Jak zmniejszyć rozmiar pliku Excel?
Poniżej znajdują się 4 metody zmniejszania rozmiaru pliku skoroszytu programu Excel.
- Zapisz plik w formacie binarnym
- Konwertuj niepotrzebne formuły na wartości
- Kompresuj obraz
- Usuwanie pamięci podręcznej przestawnej
Omówmy szczegółowo każdą z metod -
# 1 - Zapisz plik w formacie binarnym
Rozmiar pliku programu Excel można zmniejszyć, konwertując zwykły format .xlsx na .xlsb, który jest formatem binarnym. Zmniejszając tym samym rozmiar pliku do najmniejszego możliwego rozmiaru.
- Krok 1 - Otwórz plik programu Excel w formacie .xlsx.
- Krok 2 - Następnie kliknij kartę Plik. Z listy rozwijanej Karta Plik w programie Excel wybierz opcję Zapisz jako w programie Excel.
- Krok 3 - Teraz wybierz opcję Przeglądaj , a następnie pojawi się okno dialogowe.
- Krok 4 - Następnie wprowadź nazwę pliku w polu „Nazwa pliku”, a teraz w menu „Zapisz jako typ” wybierz format .xlsb i kliknij „Zapisz”.
Takie podejście umożliwi im excel plik w celu zmniejszenia rozmiaru arkusza kalkulacyjnego.
# 2 - Zamień niepotrzebne formuły na wartości
Kolejnym podejściem, które można zastosować do zmniejszenia rozmiaru pliku programu Excel, jest konwersja niepotrzebnych formuł na wartości. Poniżej znajduje się lista kroków, które można wykonać, aby zrozumieć metodologię.
- Krok 1 - Otwórz plik Excela i wybierz cały arkusz lub liczbę kolumn do przekonwertowania z formuł na wartości.
- Krok 2 - Teraz naciśnij klawisz „F5”, pojawi się wyskakujące okno dialogowe. Następnie kliknij „Specjalne”.
- Krok 3 - Otworzy się kolejne okno dialogowe, jak pokazano poniżej, a następnie kliknij przycisk radiowy „Formuły” i kliknij OK.
- Krok 4 - Teraz, gdy zostały wybrane wszystkie komórki zawierające formuły. Przejdź do karty Strona główna i kliknij „Wklej”.
- Krok 5 - Teraz wybierz Wartości, gdy pojawi się menu po kliknięciu „Wklej”. Następnie kliknij „Wklej wartości”.
- Krok 6 - Lub użyj klawisza skrótu CTRL + ALT + V , a pojawi się okno dialogowe jak poniżej. Wybierz przycisk opcji „Wartości” i kliknij „OK”.
Spowoduje to przekonwertowanie wybranych formuł na wartości, co pozwoli nam zmniejszyć plik, aby zmniejszyć i rozjaśnić arkusz kalkulacyjny.
# 3 - Kompresuj obraz
Następnym podejściem jest użycie skompresowania obrazu do pliku programu Excel, aby zmniejszyć rozmiar skoroszytu. Ta metoda jest niezbędna, gdy mamy zbyt wiele obrazów zawartych w skoroszycie lub arkuszu, co prowadzi do zwiększenia rozmiaru pliku Excela.
- Krok 1 - Kliknij obraz, który chcesz skompresować. Następnie przejdź do zakładki „Format” w obszarze wstążki, jak pokazano poniżej.
To jest narzędzie graficzne, które pojawia się tylko wtedy, gdy obraz jest zaznaczony.
- Krok 2 - Na karcie „Format” wybierz „Kompresuj obrazy”.
- Krok 3 - Po wybraniu ikony kompresji obrazu pojawi się okno dialogowe.
- Krok 4 - Opcja „Zastosuj tylko do tego obrazu” pozwala użytkownikowi skompresować tylko wybrany obraz. Odznaczenie tej opcji umożliwi kompresję wszystkich obrazów w skoroszycie. Wybierz również opcję „E-mail (96 PPI)”, czyli minimalny rozmiar dokumentu do udostępnienia.
- Krok 5 - Kliknij OK i zapisz skoroszyt. Zmniejszy to rozmiar całego pliku Excela.
# 4 - Usuwanie pamięci podręcznej przestawnej
Poniższe podejście pomoże zmniejszyć rozmiar pliku programu Excel poprzez usunięcie pamięci podręcznej przestawnej podczas tworzenia tabeli przestawnej z danych źródłowych.
- Krok 1 - Wybierz zakładkę „Analiza” w narzędziach tabeli przestawnej. Ta karta pojawia się tylko wtedy, gdy wybrana jest tabela przestawna w pliku programu Excel.
- Krok 2 - Teraz kliknij menu rozwijane opcji obrotu, a następnie opcje.
- Krok 3 - Obok pojawi się okno dialogowe, przejdź do zakładki Dane.
- Krok 4 - Teraz usuń zaznaczenie pola wyboru „Zapisz dane źródłowe z plikiem”. Ta opcja nie tworzy żadnej pamięci podręcznej przestawnej i umożliwia zmniejszenie rozmiaru pliku programu Excel.
- Krok 5 - Teraz wybierz opcję „Odśwież dane podczas otwierania pliku”, co zapewni odświeżenie tabeli przestawnej zaraz po otwarciu pliku programu Excel. Jeśli opcja nie jest zaznaczona, to tabelę przestawną trzeba odświeżyć ręcznie, co doprowadziłoby do wygenerowania pamięci podręcznej przestawnej.
Krok 6 - Następnie kliknij OK. Zapewni to zmniejszenie rozmiaru pliku programu Excel.
Rzeczy do zapamiętania
- Format pliku XLSB otwiera się i zapisuje w znacznie szybszym tempie. Należy jednak wziąć pod uwagę nawet kilka kwestii, w których pliki programu Excel z obsługą makr i oparte na zapytaniach nie powinny być konwertowane do formatu XLSB, ponieważ mogą powodować błędy funkcjonalne podczas działania jako XLSB.
- Ponadto, jeśli rozmiar pliku Excela dla formatu XLSX wynosi od 5 MB do 7 MB, można go pozostawić bez zmian, tylko jeśli rozmiar pliku XLSX zostanie powiększony do podwójnych lub potrójnych cyfr w MB. Następnie można rozważyć, czy pliki programu Excel zmniejszają rozmiar pliku, stosując dowolne z najbardziej odpowiednich podejść.
- Istnieją inne metody, takie jak użycie skompresowanego folderu spakowanego; Odbywa się to, klikając prawym przyciskiem myszy plik Excela, przejdź do wysyłania, a następnie kliknij skompresowany spakowany folder. Zmniejszy to rozmiar pliku podczas udostępniania. Można to również zrobić, wybierając wiele plików, a następnie kompresując pliki w spakowanym folderze.
- Preferuj tabele przestawne zamiast formuł używanych do podsumowywania danych dla ogólnie większych zbiorów danych; będzie to miało mniejszy wpływ na rozmiar pliku. Ponadto, jeśli tworzone jest większe użycie formuł, zmień tryb obliczania automatycznego na tryb ręczny na karcie formuły. Spowoduje to znacznie szybsze otwarcie pliku, wprowadzenie zmian, aktualizację pliku programu Excel i zamknięcie plików.
