Co to jest pojednanie?
Uzgadnianie to praktyka polegająca na dopasowywaniu sald na kontach w celu wykrycia wszelkich niespójności finansowych, rozbieżności, przeoczeń, a nawet oszustw. Każda transakcja jest zapisywana na dwóch rachunkach (debet na jednym i uznanie na innym) w księgach rachunkowych. Dlatego uzgodnienie na koniec dowolnego okresu rozliczeniowego obejmuje dopasowanie sald i upewnienie się, że obciążenia (kredyty) z jednego rachunku dla jednej transakcji są takie same jak uznanie (obciążenia) na innym rachunku dla tej samej transakcji.
Można również przeprowadzić uzgodnienie w celu dopasowania sald między kontami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Na przykład firma może uzgodnić transakcje bankowe zapisane w swoich księgach z tymi zarejestrowanymi na końcu banku, aby wykryć rozbieżności. Na poziomie osobistym ktoś może śledzić wydatki na karcie kredytowej i dopasowywać je do wyciągu bankowego, aby zrozumieć różnice na koncie.
Przykład uzgodnienia
- Załóżmy, że firma rozlicza transakcje bankowe w swoich księgach z wyciągiem bankowym. Firma wykonuje to ćwiczenie pod koniec miesiąca. Okazało się, że czek wystawiony 31 dnia miesiąca nie został obciążony z jego salda w banku, a bank odliczył od salda pewne opłaty, które nie zostały zapisane w księgach spółki.
- W tym przypadku salda w księgach firmy i księdze bankowej nie będą się zgadzać, a wpisy muszą zostać wykonane / skorygowane, aby odzwierciedlić odpowiednie salda na rachunkach. Firma rozpozna opłaty bankowe w swoich księgach, a saldo banku zostanie skorygowane w celu odzwierciedlenia dokładnego obrazu na rachunkach.
Proces pojednania
Proces ogólnego pojednania wygląda następująco:
# 1 - Porównaj saldo jednego konta z drugim
Na tym pierwszym etapie obciążenia i kredyty są dopasowywane, aby zapewnić zgodność sald. Na przykład, gdy firma płaci czynsz, obciąża rachunek czynszowy i zaciąga gotówkę lub konto do zapłaty czynszu. W dniu uzgodnienia wszystkie obciążenia z tytułu czynszu powinny odpowiadać kredytom na rachunku pieniężnym i rachunku do zapłaty czynszu związanym z wydatkiem czynszu.
# 2 - Sprawdź wpisy na obu kontach
W przypadku stwierdzenia niezgodności w pierwszym kroku księgowy musi sprawdzić transakcję na rachunku według transakcji, aby ustalić, które wpisy powodują niezgodność. Różnice mogą wynikać głównie z błędów literowych, obciążania rachunków zamiast uznania, przekazywania zapisów na niewłaściwych rachunkach, nierejestrowania zapisów na jednym koncie itp.
# 3 - Popraw nieprawidłowe wpisy
Gdy księgowy ustali, które zapisy powodują niedopasowanie, zapisy te można następnie przeanalizować i skorygować, aby odzwierciedlić właściwe salda.
# 4 - Ponownie zrównoważyć konta
Po wprowadzeniu poprawek należy ponownie sprawdzić rozbieżności w saldach końcowych w celu dokładnego sprawdzenia. Ponieważ firma może wykonać ogromną liczbę transakcji w jednym okresie, proces uzgadniania w większości przypadków nie jest możliwy ręcznie. Zwykle odbywa się to przy użyciu oprogramowania księgowego, które wyrzuca błędy do wglądu księgowych.
Rodzaje pojednania
Istnieje pięć głównych typów pojednania:
- # 1 - Rozliczenie bankowe - Transakcje na wyciągach bankowych są uzgadniane z zarejestrowanymi transakcjami gotówkowymi w księgach firmy.
- # 2 - Uzgadnianie klientów - salda klientów w księgach firmy są dopasowywane do sald w odpowiednich księgach klientów.
- # 3 - Uzgodnienie dostawcy - salda dostawców w księgach firmy są dopasowywane do sald w odpowiednich księgach dostawców.
- # 4 - Uzgodnienie między spółkami - salda w księgach firmowych wobec jednostki zależnej są uzgadniane z saldami wobec jednostek dominujących w księgach jednostki zależnej
- # 5 - Uzgodnienia biznesowe - uzgodnienia są specyficzne dla charakteru działalności gospodarczej, którą podejmuje firma.
Metody pojednania
Pojednanie można przeprowadzić na dwa sposoby, jak opisano poniżej:
# 1 - Przegląd dokumentów
Jest to formalny proces pojednania i jest powszechnie przestrzegany. W ramach tej metody sprawdzane są wszystkie konta, aby upewnić się, że zarejestrowane i wydane kwoty są takie same. Ta metoda na ogół wykorzystuje oprogramowanie księgowe i przeprowadza wyczerpujący, szczegółowy przegląd.
2 - Przegląd Analytics
W tej metodzie salda są analizowane indywidualnie i porównywane z tym, na czym powinny opierać się na podstawie określonego parametru. Najważniejszym parametrem mogą być trendy historyczne i aktywność. Na przykład, przeglądając listę transakcji, księgowy stwierdził, że koszt, taki jak czynsz, jest dziesięciokrotnie wyższy niż w poprzednich latach. Będzie to wymagało ściślejszej kontroli rachunków.
Zalety
- Uzgodnienie pomaga znaleźć niedokładne zapisy księgowe, w tym nieodpowiednie traktowanie pozycji księgowych
- Pomaga znaleźć błędy związane z zaniedbaniami i prowizjami oraz szybko je poprawić
- Pomaga firmom uniknąć negatywnej opinii audytorów, co jest możliwe, jeśli nie uzyskają prawidłowych odpowiedzi na rozbieżności
- Pomaga firmom pozostać zsynchronizowanymi z praktykami księgowymi nakazanymi przez organy regulacyjne
- Pomaga dopasować transakcje od źródła
- Pomaga wykryć oszustwa w firmie lub w transakcjach zewnętrznych, w które zaangażowana jest firma
- Pomaga w uzupełnieniu dokumentacji księgowej, ponieważ dostarcza brakujące informacje i dokumenty potwierdzające
- Może pomóc w podejmowaniu bardziej przemyślanych decyzji biznesowych, ponieważ sprawia, że konta są bardziej wiarygodne i wolne od błędów.
Wniosek
- Firmy polegają na informacjach finansowych, które są przedstawiane liderom, dlatego kluczowe staje się, aby były one wolne od błędów. Jeśli zostaną przedstawione bezbłędne informacje, liderzy mogą z pewnością podjąć decyzję.
- Uzgodnienie pomaga personelowi księgowemu wyeliminować wszelkie błędy z kont, które mogą być następnie przedstawione interesariuszom w celu podjęcia decyzji. Jak wspomniano wcześniej, pojednanie jest procesem koniecznym i muszą być przestrzegane przez wszystkie organizacje, małe i duże.
- Istotne jest, aby organizacje podejmowały częste, ograniczone czasowo pojednanie i upewniały się, że osoby dokonujące pojednania nie są tymi samymi osobami, które przygotowały rozliczenia w pierwszej kolejności, aby uniknąć konfliktu interesów.
