Księga zobowiązań (definicja, przykłady) - Krok po kroku

Spisie treści

Definicja księgi zobowiązań

Definicja księgi zobowiązań

Księga zobowiązań, znana również jako księga wierzycieli, jest księgą pomocniczą, która zawiera szczegółowe informacje o różnych dostawcach lub sprzedawcach firmy wraz z ich saldami kont, podkreślając zaległą kwotę do zapłaty przez firmę.

Śledzi określone informacje do zapłaty dla każdej faktury, w tym:

Data faktury
Numer faktury
Nazwa dostawcy / sprzedawcy
Ilość zamówienia
Kwota do zapłaty

Saldo konta księgi głównej dla rozrachunków z dostawcami jest porównywane z saldem końcowych kont księgi zobowiązań w celu upewnienia się, że oba konta są zgodne. Porównanie takie jest dokonywane w ramach procesu zamykania na koniec okresu (kwartalnego / rocznego).

Przykład księgi zobowiązań

Przeanalizujmy poniższy przykład dla lepszego zrozumienia:

Transakcje zakupu dla Titan Sports Gear Company to:

12 marca: Zakup zapasów towarów o wartości 20000 USD na warunkach 2/15 n 45, miejsce docelowe FOB od dostawców Mighty Sun
18 marca: Zwrócono towar o wartości 3000 USD, który został uszkodzony podczas wysyłek 12 marca.
27 marca: Zapłacono za towary zakupione 18 marca od dostawców Mighty Sun, pomniejszone o zwrot i rabat.

Transakcje księgowe były rejestrowane metodą ciągłej inwentaryzacji w następujących zapisach arkuszy rozrachunków z dostawcami:

Dziennik zakupów

Merchandise Inventory A / C Dr… 20 000 $

Zobowiązania A / C… 20 000 USD

Dziennik wypłat gotówki

Dziennik ogólny

Te arkusze byłyby dalej księgowane w Rozrachunkach z dostawami, jak poniżej:

Konto dostawcy: Dostawcy Mighty Sun

Księga dostawców / zależna zostanie odpowiednio zaktualizowana dla dostawców Might Sun jako:

Jak widać z powyższych tabel, saldo dostawcy dla dostawców Mighty Sun wynosi 0 USD (NIL), a saldo zobowiązań również wynosi 0 USD (NIL). Ponieważ oba są dokładnie dopasowane, nie jest konieczne przygotowanie całego harmonogramu rozrachunków z dostawcami. Jeśli jakakolwiek kwota salda jest w toku, konieczne byłoby sporządzenie osobnego harmonogramu zobowiązań.

Podejście do należności byłoby również podobne.

Należy jednak zachować ostrożność i konsekwencję. Ten przykład dotyczy tylko jednego dostawcy i jednego miesiąca. Firma może mieć wiele wpisów i wielu dostawców. Dlatego powinien istnieć odpowiedni mechanizm, w którym nie ma miejsca na błędy, ponieważ uzgodnienie może być trudnym zadaniem.

Problemy z dopasowywaniem

Poniżej przedstawiono sposoby, za pomocą których formant księgi głównej może stracić synchronizację z rozrachunkami:

W jednej z ksiąg dokonano ręcznego wpisu i żaden inny zapis nie został zachowany. Utrudni to pojednanie.
Księgowanie do księgi głównej (GL) z modułu Rozrachunki z dostawcami mogło zostać w pewnym momencie wyłączone. Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku komputerowej rejestracji wpisów.
Zadanie wysyłania mogło zostać przerwane z powodu błędu ludzkiego lub awarii zasilania podczas zadania. W przypadku wpisów pozabilansowych należy wziąć pod uwagę dziennik transakcji. W przypadku braku pełnej partii, historię faktur należy porównać z księgą.
Istnieje możliwość, że wszystkie nadania przebiegną pomyślnie w momencie wpisu, ale plik został w międzyczasie uszkodzony. Aby zapobiegać, kopie plików powinny być przechowywane w postaci fizycznej lub elektronicznej.

Zalety księgi zobowiązań

Księga ta umożliwia szybki przegląd aktualnych sald dostawców.
Jest przydatny jako model dla celów kontroli wewnętrznej i audytu.
Menedżerowie i księgowi mogą porównać saldo pomocnicze z saldem księgi głównej w celu zapobiegania błędom.
Ponadto pomaga w podziale obowiązków wśród pracowników. Byłby osobny pracownik rejestrujący transakcję, a drugi sprawdzający potencjalne błędy. Zapewni efektywność i silną kontrolę wewnętrzną.
Informacje te można wykorzystać do utworzenia raportu wiekowania, który będzie dalej pokazywał nazwę dostawcy z indywidualnymi powiadomieniami o przeterminowaniu. Podkreśla również zaległą kwotę za każdą niezapłaconą fakturę. Podkreślane byłyby również zmiany w przepływie środków pieniężnych.
Dodatkowo, jeśli wzrośnie liczba spóźnionych faktur, może to uwypuklić problemy z inkasem należności. Wskazuje, że klienci spłacają więcej czasu niż zwykle, co może wymagać natychmiastowej uwagi.

Wniosek

Prowadzenie księgi zobowiązań nie jest obowiązkowe, ale preferowane w celu utrzymania czystości i uporządkowania ksiąg rachunkowych. Takie księgi pomagają w śledzeniu należności i płatności przez wiele lat. Jest to również krytyczne narzędzie podczas procesu audytu i można je z powodzeniem łączyć w przypadku badania pojedynczych wpisów.

Biegli księgowi lub osoby z wykształceniem handlowym mogą wykonywać takie zadania, co ułatwia małym biurom i sprzedawcom prowadzenie takich rachunków.

Polecane artykuły

Ten artykuł jest przewodnikiem po księdze zobowiązań i jej definicji. Tutaj omawiamy, jak przygotować księgę zobowiązań wraz z praktycznymi przykładami i objaśnieniami. Możesz dowiedzieć się więcej o rachunkowości z następujących artykułów -