Walidacja danych w programie Excel
Sprawdzanie poprawności danych w programie Excel służy do ograniczania użytkownika do dostarczania danych wejściowych do określonych komórek lub zakresów danych wejściowych, w przypadku danych z dużą liczbą użytkowników może istnieć wiele formatów tych samych danych, więc używamy walidacji danych, gdy podajemy zdefiniowane dane wejściowe do wyboru przez użytkownika, aby uniknąć wielu różnych formatów tych samych danych, walidacja danych jest dostępna w narzędziach danych na karcie danych.
Sprawdzanie poprawności danych umożliwia: - sporządzenie listy wpisów, które mogą / nie mogą być wprowadzone w komórce arkusza, utworzenie komunikatu o błędzie / ostrzeżenia / ostrzeżenia, aby wyjaśnić więcej o dozwolonych wartościach w komórce arkusza, utworzenie wyświetlany, gdy do komórki wprowadzono nieprawidłowe dane.
Cel weryfikacji danych
- Celem sprawdzania poprawności danych jest ograniczenie użytkownikom możliwości wprowadzania nieprawidłowych wartości danych w arkuszu.
- Przydatne jest również szybkie zbieranie, sortowanie i analizowanie danych po stwierdzeniu, że wartości mają zdefiniowane kryterium i można je zobaczyć w oknie Walidacja danych.
- Działa to jako wskazówka dla użytkowników podczas wprowadzania danych, ponieważ po zaznaczeniu komórki arkusza są wyświetlane niestandardowe komunikaty wspominające o prawidłowym formacie danych.
Jak korzystać z walidacji danych w programie Excel?
Krok 1: Pierwszym krokiem do stworzenia walidacji danych jest wybranie komórek lub kolumn zawierających dane.
Krok 2: Przejdź do zakładki Dane i kliknij Walidacja danych.
Krok 3: Wybierz opcję 1, tj. Walidacja danych z listy opcji.
Krok 4: Po kliknięciu Walidacja danych pojawi się nowe okno, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
Krok 5: 1 st zakładka to ustawienia. Zawiera kryteria walidacji i format danych, który ma być dozwolony.
Krok 6: Można wybrać ignorowanie pustych wartości, klikając pole wyboru „Ignoruj puste”.
Krok 7: 2 nd zakładka Wejście jest wiadomość, gdzie można wpisać wiadomość ma być wyświetlany po wybraniu komórki.
Krok 8: 3 rd karta jest błąd Alert. Służy do konfigurowania komunikatów o błędach, które mają być wyświetlane za każdym razem, gdy w skonfigurowanych komórkach lub kolumnie zostanie wprowadzony nieprawidłowy wpis danych. Typy błędów, a tym samym wyświetlany znak błędu, to Stop, Ostrzeżenie lub Informacja.
Różne formaty danych dozwolonych danych
- Cała liczba - stwierdza, że dozwolonym formatem są liczby całkowite.
- Dziesiętne - stwierdza, że dozwolonym formatem są liczby dziesiętne.
- Lista - stwierdza, że dozwolonym formatem jest lista rozwijana.
- Data - określa, że dozwolonym formatem są daty.
- Czas - stwierdza, że dozwolonym formatem są wartości czasu.
- Długość tekstu - określa dozwoloną długość tekstu do wprowadzenia do komórki.
- Niestandardowa - wskazuje dowolną formułę niestandardową.
Różne kryteria walidacji danych
- between - stwierdza, że wartość powinna znajdować się między określoną liczbą minimalną i maksymalną.
- not between - stwierdza, że wartość nie powinna znajdować się między określoną liczbą minimalną i maksymalną.
- równe - stwierdza, że wartość powinna być równa podanej liczbie.
- nie równe - stwierdza, że wartość nie powinna być równa podanej liczbie.
- większe niż - stwierdza, że wartość powinna być większa niż podana liczba.
- mniej niż - stwierdza, że wartość powinna być niższa od podanej liczby.
- większy lub równy - stwierdza, że wartość powinna być większa lub równa w programie Excel podana liczba.
- mniejszy lub równy - stwierdza, że wartość powinna być mniejsza lub równa podanej liczbie.
Różne style alertów w walidacji danych programu Excel
- Zatrzymaj - uniemożliwia użytkownikom wprowadzanie nieprawidłowych danych w komórce arkusza. Okno Alert zatrzymania udostępnia użytkownikowi dwie opcje - Ponów i Anuluj.
- Ostrzeżenie - ostrzega użytkowników, że wprowadzono nieprawidłowe dane. Jednak ostrzeżenie nie powstrzymuje użytkownika przed wprowadzaniem nieprawidłowych danych. Daje użytkownikowi trzy opcje - Tak, Nie i Anuluj.
- Informacja - informuje użytkownika, że wprowadzone dane są nieprawidłowe. Podobnie jak Ostrzeżenie, nie powstrzymuje użytkownika przed wprowadzaniem nieprawidłowych danych. Wyświetla użytkownikowi dwie opcje - OK i Anuluj.
Przykład walidacji danych w Excelu (walidacja liczb)
Jak pokazano na rysunku. 1, -2,5 jest zaznaczone na czerwono, wskazując nieprawidłowe dane. Wyświetlana jest podpowiedź z komunikatem „Wprowadź liczbę większą od zera”. Reguła jest przypisywana do kolumny B w następujący sposób.
Jak pokazano na rysunku. 2, wprowadzone kryteria walidacji to, liczba „dziesiętna” powinna być większa lub równa zero. Oznacza to, że wartości ujemne są ograniczone.
Rzeczy do zapamiętania
- Nie jest w pełni zabezpieczona i łatwo ją złamać.
- Jeśli dane z komórek bez sprawdzania poprawności są kopiowane do komórek z włączoną walidacją, wprowadzone dane nie są sprawdzane, a walidacja danych zastępuje walidację danych, co skutkuje brakiem walidacji skopiowanych danych.
