Jak udostępnić skoroszyt programu Excel? (Krok po kroku)
Aby udostępnić skoroszyt programu Excel innym użytkownikom, musimy zapisać go w lokalnej lokalizacji sieciowej, aby inni mogli uzyskać do niego dostęp i wprowadzać zmiany. Możemy również śledzić te zmiany i akceptować lub odrzucać te zmiany zgodnie z wymaganiami.
Weźmy poniższy przykład, aby zrozumieć, jak udostępniać arkusz Excela.
Poniżej podajemy dane klienta w skoroszycie zapisanym pod nazwą Dane klienta ”.
- Krok 1: Przejdź do zakładki PRZEGLĄD.
- Krok 2: Kliknij opcję Udostępnij skoroszyt w obszarze Zmiany. Zobacz poniższy zrzut ekranu.
- Krok 3: Następnie pojawi się okno dialogowe Excel Share Workbook File. Zobacz poniższy zrzut ekranu.
- Krok 4: Na karcie Edycja zaznacz pole wyboru i kliknij OK.
- Krok 5: Klikając to pole wyboru, dajemy dostęp innym użytkownikom do edycji.
- Krok 6: Powyższy ekran pokazuje, kto ma otwarty skoroszyt.
- Krok 7: Po kliknięciu OK pojawi się jedno okno dialogowe z komunikatem. Zobacz poniższy zrzut ekranu.
- Krok 8: Kliknij, OK.
- Krok 9: Zapisz ten skoroszyt.
Zaznacz zmiany dokonane w programie Excel przez innych użytkowników
Możemy również podkreślić zmiany, które zostały wprowadzone przez innych użytkowników. Wykonaj poniższe kroki:
- Krok 1: Przejdź do zakładki PRZEGLĄD.
- Krok 2: Kliknij opcję Śledź zmiany w programie Excel w sekcji Zmiany. Zobacz poniższy zrzut ekranu.
- Krok 3: Pokaże ci dwie opcje, jak na poniższym zrzucie ekranu.
- Krok 4: Kliknij Podświetl zmiany.
- Krok 5: Otworzy się tutaj okno dialogowe. Zobacz poniższy zrzut ekranu.
- Krok 6: Kliknij, OK.
- Krok 7: Teraz kliknij opcję Chroń udostępniony skoroszyt w sekcji Zmiany, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
- Krok 8: Otworzy się okno dialogowe. Zaznacz pole wyboru, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
- Krok 9: Kliknij, OK.
- Krok 10: Teraz Excel pokaże zmiany wprowadzone przez użytkowników.
- Krok 11: Jak to wygląda po zmianach? W celach informacyjnych wprowadzę pewne zmiany w udostępnionym pliku skoroszytu programu Excel i zapiszę te zmiany.
- Krok 12: Teraz arkusz automatycznie podświetla zmiany w każdym miejscu, które wykonałem, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
Jak zaakceptować / odrzucić zmiany dokonane przez innych użytkowników
Możemy zaakceptować lub odrzucić zmiany wprowadzone przez innych użytkowników, jeśli te zmiany nie są według nas. W tym celu wykonaj poniższe czynności:
- Krok 1: Przejdź do zakładki PRZEGLĄD.
- Krok 2: Kliknij opcję Śledź zmiany w programie Excel w sekcji Zmiany, tak jak poprzednio.
- Krok 3: Wybierz opcję Akceptuj / Odrzuć zmiany z listy, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
- Krok 4: Następnie pojawi się okno dialogowe, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
- Krok 5: Kliknij, OK.
- Krok 6: Następnie pojawi się okno dialogowe, które pokaże Ci wszystkie zmiany jeden po drugim, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu. Podświetli również komórkę w arkuszu kalkulacyjnym, w której wprowadzono zmiany.
- Krok 7: Kliknij przycisk Akceptuj, aby zaakceptować zmiany lub przycisk Odrzuć, aby odrzucić zmiany.
Ważne punkty do zapamiętania
Funkcja pliku udostępnionego skoroszytu programu Excel ma pewne ograniczenia. Powodem jest to, że nie wszystkie funkcje są w pełni obsługiwane we współdzielonych skoroszytach programu Excel. Oto niektóre z ograniczeń:
- Sortowanie i filtrowanie danych w programie Excel
- Formatowanie warunkowe
- Scalanie komórek Excela
- Hiperłącza w programie Excel.
Możesz korzystać z tych funkcji, ale nie możesz ich dodawać ani zmieniać.
- Po udostępnieniu skoroszytu, gdy co najmniej jeden użytkownik edytuje jednocześnie w tym samym skoroszycie, niektóre zmiany mogą mieć wpływ również na te same komórki.
- W takich sytuacjach arkusz programu Excel zachowuje zmiany wprowadzone przez użytkownika, który jako pierwszy zapisał skoroszyt.
- Gdy inny użytkownik zapisze skoroszyt, wyświetli się okno dialogowe Rozwiązywanie konfliktów .
- Wyświetli wszystkie informacje o zmianach konfliktu.
- Aby rozwiązać konflikty, możesz podjąć odpowiednie działania, klikając Akceptuj moje, Akceptuj inne itp.
