Jaka jest pełna forma GL?
Pełna forma KG to General Ledger. Można go zdefiniować jako księgi kont, w których zapisywane są zapisy księgowe. Zapewnia obszerny i systematyczny rejestr wszystkich transakcji pieniężnych organizacji, który jest wykorzystywany do sporządzania sprawozdań finansowych i oceny ogólnego dobrobytu finansowego organizacji, umożliwiając użytkownikom spojrzenie z szerszej perspektywy.
Klasyfikacja
GL można sklasyfikować w następujący sposób:
- Księgi wydatków: Ten typ księgi służy do rejestrowania wszystkich wydatków poniesionych przez organizację. Rachunek czynszowy, rachunek za energię elektryczną itp. To przykłady księgi rozchodów.
- Księgi kapitałowe: Ten typ księgi służy do rejestrowania transakcji dotyczących kapitału wprowadzonego lub wycofanego z organizacji.
- Księgi dochodów: Ten typ księgi służy do rejestrowania wszystkich rodzajów dochodów uzyskanych i naliczonych przez organizację. Otrzymane odsetki, sprzedaż itp. To przykłady księgi dochodów.
- Księgi zobowiązań: Ten typ księgi służy do rejestrowania wszystkich rodzajów długów zaciągniętych przez organizację. Wierzyciele, pożyczki, zobowiązania itp. To przykłady ksiąg zobowiązań.
- Księgi aktywów: Ten typ księgi służy do rejestrowania wszystkich rodzajów informacji związanych z aktywami. Bank, gotówka, dłużnicy, meble, rachunki maszyn itp. To przykłady księgi aktywów.
Jak to działa?
Księgowi używają księgi głównej do przechowywania i organizowania informacji finansowych, które są używane do tworzenia raportów finansowych organizacji. Wszystkie transakcje finansowe organizacji są księgowane na dedykowanych kontach księgi podrzędnej. Transakcje te są następnie podsumowywane i wykorzystywane do przygotowania salda próbnego, które działa jak raport dla salda każdego konta księgowego. Księgowy sprawdza następnie saldo próbne w celu zidentyfikowania ewentualnych błędów i koryguje je, księgując niezbędne zapisy w dzienniku. Księgowy następnie wykorzystuje skorygowany bilans próbny do generowania raportów finansowych organizacji.
Przykład
ABC Limited zajmuje się handlem meblami. W dniu 10 stycznia 2020 r. Sprzedał swojemu sprzedawcy detalicznemu dziesięć sztuk mebli po 200 USD za gotówkę. Opublikuj wpisy w księdze ABC Limited dotyczące wyżej wymienionej transakcji.
Odpowiedź
Zaksięgowane powyżej zapisy tj. Kasa i sprzedaż zostaną zaksięgowane odpowiednio na koncie kasowym i rachunku sprzedaży. Rachunek kasowo-sprzedażowy ABC Limited to:
Potrzeba GL
Jest to potrzebne z następujących powodów:
- Pomaga w identyfikacji oszustw.
- Pomaga użytkownikom minimalizować lub eliminować błędy i oszustwa.
- Pozwala użytkownikom na natychmiastowe zatrzymanie nietypowych transakcji.
- Księga główna pomaga użytkownikom uzupełnić saldo próbne.
- Zapewnia dokładny przegląd transakcji biznesowych.
- Księgi główne ułatwiają użytkownikom składanie zeznań podatkowych, ponieważ ponoszą oni wydatki i osiągają dochód w jednym miejscu.
- Księga główna umożliwia użytkownikom kompilowanie krytycznych sprawozdań finansowych, które obejmują rachunek zysków i strat, zestawienia przepływów pieniężnych i bilanse. W ten sposób pomaga w ocenie rentowności, płynności i dobrobytu finansowego jako całości.
Księga główna a dziennik główny
Różnica jest następująca:
- Definicja: Księgę główną można zdefiniować jako konto, które jest używane do sortowania, przechowywania i podsumowywania transakcji finansowych organizacji, podczas gdy dziennik główny można opisać jako księgę kont, która rejestruje każdą transakcję finansową w porządku chronologicznym.
- Podstawa wpisu: Wpisy są księgowane w oparciu o konta, na które ma to wpływ, natomiast w zapisach księgi głównej są księgowane w kolejności chronologicznej.
- Punkt wejścia: dziennik główny jest pierwszym punktem wejścia, podczas gdy księga główna jest drugim punktem wejścia w księgowości, do rejestrowania transakcji finansowej;
Zalety
Korzyści są następujące:
- Księga główna pomaga w uzyskaniu informacji na temat finansowego dobrobytu organizacji w dowolnym momencie.
- Działa jako wgląd w transakcję firmy. Księga główna pozwala audytorom na głębokie zapoznanie się z działalnością organizacji.
- Szczegółowa analiza ksiąg głównych pozwala audytorom organizacji na głębokie zrozumienie dobrobytu organizacji.
- Księga główna ułatwia także BRS lub wyciągi bankowe, ponieważ wszystkie transakcje finansowe należące do określonego konta bankowego są rejestrowane w jednym miejscu.
- Współczynnik klasyfikacji umożliwia organizacji przeglądanie sumy księgi dłużników za jednym zamachem.
Niedogodności
Wady są następujące:
- Kosztowny i czasochłonny : system księgi głównej może być bardzo kosztowny i czasochłonny. Organizacja może potrzebować zatrudnić księgowych do księgowania transakcji w księdze głównej. Ten system również wymaga dużego nakładu pracy. Dlatego większość małych organizacji biznesowych ma trudności z wyborem i zarządzaniem systemem księgowym GL.
- Podatny na błędy: Inną wadą może być fakt, że są one bardzo podatne na oszustwa i błędy. Możliwość popełnienia błędów i pomyłek jest zawsze wysoka w księdze głównej.
Wniosek
W ten sposób General Ledger (GL) umożliwia użytkownikom sprawozdań finansowych spojrzenie z szerszej perspektywy. Zapewnia systematyczny i miarodajny zapis wszystkich rodzajów transakcji finansowych organizacji, który jest bardzo przydatny przy sporządzaniu sprawozdań finansowych. Pozwala użytkownikom ocenić dobrobyt finansowy organizacji. Można go sklasyfikować jako księgę rozchodów, księgę aktywów, księgę kapitałową, księgę przychodów i księgę zobowiązań.
