Znaczenie zamówienia zakupu
Zamówienie (PO) służy jako dokument prawny między kupującym a sprzedającym, w którym kupujący wysyła umowę, w której wyszczególnia towary i usługi, datę dostawy, warunki płatności zgodnie z umową itp. Zwykle sprzedawca oferuje kredyt na rzecz kupujący bez żadnego ryzyka, ponieważ kupujący jest prawnie zobowiązany do zapłaty po dostawie towarów i usług.
Rodzaje
Istnieją cztery rodzaje zamówień zakupu, jak następuje:
- Standard PO - są szeroko stosowane, głównie do jednorazowych żądań. Te PO są używane, gdy zamówienia muszą zostać dostarczone w określonym dniu i godzinie.
- Planowane zamówienie zakupu - w tym zamówieniu jest mowa o każdej normalnej rzeczy, ale zaplanowana data dostawy jest wstępna.
- Ogólne zamówienie zakupu - w tym zamówieniu cena, ilość, data dostawy są orientacyjne. Wspomniane są tylko szczegóły produktów i określone terminy. Inne szczegóły są określane po ostatecznym zwolnieniu zamówienia.
- Zamówienie PO - w tym typie ustala się tylko warunki kontraktu, nic więcej nie jest powiedziane, a w przyszłości tworzone są standardowe zamówienia zakupu odnoszące się do tego CPO.
Jak korzystać z zamówienia?
- Przede wszystkim kupujący wysyła zamówienie w formie papierowej lub elektronicznej do sprzedawcy lub sprzedawcy, wyszczególniając wymagane zamówienie.
- Jeśli sprzedawca stwierdzi, że może zrealizować zamówienie, kupującemu wysyłane jest potwierdzenie.
- Sprzedawca / sprzedawca przygotowuje zamówienie, wyciągając wymagane produkty lub wyznaczając wymagany personel do świadczenia usług.
- Następnie produkt jest wysyłany do kupującego lub świadczone są usługi. Jest to wymienione na listach przewozowych produktów w celu łatwej identyfikacji i śledzenia.
- Po wysłaniu produktu lub wykonaniu usługi, sprzedawca prześle kupującemu fakturę z unikalnym numerem; numer zamówienia zostanie również podany na fakturze w celach porównawczych.
- Kupujący dokonuje płatności za fakturę zgodnie z warunkami zamówienia i umową uzgodnioną na początku przez obie strony.
Przykład zamówienia
Firma ZYX potrzebowała 100 sztuk produktu A po uzgodnionej stawce 50 USD za sztukę. Wysyła zamówienie zakupu do Sprzedawcy LML, PO podaje wymaganą ilość, cenę i inne warunki. Sprzedawca LML wysłał zamówienie w dniu dostawy i przesłał fakturę. Firma ZYX zweryfikowała wysłany produkt, dopasowała numer zamówienia i dokonała płatności w wysokości 5000 USD w 30 dni zgodnie z warunkami płatności określonymi w zamówieniu.
Format zamówienia
W niniejszym dokumencie przedstawiono prosty format zamówienia. Dodatkowe informacje można znaleźć w innym formacie firmy, zgodnie z określonymi wymaganiami.
Możesz pobrać ten szablon z tej strony - Szablon zamówienia zakupu.
Zwykle w zamówieniu znajdują się poniższe informacje:
- Szczegóły produktów i usług wymaganych przez kupującego.
- Nazwy marek, numer SKU, numer modelu itp. Produktów i usług.
- Wymagana ilość produktu i czas trwania usług.
- Cena jednostkowa za produkt i usługi.
- Przewidywana data dostarczenia
- Miejsce dostawy, czyli miejsce, do którego produkty mają zostać wysłane.
- Adres rozliczeniowy
- Warunki płatności, takie jak okres kredytowania, rabaty i inne warunki.
Zalety
- Pomaga uniknąć podwójnego zamówienia, ponieważ pomaga w śledzeniu tego, co zostało zamówione i za które zapłacono.
- Służy jako dokument prawny i pomaga w unikaniu sporów.
- Pomaga w poprawie stanu zapasów, a także poprawności finansowej.
- Pomaga również w budżetowaniu, ponieważ prosi się o udostępnienie środków przed złożeniem zamówienia.
- Wreszcie, pomaga również w szybszej planowanej dostawie, gdy kupujący tego potrzebuje.
Niedogodności
- Tworzenie zleceń zakupu dla każdego małego lub dużego zakupu wiąże się z dużą ilością papierkowej roboty i ręcznego wysiłku.
- Karty kredytowe mogą służyć jako dokumentacja w przypadku mniejszych pozycji, eliminując tym samym potrzebę składania zamówienia.
