Cykl rozrachunków z dostawcami, znany również jako Procure to Pay, to szereg różnych procesów w firmie obejmujących różne czynności wymagane do zakupu produktu, począwszy od złożenia zamówienia na towary do dostawców, a następnie zakupu i dostawy towarów oraz na końcu dokonanie ostatniej należnej płatności na rzecz dostawcy.
Co to jest cykl zobowiązań (AP)?
Cykl rozrachunków z zobowiązaniami jest również znany jako cykl „Procure to Pay” lub „P2P” to seria procesów, które obejmują dział zakupów i płatności firmy i wykonują wszystkie niezbędne czynności od złożenia zamówienia do dostawców, zakupu towarów i dokonania płatności końcowych. dostawcom.
Każda firma ma dwa główne cykle biznesowe - cykl przychodów i cykl wydatków.
- Cykl przychodów obejmuje takie działania, jak sprzedaż, marketing, relacje z klientami, pobór przychodów itp.
- Cykl wydatków obejmuje zakupy, płatności dostawców, koszty produkcji, płace i pensje itp. Cykl rozrachunków z zobowiązaniami jest znaczącą częścią cyklu wydatków.
Poniżej przedstawiono kroki zawarte w cyklu zobowiązań -
- Wymagane określenie towarów
- Proces zakupu
- Wyszukaj dostawców
- Prośba o propozycję
- Przejrzyj otrzymaną ofertę
- Negocjacja
- Zamówienie
- Potwierdzenie dostawcy
- Obowiązek dostawców
- Przy pomyślnej dostawie towarów
- Wprowadzanie faktury
- Zapłata
Omówmy je szczegółowo -
Kroki zawarte w cyklu zobowiązań
Poniższe etapy obejmują cykl pozyskania płatności:
# 1 - Wymagane określenie towarów
Zakupy dokonywane są w oparciu o zapasy wymagane przez dział produkcyjny firmy. Kierownik produkcji identyfikuje potrzebne dostawy i informuje dział zakupów.
# 2 - Dział Zakupów rozpoczyna proces zaopatrzenia
Po zatwierdzeniu żądań dostaw z produkcji dział zakupów sprawdzi, czy zostały już złożone podobne zamówienia; jeśli nie, to generowane są nowe dokumenty zamówień.
# 3 - Wyszukaj dostawców
Znalezienie dostawców to trudne zadanie, które obejmuje różne czynniki, takie jak lokalizacja, łatwość transportu, polityka kredytowa, dobra wola dostawcy i jego produktów, wcześniejsze powiązania z firmą i wiele innych. Firma preferuje jednak transakcje ze sprawdzonymi dostawcami. W innych przypadkach potencjalni dostawcy są wybierani lokalnie, na szczeblu krajowym lub międzynarodowym, korzystając z portali biznesowych online (takich jak Alibaba.com), skierowań itp.
# 4- Zapytanie ofertowe
Po wyłonieniu kilku potencjalnych dostawców dostarczany jest formalny dokument w celu otrzymania wyceny towarów. Dokument nazywany jest zapytaniem ofertowym (RFP). Dostawca przesyła ofertę, w tym stawki i cechy produktów, i prosi firmę o nawiązanie z nimi współpracy.
# 5 - Przejrzyj otrzymaną ofertę
Firma przegląda oferty przesłane przez różnych dostawców i filtruje dostawców, którzy mogą spełnić wymagania firmy. Firma informuje wybranych dostawców o swoim zainteresowaniu dokonywaniem zakupów.
# 6 - Firma rozpoczyna proces negocjacyjny
Negocjacje to intensywny i czasami czasochłonny proces, w którym kupujący prosi sprzedawcę o obniżenie stawek, zaoferowanie liberalnej polityki kredytowej i innych podstawowych warunków negocjacji, takich jak rabaty, jakość produktów, koszty transportu, warunki dostawy i ubezpieczenia. Proces negocjacji przeprowadza filtrację, a firma wyłoniła najlepszych dostawców.
# 7 - Zamówienie zakupu
Firma po zatwierdzeniu wybranego dostawcy przyznaje mu zamówienie, przesyłając oficjalny dokument zamówienia. Potwierdza dostawcę o wymaganiach firmy i terminie dostawy produktów lub usług.
# 8 - Potwierdzenie dostawcy
Umowa zostaje zawarta, gdy dostawca zgadza się sprzedawać swoje produkty na żądanych warunkach. Dostawca musi przesłać pisemne potwierdzenie przyjęcia pocztą lub e-mailem.
# 9 - Obowiązek dostawców
Obowiązkiem dostawcy jest dokładne przygotowanie i wysłanie towaru zgodnie z terminami oraz informowanie firmy o postępach w realizacji zamówienia. Powiadomienie należy wysłać, gdy towary są gotowe do wysyłki, a powiadomienie o wysyłce, w tym ważne dokumenty określające opis towarów, w tym wagę lub jednostki, datę dostawy, lokalizację itp.
# 10 - Kontrola dostarczonych towarów
Rozpoczyna się proces kontroli, który obejmuje kontrolę jakości i ilości. Dział zakupów sprawdza, czy dostarczone towary są zgodne z zamówieniem.
# 11 - Wprowadzanie faktury
Po pomyślnej inspekcji, jeśli wszystko będzie pasować, dział zakupów przesyła akceptację do działu rozrachunków z dostawcami, aby rozpocząć proces płatności. W ten sposób dział rozrachunków z dostawcami rejestruje fakturę, która zawiera wszystkie dane dotyczące płatności, takie jak data końcowa i / lub data końcowa z rabatem, kwotą zwrotu i inne oficjalne szczegóły.
# 12 - Płatność
Po każdej koniecznej kontroli dział rozrachunków z dostawcami zaczyna dokonywać płatności na rzecz dostawcy częściowo lub w całości zgodnie z normami firmy. Istnieją różne sposoby dokonywania płatności na rzecz dostawców, takie jak:
- Płatności gotówką
- Płatność czekiem (lub inne instrumenty do negocjacji)
- Transfer online do osób trzecich
- Płatność kartą kredytową
- Płatności w dolarach lub innej walucie obcej (ogólnie stosowane w transakcjach importowych);
- Płatność barterowa, tj. Zapłata za niektóre towary i / lub usługi za towary i / lub usługi otrzymane przez dostawcę.
Odpowiednie dokumenty związane z cyklem AP
Poniżej znajdują się ważne dokumenty zawarte w cyklu zamówień publicznych na płatności:
# 1 - Zamówienie zakupu
Dział zakupów firmy generuje zamówienie na wymagany towar i wysyła je do sprzedawcy. Zamówienie zawiera szczegółowe informacje dla dostawcy o towarach wraz z ich ilościami. Określa również termin, w którym towary mają być dostarczone.
# 2 - Otrzymywanie raportu
Po dostarczeniu towarów kierownictwo kontroluje wysyłkę i sprawdza jakość, ilość i inne istotne aspekty. Po pełnej inspekcji tworzy szczegółowy raport zwany odbiorem raportu.
# 3 - Faktura dostawcy
Dokument jest umową prawną, w której sprzedawca wyszczególnia towary, stawkę jednostkową i całkowitą kwotę wraz z mającą zastosowanie podstawą opodatkowania. Określa również politykę kredytową i ostateczny termin płatności.
