Grupuj dane w programie Excel
Im więcej masz danych, tym większe zamieszanie spowoduje to w końcowym arkuszu podsumowującym. Na przykład, jeśli wyświetlasz miesięczne raporty sprzedaży z różnych kategorii, a kategorii jest zbyt wiele, nie możemy zobaczyć pełnego widoku podsumowania w pojedynczej ramie okna. Gdy podsumowanie przekracza więcej niż jedną ramkę okna, musimy przewijać w dół lub w poprzek, aby zobaczyć numery z innego miesiąca, więc w takich przypadkach warto pogrupować dane. W tym artykule pokażemy Ci sposoby grupowania danych w programie Excel.
Zbyt wiele elementów zamówienia podkategorii może być przytłaczające do zobaczenia i bardzo skomplikowane do odczytania; zwiększa to szanse na błędne czytanie. Dobrą rzeczą jest to, że Excel jest elastyczny i możemy uporządkować dane w grupie, aby stworzyć precyzyjne podsumowanie, dodając znaki PLUS lub MINUS.
Jak pogrupować dane w programie Excel?
Przykład 1
Poniżej znajduje się podsumowanie miesięcznego podsumowania sprzedaży w różnych kategoriach firmy.
Jak widać powyżej, w widoku pojedynczej strony mogliśmy zobaczyć tylko podsumowanie dwóch miesięcy. Aby zobaczyć podsumowanie innych miesięcy, musimy przewinąć arkusz w prawo, aby zobaczyć pozostałe miesiące, aby zobaczyć podsumowanie, ale grupując dane, możemy zobaczyć widok jednej strony, taki jak poniżej.
Ok, pokażę ci, jak pogrupować podział podkategorii z pierwszego miesiąca.
- Krok 1: Wybierz kolumny, które musimy zgrupować; w tym przykładzie musimy pogrupować kolumny podziału podkategorii i zobaczyć jedyną miesięczną sumę, więc musimy wybrać tylko kolumny podkategorii.
- Krok 2: Po wybraniu kolumn do grupy przejdź do zakładki Dane; w kategorii konspektu na karcie Dane mamy opcję „Grupuj”.
- Krok 3: Kliknij listę rozwijaną w programie Excel „Grupa” i ponownie wybierz „Grupa”.
Jak tylko wybierzesz opcję „Grupa”, zobaczymy, że wybrane kolumny są zgrupowane.
Kliknij ikonę „Minus”, aby wyświetlić tylko sumę miesiąca „Jan”.
- Krok 4: Podobnie wybierz kolumny „luty” drugiego miesiąca i pogrupuj dane.
- Krok 5: Jedna wskazówka jest taka, że nie musisz za każdym razem klikać opcji „Grupuj” w zakładce DANE; Zamiast tego po zakończeniu grupowania w pierwszym miesiącu wybierz kolumnę z drugiego miesiąca i naciśnij klawisz F4, aby powtórzyć poprzednie zadanie jeszcze raz.
Podobnie jak to powtórzenie, kroki dla każdego miesiąca, aby zgrupować dane.
Tak więc, ilekroć chcemy zobaczyć podział podkategorii danego miesiąca, wystarczy kliknąć symbol ikony PLUS, aby rozwinąć widok zgrupowanych kolumn.
Na przykład, jeśli chcę zobaczyć wartości podziału podkategorii miesiąca „Mar”, musimy kliknąć symbol ikony „PLUS”.
Aby pogrupować kolumny, kliknij znak minus.
Przykład # 2 - Klawisz skrótu do grupowania danych
Skrót to sposób na zwiększenie produktywności w programie Excel, więc grupowanie danych w celu uzyskania klawisza skrótu.
Klawisz skrótu do wybranych danych grupy to ALT + SHIFT + strzałka w prawo.
- Krok 1: Najpierw wybierz kolumny do zgrupowania.
- Krok 2: Teraz naciśnij klawisz skrótu ALT + SHIFT + strzałka w prawo.
Przykład nr 3 - Szybkie wyświetlanie zwiniętych (rozwiniętych) i zgrupowanych danych
Jak zrobiliśmy powyżej, możemy grupować dane, aby wyświetlić podsumowanie pojedynczej strony lub podsumowanie pojedynczej ramki okna w programie Excel. Kiedy pogrupujemy dane w lewym górnym rogu arkusza, zobaczymy przyciski poziomu.
Jeśli klikniesz przycisk pierwszego poziomu, tj. „1”, zobaczysz dane „Zgrupowane”; kiedy klikniemy przycisk poziomu „2”, zobaczymy rozszerzone dane.
Rzeczy do zapamiętania
- Grupowanie to sposób wyświetlania tylko głównych danych.
- Podczas grupowania danych programu Excel musimy wybrać wszystkie kolumny danych, które musimy zgrupować, i pominąć kolumnę, którą należy zobaczyć.
- Klawisz skrótu do grupowania wybranych kolumn danych to ALT + SHIFT + strzałka w prawo.
