Szablon budżetu wydarzenia - Bezpłatne pobieranie (ODS, Excel, PDF i CSV)

Inne wersje

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Portable Doc. Format (.pdf)

Darmowy szablon budżetu na wydarzenie

Szablon budżetu wydarzenia służy do planowania finansów związanych z zarządzaniem wydarzeniem, które obejmuje uzyskane dochody, które mogą mieć formę sponsoringu lub opłat rejestracyjnych / biletowych oraz wydatki, które mogą obejmować wyżywienie, zakwaterowanie, dźwięk, prezenty itp. Uzyskana różnica to zysk lub strata z organizacji imprezy. Jeśli saldo jest dodatnie, oznacza to, że impreza zarobiła jakieś pieniądze, a jeśli saldo jest ujemne, to organizator imprezy musiał wydać ze swojej kieszeni.

Aby zapoznać się z szablonem, zapoznaj się z plikiem programu Excel. Zastosowany tutaj szablon dotyczy typowego wydarzenia, takiego jak seminarium biurowe, w którym rejestrowane są różne wydatki i dochody związane z organizacją takiego wydarzenia. Wydatki i dochody zostały wykazane w dwóch oddzielnych sekcjach.

O szablonie budżetu wydarzenia

• Szablon budżetu wydarzenia obejmuje wszystkie źródła dochodu, jakie można mieć przy organizacji wydarzenia, a także wydatki. Ustanawia początkowe saldo budżetowe, a także przedstawia prognozę salda końcowego, która ma się pojawić po odliczeniu wszystkich wydatków od dochodów. Tutaj specjalnie podaliśmy przykład organizacji wydarzenia na potrzeby seminarium.
• Seminarium może być seminarium biurowym, w którym szacuje się, że weźmie udział około 200 osób, a organizator musi ponieść ich jedzenie, a także podarować im niestandardowe gadżety. Gadżety są wykorzystywane jako źródło promocji dla firmy i zwykle dostarczane przez firmę zewnętrzną.

Część 1

• W tym miejscu rejestrujemy całkowity koszt i dochody poniesione na organizację wydarzenia, które tutaj wzięliśmy na przykładzie seminarium. Seminarium jest organizowane dla delegacji biura, w których przewidywano udział 200 osób, ale mieliśmy około 150 osób.
• Wydatki tutaj są dalej podzielone na lokalizację, program, jedzenie i napoje, zaopatrzenie i inne. Kwota salda tutaj pokazuje, czy wydano więcej pieniędzy niż ustalony budżet lub czy mieliśmy jakiś dochód po zorganizowaniu wydarzenia. Na wykresie przedstawiono obrazowy obraz wydatków i rzeczywistych dochodów wraz z szacunkowym dochodem.

Część 2

• W tej sekcji pokazujemy rozbicie wydatków poniesionych na organizację wydarzenia. W naszym przypadku bierzemy przykład z seminarium biurowego. Aby zorganizować taką imprezę, istnieje kilka dziedzin, w których należy dokonać wydatków. Najwięcej pieniędzy na organizację imprezy przeznacza się na lokalizację lub salę imprezową. W zależności od lokalizacji imprezy stawki za organizację imprezy są różne.
• Drugim co do wielkości kosztem organizacji imprezy jest wyżywienie lub wyżywienie. Różni się w zależności od liczby uczestników i generalnie szacuje się więcej niż liczba, która bierze udział w wydarzeniu. Ma to na celu przede wszystkim zachowanie bufora liczby uczestników wydarzenia, aby nie zabrakło im talerzy z jedzeniem.
• Następnie jest koszt związany z głośnikami lub instrumentami elektronicznymi używanymi podczas imprezy. Są to obowiązkowe koszty, które są potrzebne do zorganizowania wszelkiego rodzaju imprez. Na każde odbywające się wydarzenie przyznawany jest upominek lub upominki wykonane na zamówienie dla uczestników, które również są oparte na liczbie pracowników biorących udział w wydarzeniu.
• Są one zwykle powiązane z zewnętrznymi dostawcami, którzy dostarczają gadżety na podstawie liczby pracowników. Są to artykuły bardziej promocyjne, których firma używa do promowania swojej nazwy. Ponadto wpływają one na dobre samopoczucie uczestników wydarzenia.
• Ostatnim i ostatecznym kosztem organizacji seminarium są koszty różne, takie jak drobne wydatki. Jednak należy je również uwzględnić w całkowitych kosztach, aby uzyskać ostateczny obraz kosztów organizacji wydarzenia.

Część # 3

• Ostatnia część to dochód lub część finansowania imprezy. Żadne wydarzenie nie jest możliwe, jeśli nie ma generowanego finansowania lub dochodu. Żadna firma nie zorganizuje wydarzenia, jeśli nie ma funduszy lub zysku, który zostanie z niego uzyskany.
• Głównym źródłem dochodu lub finansowania, które ma miejsce w przypadku każdego rodzaju imprezy, jest cena rejestracji lub sprzedane bilety na wydarzenie. Tutaj dochód jest generowany na głowę.
• Uczestnicy wydarzenia muszą zapłacić z góry za rejestrację lub bilet na wydarzenie, dzięki czemu organizator zarabia na zatuszowanie wydarzenia. Drugim źródłem dochodu na wszelkiego rodzaju imprezy są opłaty sponsorskie, które są bardzo przydatne przy organizacji imprezy.
• W pewnym sensie sponsorzy otrzymują promocję także w miejscach, do których przyjeżdża znaczna liczba ludzi. Staje się to sytuacja korzystna zarówno dla organizatora, jak i sponsora, a w drodze opłaty sponsorskiej organizator otrzymuje drugie źródło dochodu. Sponsor otrzymuje formę promocji wśród wielu tłumów pod jednym dachem.
• W związku z tym całkowity dochód uzyskany za zorganizowanie wydarzenia jest pokazany w tej sekcji. Teraz zależy to od wielkości organizowanego wydarzenia, jaki jest docelowy dochód lub pieniądze, które organizator planuje zebrać, aby pokryć wydatki.

Jak korzystać z tego szablonu?

Szablon jest bardzo przydatny, zarządzając kosztami i przychodami związanymi z zarządzaniem wydarzeniem dla każdego organizatora. Podstawowym celem korzystania z szablonu jest uchwycenie całego źródła dochodu i dopasowanie go do wszystkich wydatków, jakie organizator musi ponieść na każde wydarzenie. Obejmuje zarówno cykliczne, jak i jednorazowe. Uzyskany wynik lub uzyskana różnica porównuje się z ustaloną kwotą budżetu, która została ustalona na początku miesiąca i ostatecznie dochodzimy do wyniku netto. Szablon jest bardzo przydatny, gdy trzeba znać przypływ i wypływ gotówki na organizację wydarzenia.