Co to jest dopasowanie trójstronne?
Dopasowanie trójstronne to koncepcja, dzięki której można śledzić nieautoryzowane transakcje zakupu poprzez weryfikację krzyżową na trzy sposoby, a mianowicie: otrzymanie potwierdzenia zamówienia (zamówienia), przyjęcie zamówienia i ważność faktury wygenerowanej na podstawie informacji z różnych działów tak, aby wyeliminować nieautoryzowane transakcje i wzmocnić kontrolę wewnętrzną.
Wyjaśnienie
Duże organizacje kupują zapasy zgodnie ze standardową procedurą operacyjną, zgodnie z polityką organizacji. Stąd podwójna kontrola jest konieczna w celu ograniczenia nieautoryzowanych transakcji. Jest to środek kontrolny służący do autoryzacji ważnych transakcji. W procedurze trzystopniowej większość zakupów kontroluje się za pomocą weryfikacji krzyżowej. Jeśli na którymkolwiek etapie wystąpi wada, kwota nie może zostać potrącona z faktury, dopóki błąd nie zostanie usunięty przez otrzymanie potwierdzenia lub poprawioną fakturę od dostawcy. Jest to również jedna z metod zarządzania ryzykiem, ponieważ ma być kontrolowane ryzyko zapłaty na rzecz osób nieuprawnionych lub fałszywych rachunków. Czasami jest to długotrwała procedura, ale jest to najskuteczniejszy sposób zarządzania ryzykiem.
Proces dopasowania trójstronnego
- Standardowa procedura operacyjna zakupu obejmuje składanie zamówień, gdy stan magazynowy osiągnie poziom ponownego zamówienia, otrzymanie oferty, przetwarzanie ofert do działu zakupów, po czym dział zakupów zdecyduje, od którego dostawcy należy dokonać zakupu na podstawie ceny, jakości i reputacji dostawcy, a następnie wystawienie zamówienia.
- Na podstawie zamówienia należy dokonać zakupów. Po wpłynięciu zamówienia do działu magazynowego wystawiane jest zamówienie przyjęcia, a następnie faktura jest przekazywana przez dział zakupów do działu księgowości w celu jej rozliczenia.
- Następnie faktura jest ostatecznie przekazywana do autoryzacji, a następnie do kasjera lub działu kasowego w celu zapłaty dostawcy.
Tutaj, przed autoryzacją płatności, osoba zaangażowana w płatność zastosuje proces trójstronnego dopasowania.
Proces trójstronnego dopasowywania obejmuje:
# 1 - Weryfikacja zamówienia
Zamówienie zakupu należy zweryfikować z działu zakupów, aby zweryfikować nazwę dostawcy, datę, ilość, adres, informacje o płatności i kwotę.
# 2 - Weryfikacja przyjęcia zamówienia
Po zweryfikowaniu zamówienia, dział kasowy zweryfikuje z działu zapasów czy wpłynęło zamówienie, aby dopasować ilość towaru zgodnie z fakturą i stanem magazynowym.
# 3 - Weryfikacja z działu księgowości
Po weryfikacji z działu zapasów należy sprawdzić zapis na kontach w celu weryfikacji ilości i ilości zaksięgowanych w księgach.
Jeśli faktura pasuje do wszystkich trzech etapów weryfikacji, to tylko płatność ma zostać autoryzowana, a rachunek zostanie zaksięgowany.
Przykład dopasowania trójdrożnego
Dział zakupów A Ltd. wydaje zamówienie na zakup zapasów od ABC & Co., Meksyk na 3000 sztuk, a cena za sztukę wynosi 100 USD. Zamówienie zostaje złożone. Zamówienie zostało odebrane, ale ze względu na dużą ilość sprzedawca nie dokonał kontroli krzyżowej w momencie odbioru zamówienia. Jednak po sprawdzeniu okazało się, że wpłynęło tylko 2850 sztuk, a faktura jest przekazywana do działu księgowości dla działu księgowości, a następnie przekazuje ją do wpłaty do działu kasowego. Określić procedurę weryfikacji trójstronnej?
Rozwiązanie:
Przed zatwierdzeniem rachunku do zapłaty należy zastosować następującą procedurę:
1 - Weryfikacja z działu zakupów:
Zamówienie zakupu należy zweryfikować, czy zamówienie zostało złożone zgodnie z zamówieniem, czy nie. W omawianym przypadku dopasowywany jest pierwszy krok trójstopniowego dopasowania, tj. Zamówienie jest składane zgodnie z zamówieniem.
2 - Weryfikacja z działu zapasów:
Upoważniona osoba odbierze dane z działu inwentaryzacji. W takim przypadku otrzymano tylko 2850 sztuk zapasów, więc rachunek nie może zostać autoryzowany do zapłaty. Upoważniona osoba poinstruuje dział zapasów, aby skorygował rachunek od dostawcy.
Dział zapasów skontaktuje się wówczas z upoważnioną osobą ABC & Co. w celu wystawienia skorygowanego rachunku. Po otrzymaniu poprawionego rachunku należy go podać w dziale księgowości w celu dokonania korekt.
3 - Weryfikacja z działu księgowości lub ewidencji księgowej:
Po potwierdzeniu poprawionego rachunku od dostawcy osoba upoważniona musi go zweryfikować z dokumentacją księgową, a na końcu, po wykonaniu wszystkich czynności i potwierdzeniach, osoba upoważniona dokona autoryzacji rachunku do zapłaty.
W ten sposób krótki paragon jest identyfikowany i korygowany.
Zastosowania dopasowania trójdrożnego
- Proces dopasowywania jest stosowany w dużych organizacjach na trzy sposoby.
- Jest również używany, gdy różne działy wykonują różne funkcje.
- Jest używany, gdy organizacja jest zaangażowana w wytwarzanie wielu produktów.
- Jest stosowany, gdy obowiązki są przekazywane nowo mianowanemu personelowi.
- Znajduje zastosowanie tam, gdzie większość płatności dokonywana jest gotówką.
- Jest również używany, gdy zaangażowany jest personel niewykwalifikowany.
Zalety
Różne zalety są następujące:
- Gwarantuje, że płatność zostanie dokonana na rzecz właściwej osoby na podstawie ważnego rachunku i wartości otrzymanych zapasów.
- Zapewnia właściwą kontrolę w organizacji.
- Minimalizuje lub ogranicza nieautoryzowane płatności.
- Sprzeniewierzenie ma być kontrolowane poprzez trójstronne dopasowywanie gotówki.
- Błędy można łatwo zidentyfikować w procesie trójstopniowego dopasowywania.
- Dzięki temu ten sam rachunek nie jest opłacany wielokrotnie.
- Proces promuje odpowiedzialność personelu.
- W trzystopniowym procesie informacje mają zostać zweryfikowane; w związku z tym staje się dokładną informacją i może być wykorzystana do przyszłych decyzji.
Niedogodności
Różne wady są następujące:
- Dopasowanie trójstronne obejmuje wielokrotną weryfikację czasową i zbieranie różnych dokumentów; stąd proces jest długotrwały i czasochłonny.
- Mogą wystąpić szanse na opóźnienia w płatnościach i nałożenie kar z powodu długiego procesu i opóźnień w płatnościach.
- Relacje z dostawcami mogą ulec pogorszeniu z powodu opóźnień w płatnościach.
- Ze względu na długotrwałe procedury nie można skorzystać z rabatów za wcześniejsze płatności.
Wniosek
Dopasowanie trójstronne to procedura kontrolowania rozrachunków z dostawcami, za pomocą której w trzech krokach następuje weryfikacja zobowiązań. Tutaj w pierwszym etapie zakupu należy zweryfikować zamówienie, następnie zebrać i zweryfikować dane z działu zapasów, a na końcu zweryfikować je z zapisów księgowych. Po weryfikacji na wszystkich trzech poziomach autoryzator autoryzuje rachunek do zapłaty. Jednak ta procedura jest długotrwała. W związku z tym jest to czasochłonne, a jednocześnie nie można skorzystać z rabatów za wcześniejsze płatności ze względu na długotrwałe procedury.
