże się z bezpośrednią szkodą dla zysków i reputacji lub działaniami prawnymi.
Wniosek
- Informacje ze ścieżki audytu powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu
- Powinno istnieć terminowe i regularne tworzenie kopii zapasowych tego szlaku
- Należy gromadzić tylko przydatne informacje, aby uniknąć wysokich kosztów przechowywania
- Dzienniki audytów należy przeglądać w regularnych odstępach czasu
- Użytkownicy systemu powinni znać ścieżki audytu, aby zapewnić ich dostępność
