Pełna forma zamówienia - zamówienie zakupu
Pełna forma akronimu PO to Zamówienie. Jest to dokument sporządzony i przesłany sprzedającemu przez dział zakupów kupującego, podający opis, ilość i cenę uzgodnioną wzajemnie za towary lub usługi, które mają być zamówione. Jest używany przez zespoły zakupowe lub zaopatrzeniowe do składania zamówień ze stronami zewnętrznymi.
Cechy PO
Zwykle poniższe szczegóły dotyczą zamówienia zakupu.
- Ilość, która ma zostać zamówiona
- Opis produktu lub usługi
- W razie potrzeby określone nazwy marek lub kod produktu
- Cena jednostkowa
- Pożądany harmonogram dostawy
- Miejsce wysyłki dla dostawy
- Adres rozliczeniowy
- Warunki płatności i dostawy
Rodzaje PO
Istnieją cztery typy zamówień zakupu, które są zwykle używane.
# 1 - Standardowe zamówienie
Odbywa się, gdy wszystkie główne warunki zakupu są znane w momencie składania zamówienia, takie jak ilość, cena, termin dostawy i warunki płatności. Jako takie są używane, gdy istnieje pewność co do zamówienia i powiązanych terminów.
# 2 - Planowane zamówienie
Wydawany jest, gdy większość szczegółów dotyczących zamówienia jest znana w momencie przygotowania zamówienia, ale nie są znane dokładne terminy i harmonogramy dostaw. Tak więc, kiedy ktoś składa zamówienie, zobowiązuje się do wymaganej ilości i ceny do zapłacenia, ale podaje się tylko szacunkowy harmonogram dostaw.
# 3 - Ogólne zamówienie zakupu
Taki PO jest składany, gdy nie są znane również szczegóły dotyczące ceny i ilości. Podane są tylko szczegóły pozycji z warunkami dostawy. Jednak maksymalna ilość zostanie podana w zamówieniu, a kupujący może kupić w określonym limicie. Można również wspomnieć o szacowanym przedziale cenowym.
# 4 - Zamówienie na zamówienie
W takim PO produkt lub usługa są również nieznane. Można wspomnieć o warunkach, które mają zostać uzgodnione ze sprzedającym.
Jak działa PO?
Ilekroć firma ma zapotrzebowanie na jakiekolwiek towary lub usługi, kupujący przedkłada sprzedającemu PO. Po otrzymaniu zamówienia sprzedawca potwierdza kupującemu, czy wspomniane zamówienie może zostać przez niego zrealizowane, czy nie. W przypadku, gdy sprzedawca uzna, że nie jest możliwe zrealizowanie zamówienia, zostanie o tym poinformowany, a zamówienie zostanie anulowane. Jeśli zamówienie ma zostać wykonane, zostaną poczynione ustalenia dotyczące tego samego. Po sfinalizowaniu zamówienia sprzedawca wystawia kupującemu fakturę, podając odpowiedni numer zamówienia, aby dopasować go do faktycznej dostawy. Po wystawieniu faktury płatność należy uregulować zgodnie z ustalonymi warunkami płatności.
Przykładowy format zamówienia
Poniżej przedstawiono przykładowy format zamówienia.
Różnica między zamówieniem a fakturą
Zamówienie jest wydawane w celu złożenia zamówienia na towary lub usługi. To samo jest wydawane przez kupującego sprzedawcy. Zawiera szczegóły dotyczące zamówienia i jego dostawy. PO stanowi umowę sprzedaży.
Faktura jest wystawiana przez sprzedającego kupującemu po zakończeniu dostawy, żądając od kupującego zapłaty ostatecznej kwoty. Faktura składa się z ceny i ostatecznej kwoty do zapłaty, warunków płatności oraz okresu kredytowania przyznanego kupującemu. Faktura wystawiana jest po zrealizowaniu dostawy towarów lub usług. W stosunku do PO faktura potwierdza umowę sprzedaży.
Znaczenie PO
Zamówienie to bardzo przydatny dokument, który służy do składania zamówienia. Pomaga jasno przekazać wymagania sprzedawcy. Po dokonaniu faktycznej dostawy można to samo sprawdzić w zamówieniu, aby znaleźć jakiekolwiek różnice między nimi. Zarówno dla sprzedającego, jak i kupującego wygodne jest przechowywanie szczegółów zamówienia udokumentowanych w zamówieniu.
Zalety
- PO pomaga kupującemu w złożeniu zamówienia na towary i usługi, które zamierza nabyć bez dokonywania płatności.
- Pomaga śledzić zamówienia i zapobiega ich dublowaniu.
- Jest to ważny dokument, który stanowi część ścieżki audytu.
- Dla sprzedawcy jest to pomocne w uzyskaniu informacji o wymaganiach kupującego.
- Faktyczną dostawę można sprawdzić w zamówieniu, a wszelkie rozbieżności można zakwestionować.
- PO służy jako dokument prawny potwierdzający uzgodnione warunki zakupu towarów lub usług.
Niedogodności
- Nawet w przypadku mniejszych zamówień konieczne jest złożenie zamówienia i wydaje się to być zbędną formalnością w przypadku tak małych zamówień.
- Generowanie zamówień zakupu to czasochłonny proces.
Wniosek
Zamówienia zakupu są wykorzystywane przez prawie każdą firmę jako część procesu zaopatrzenia. To samo jest pomocne, aby mieć jasną komunikację w odniesieniu do składanego zamówienia.
