Definicja audytu zarządzania
Audyt zarządczy oznacza „audyt zarządzania”, w ramach którego wykorzystuje się różne narzędzia do oceny wyników i postępów kierownictwa w procesie podejmowania najlepszych decyzji. Skupiono się tutaj na „jakości podejmowania decyzji” przez kierownictwo, zamiast na aspektach operacyjnych.
Cele audytu zarządzania
# 1 - Ustalenie właściwych strategii
Zespół musi zadbać o umiejętność kierownictwa, czy posiada odpowiednie strategie pozyskiwania informacji potrzebnych do podejmowania lepszych decyzji, znowu zespół zapewnia również, czy zebrane dane są wystarczające do bezproblemowej realizacji celów organizacji. Zazwyczaj strategie są kluczem do osiągnięcia celów każdego rodzaju przedsiębiorstwa.
# 2 - Wdrożenie wymaganej kontroli wewnętrznej
Zespół audytowy powinien zweryfikować skuteczność kontroli wewnętrznej organizacji w celu przezwyciężenia słabości kierownictwa. Jeśli wdrożone kontrole wewnętrzne nie będą wystarczająco skuteczne, doprowadzi to do niepotrzebnych problemów w procesie.
Przykład: W polityce zwrotów firmy najpierw księgowy weryfikuje dokumenty, a następnie starszy księgowy dokonuje przeglądu tych samych dokumentów. Na koniec kasjer płaci gotówkę, co zapewnia potrójne sprawdzenie transakcji. Tutaj kontrola wewnętrzna jest tak silna, że pozwala uniknąć manipulacji gotówką.
# 3 - Generowanie raportów na czas
- Zespół audytu zarządzania powinien potwierdzić, czy kierownictwo umieściło odpowiednią kontrolę w celu generowania i dostarczania raportów na czas.
- Generowanie raportów będzie nazywane jako podstawowe narzędzie identyfikacji błędów. Czasami będzie również działać jako informator, aby kontrolować większe błędy w trakcie procesu.
- Ogólnie rzecz biorąc, sprawozdania z audytu powinny regularnie poprawiać efektywność zarządzania w celu doskonalenia.
Plan i wykonanie audytu zarządczego
Poniżej przedstawiono kroki planowania i wykonania -
# 1 - Wyznaczenie odpowiedniego personelu
W procesie audytu należy wyznaczyć odpowiednią osobę do wykonania planu w ramach audytu zarządczego. Odpowiedni w tym sensie, że musi posiadać kwalifikacje zawodowe, wiedzę i doświadczenie, aby wykonać plan audytu bez niejasności.
# 2 - Opracowanie programu audytu
- Zbieranie wymaganych dokumentów
- Ocena zasad i procedur
- Monitorowanie strategii
- Przegląd książek i innych dokumentów pomocniczych
- Zbadaj, korzystając z dostępnych informacji
- Zapytania do personelu / zespołu
- Obserwowanie kontroli wewnętrznej
- Testuj sprawdzanie transakcji i ich wyników
- Ocena i przegląd metod naukowych (w razie potrzeby)
- Przygotowanie raportów z rozwiązaniami
# 3 - Program szkoleniowy
Przed przeprowadzeniem audytu zespół musi zostać odpowiednio przeszkolony.
Przykład: Audyt zarządzania w branży budowlanej wymagał określonego rodzaju umiejętności i technik oceny, które należy zapewnić przed wykonaniem.
# 4 - Troska o czas
Każdy plan programu audytu musi być wykonany w odpowiednim czasie, aby uzyskać dokładne wyniki.
Przykład: Obserwacja procesu produkcyjnego może skutkować identyfikacją normalnego i nietypowego marnotrawstwa, które należy wykonać w trakcie procesu.
# 5 - Częstotliwości audytu
Audyt powinien być przeprowadzany często, aby oddzielić błędy pojawiające się w procesie podejmowania decyzji.
Częstotliwości można określić w oparciu o charakter działalności, a także należy je wziąć pod uwagę przy określaniu czasu rozumienia biznesu i jego transakcji
# 6 - Raporty z rozwiązaniami
- Zwykle raport z audytu zawiera błędy, które przeszkadzają kierownictwu w podejmowaniu właściwych decyzji.
- Zespół powinien przedstawić swoje ustalenia wraz z wymaganymi rozwiązaniami w celu rozwiązania problemów.
- Każdy raport powinien zawierać szczegółową analizę jego następstw w przyszłości.
Przykład
Usługi informatyczne M / s ICI mają wiele problemów z terminowym kończeniem projektów i poniosły ogromne straty z powodu opóźnień w decyzjach zarządczych i związanym z nimi procesie. Niedawno powołali audytora do przeprowadzenia audytu zarządzania i procesu podejmowania decyzji.
Na podstawie audytu przedstawiono następujące ustalenia:
- Nie Właściwa kontrola wewnętrzna w zarządzie, aby finalizować projekty na czas;
- Brak właściwej komunikacji z klientami w celu zakończenia projektów na czas;
- Brak koordynacji między kierownictwem a zespołami w celu ukończenia projektów.
- Brak odpowiedniego oprogramowania do generowania raportów do kontroli wewnętrznej;
Powyższe ustalenia należy usunąć, aby w przyszłości uzyskać dobre opinie.
Zalety
- Właściwe przygotowanie i ukształtowanie strategii dla osiągnięcia celów.
- Właściwe rozmieszczenie kontroli wewnętrznej w celu skutecznego podejmowania decyzji;
- Improwizacja w procesie podejmowania decyzji zarządczych;
- Aby przezwyciężyć słabości zarządzania.
- Wdrożenie odpowiednich zasobów ludzkich.
- Naprawianie błędów przy najmniejszych kosztach lub mniejszych szkodach;
- Unikaj nadmiernego marnotrawstwa zasobów, takich jak ludzie, materiały, pieniądze i maszyny.
- Szybkie wyniki bez opóźnień.
Trudności w przeprowadzaniu audytu zarządzania
- Brak inwestycji i technologii - generalnie sugestie mogą wiązać się z dużymi inwestycjami w zasoby 4M, takie jak ludzie, maszyny, materiały lub pieniądze, co będzie problemem dla większości organizacji. Czasami klasyczny proces może wymagać zmiany wraz z aktualizacją technologiczną. Mimo to kierownictwo lub personel organizacji mogą mieć problemy z przejściem na nowe lub wymagane aktualizacje.
- Brak wsparcia kierownictwa dla zmiany - Kierownictwo organizacji może mieć pewne problemy z przejściem z klasycznego procesu na najnowszy z wielu powodów.
- Zachowanie personelu jest czasem problemem przy wykonywaniu planu audytu, ponieważ mogą oni opierać się dostarczaniu rzeczywistych informacji do audytu podczas dyskusji, rozmów lub zapytań. Często czują, że ich błędy wyjdą na jaw w trakcie audytu, jeśli podadzą wszystkie niezbędne szczegóły do audytu.
- Rozwiązywanie problemów z najwyższym kierownictwem - jest to również problem w niektórych sytuacjach, w których kierownictwo wyższego szczebla sprzeciwi się procesowi audytu.
Wniosek
Ustalenia i zalecenia zawarte w raporcie z audytu powinny przynieść organizacji lepsze wyniki, w ten sam sposób wyniki powinny być raportowane w lepszej formie, co powinno pozwolić uniknąć dalszych konfliktów ze strony kierownictwa. Zalecenia wynikające z ustaleń mogą być wykonane przy wzajemnym zrozumieniu między zespołem prowadzącym audyt i najwyższym kierownictwem, aby zapewnić sukces zakładu.
Ostatecznie sukces audytu będzie oparty na partycypacyjnym i przyjaznym podejściu, a nie tylko na nękaniu pracowników lub kierownictwa za ich błędy.
