Szablon zarządzania projektem programu Excel
Zarządzanie projektami jest jedną z ważnych ról w każdej organizacji. Nie można po prostu ręcznie śledzić wszystkich działań w projekcie; potrzebujesz oprogramowania, które pomoże Ci lepiej zarządzać projektem.
MS Excel to jedno z tych programów, które może pomóc w śledzeniu statusu projektu za pomocą łatwych szablonów. W tym artykule pokazujemy wyłącznie, jak używać programu Excel do przygotowywania szablonów zarządzania projektami w programie Excel.
Jak używać programu Excel do przygotowywania szablonów zarządzania projektami w programie Excel?
Poniżej znajdują się przykłady przygotowania szablonów zarządzania projektami w programie Excel.
Przykład nr 1 - Szablon zarządzania projektem programu Excel przy użyciu wykresu Gantta
Wykres Gantta jest jednym z tych wykresów w programie Excel, który jest bardzo pomocny w przeglądaniu zadań projektu, aktualnego stanu w stosunku do ustalonych standardów.
Kiedy projekt jest gotowy i działa po tygodniu jako kierownik projektu chce wiedzieć, jaki jest stan projektu, czy jest zgodny, czy nie. Od początku projektu do końca projektu na każdym etapie możesz śledzić etapy projektu.
Załóżmy, że jesteś firmą zarządzającą wydarzeniami i wykonałeś bardzo ważny projekt, który jest dla ciebie bardzo lukratywny. Ale jedyne, co musisz zrobić, to wykonać zadania zgodnie z harmonogramem podanym przez organizatorów. Rozważ poniżej program podany przez organizatorów.
Teraz stwórzmy wykres Gantta w programie Excel, aby śledzić wszystkie działania.
Krok 1: Wybierz Tylko czas rozpoczęcia i wstaw słupkowy wykres kolumnowy. Przejdź do zakładki WSTAW i wstaw skumulowany wykres słupkowy.
Krok 2: Teraz twój wykres musi wyglądać tak.
Krok 3: Teraz kliknij prawym przyciskiem myszy wykres i wybierz Wybierz dane.
Krok 4: Teraz w poniższym oknie wybierz Dodaj.
Krok 5: W poniższym oknie, w nazwie serii, wybierz minuty, a dla wartości serii wybierz dane z C2: C14. Kliknij OK.
Krok 6: W poniższym oknie wybierz opcję EDYTUJ po prawej stronie dla naszych etykiet osi poziomej.
Krok 7: Teraz wybierz wartości poziome jako nasze zadania. Kliknij OK.
Krok 8: Twój wykres powinien teraz wyglądać tak.
Krok 9: Musimy wprowadzić pewne formatowanie, aby wyglądało lepiej. Wybierz wartości szeregów horyzontu, tj. Wartość czasu. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz formatowanie osi.
Na osi formatowanie dotyczy poniższych wartości.
Krok 10: Teraz format czasu będzie wyglądał tak na wykresie.
Krok 11: Wybierz niebieskie paski, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz, sformatuj serie danych.
Krok 12: Przejdź do FILL i wybierz NO FILL.
Krok 13: Teraz paski w kolorze kawy i kliknij serię danych formatu i przejdź do FILL i wybierz różne kolory zgodnie z życzeniem.
Twój wykres jest gotowy do przejęcia zadania i możesz teraz lepiej zarządzać projektem.
Przykład 2 - przykład śledzenia cyklu sprzedaży
Teraz zobaczymy, jak utworzyć moduł śledzenia cyklu sprzedaży w programie Excel. Rozważ poniższe dane dla tego przykładu. Dane obejmują datę rozpoczęcia sprzedaży, datę zakończenia, cel, liczbę ukończonych dni, bieżące osiągnięcie i odchylenie oraz wiele innych rzeczy.
Krok 1: Najpierw wspomnij o sprzedaży docelowej i bieżącej. Uzyskaj wartość wariancji, tj. Wartość docelowa vs bieżąca.
Krok 2: Teraz dotrzyj do% ukończenia projektu.
Krok 3: Teraz podaj datę rozpoczęcia i zakończenia sprzedaży.
Krok 4: Po tym, jak to nastąpi, dni robocze netto między datą rozpoczęcia a datą zakończenia.
Krok 5: Teraz osiągnij cel dziennie, dzieląc go przez liczbę dostępnych dni.
Krok 6: Teraz ustal aktualną datę, stosując formułę DZIŚ w programie Excel.
Krok 7: Teraz oblicz numer dnia, który upłynął od daty rozpoczęcia do daty bieżącej.
Krok 8: Przybądź zgodnie z dziennym celem, jaki powinien być obecny przychód.
Krok 9: Teraz oblicz dotychczasową średnią dzienną.
Krok 10: Oblicz, czy średni trend sprzedaży będzie trwał przez resztę projektu, jaki byłby przychód końcowy.
Krok 11: Teraz podaj osiągnięty procent, jeśli ten sam trend się utrzyma.
Teraz zakończyliśmy naszą część obliczeniową. Korzystając z tego, stwórzmy wizualne wykresy Excela, które pomogą nam śledzić projekt po prostu patrząc na wykres.
Krok 1: Najpierw utwórzmy prosty wykres kolumnowy. Wybierz komórkę B6 i utwórz wykres kolumnowy.
Krok 2: Kliknij prawym przyciskiem myszy wykres i wybierz Wybierz dane.
Krok 3: Teraz kliknij DODAJ.
Krok 4: Teraz w poniższym oknie nie wybieraj niczego, po prostu naciśnij OK.
Krok 5: Mamy teraz taki wykres.
Krok 6: Teraz wybierz pasek i kliknij Formatuj serie danych. Po prawej stronie zobaczysz okno dialogowe Formatuj serie danych.
Krok 7: Nakładaj serie na 100%.
Krok 8: Teraz obie kolumny nakładają się, a wykres wygląda następująco.
Krok 9: Teraz zmień kolor czerwonego paska na NO FILL.
Krok 10: Tak to wygląda.
Krok 11: Narysuj okrągły kształt tuż pod wykresem i dostosuj go.
Krok 12: Dodaj tytuł wykresu.
Mamy gotowy jeden wykres. Podobnie utwórz drugi wykres również dla Osiągnięte% w tym samym trendzie.
Mamy teraz dwa wykresy, które wyglądają tak.
Wystarczy zaktualizować dzienne wartości sprzedaży w komórce B3. Wszystko zmieni się automatycznie.
Jeśli obserwować szablon teraz jak na 14 th lutego 2019 łącznie 33 dni są zakończone, a prąd powinien być 1,51 lakh USD, a rzeczywisty dochód jest teraz 1,1 lakh, czyli 22% ogółu przychodów.
Początkowo cel dzienny wynosił 4587 USD (komórka B11), ale na dzień dzisiejszy osiągnięcie wynosi 2894,74 USD dziennie (komórka B16).
Jeśli ten sam trend 2894,74 dziennie utrzyma się przez resztę okresu projektu, przyniesie ci to 2,53 lakh USD, co stanowi 50,67% docelowego przychodu na początku.
Korzystając z tego szablonu zarządzania projektami, możesz śledzić dzienny cel sprzedaży w porównaniu z rzeczywistym przychodem.
Rzeczy do zapamiętania o szablonie zarządzania projektami w programie Excel
- Wykresy będą naliczane automatycznie, jeśli zmienisz kolumny ręcznego wprowadzania.
- Możesz utworzyć wykres Gantta dla działań, w których następują po sobie zadania.
- W przypadku różnych szablonów zarządzania projektami należy zidentyfikować zadania i linie działań zaangażowanych w projekt.
Możesz pobrać ten szablon programu Excel do zarządzania projektami - szablon programu Excel do zarządzania projektami.
