Co to jest Imprest System?
Imprest System to rodzaj systemu księgowości finansowej przeznaczony do śledzenia i dokumentowania wykorzystania gotówki. Najczęstszym przykładem jest system drobnej gotówki, który księguje każdą transakcję drobnej gotówki, aby utrzymać równowagę w funduszu, która jest równa sumie wpływów drobnej gotówki i dodatkowej gotówki, która pozostaje w funduszu.
Przykłady
A Ltd stara się stworzyć rezerwę na utrzymanie wszystkich drobnych transakcji gotówkowych. Jako dział administracyjny A ltd kieruj się tymi samymi formalnymi procedurami, za pomocą których może utworzyć fundusz drobnej gotówki. System Petty cash Imprest to jeden z najpopularniejszych typów systemu zaliczkowego, który jest używany do rejestrowania drobnych transakcji w czasie, gdy obcięcie czeków jest dla użytkowników niewygodne lub niepraktyczne.
Rachunki drobnej gotówki zwykle zawierają z góry określoną kwotę gotówki, którą można wykorzystać do różnych celów, takich jak zwrot wydatków pracowników, opłacenie drobnych wydatków itp. Spółka może utworzyć fundusz drobnej gotówki, rozpoznając i rejestrując wszystkie transakcje drobnej gotówki w pomocą następujących kroków-
- Na utworzenie funduszu drobnej gotówki przeznaczana jest z góry określona kwota gotówki. To konto jest oddzielnie rejestrowane w księdze głównej organizacji.
- W kolejnym kroku firma musi zidentyfikować wszystkie swoje nominalne wydatki, które są opłacane gotówką i odpowiednio udokumentować je w systemie paragonami.
- Aby utrzymać ustalone z góry saldo, firma musi od czasu do czasu uzupełniać swój drobny fundusz gotówkowy.
- Firma musi regularnie monitorować fundusz kasowy, aby nie było możliwości wystąpienia jakichkolwiek rozbieżności między oczekiwaną kwotą gotówki a rzeczywistą kwotą gotówki.
- Dział administracyjny musi przeprowadzić odpowiednie postępowanie wyjaśniające w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek rozbieżności.
Zalety systemu Imprest
# 1 - Wykrywanie oszustw
System Zaliczka eliminuje możliwość nieautoryzowanego wydatkowania środków, gdyż środki są przeznaczone na z góry określone cele. To z kolei znacznie ułatwia śledzenie wydatków i zgłaszanie rozbieżności, co ostatecznie pomaga w wykrywaniu, a raczej eliminowaniu możliwości oszustw.
# 2 - Zmniejszenie liczby błędów
Kasjer często przegląda książeczkę kasową, a na wypadek, gdyby pojawił się jakiś błąd lub pomyłka, można to łatwo znaleźć i naprawić.
# 3 - Regulacja drobnych wydatków
Drobne wydatki są zarządzane za pomocą ustalonych limitów systemu zaliczkowego, co sprawia, że drobny kasjer prawie nie może wydać więcej niż drobna gotówka dostępna na koncie.
# 4 - Zmniejsza obciążenie głównego kasjera
Księga kasowa odciąża zarówno księgę kasową, jak i Głównego Kasjera od ciężaru rejestrowania drobnych i nominalnych wydatków.
# 5 - Prosta i szybka metoda
W porównaniu z innymi metodami jest to zbyt szybkie, proste, dostępne i jednocześnie wygodne. Metodę można szybko wykorzystać do zapewnienia środków na zakupy pracowników. Jest to jedna z najlepszych znanych metod dokonywania zakupów symbolicznych.
# 6 - Łatwość w pojednaniu
Pogodzenie księgi drobnych pieniędzy jest również proste i nieskomplikowane.
Wady Imprest System
# 1 - Przestarzały system
Księga kasowa jest systemem w dużej mierze przestarzałym i nieefektywnym, nie odpowiadającym potrzebom i oczekiwaniom aktualnych wymagań firmy. Obecnie istnieją lepsze alternatywy, takie jak karty przedpłacone, dostępne w firmach, które zostały specjalnie zaprojektowane z myślą o dzisiejszych potrzebach i wymaganiach.
# 2 - Niewygodne przy wyższych kosztach
Jedną z głównych wad korzystania z systemu Imprest jest to, że powoduje on ogromne niedogodności przy większych wydatkach. System jest wysoce kompatybilny i wygodny w przypadku mniejszych wydatków, a odwrotnie w przypadku większych wydatków.
# 3 - Błędy księgowe
Ponieważ nie ma dodatkowego systemu dokumentacji do śledzenia nominalnych wydatków gotówkowych, nie można zatem zaprzeczyć możliwości błędów księgowych w systemie drobnej gotówki.
# 4 - Nadmierne wydatki
Brak ustalenia limitów wydatków dla każdej nominalnej transakcji może nawet narazić organizację na ryzyko przekroczenia wydatków na zakupy.
# 5 - Kradzież
W przypadku braku odpowiednich kontroli, konto kasowe firmy może zostać niewłaściwie wykorzystane przez pracowników, a ustalenie, kto wyjął gotówkę, będzie trudne.
# 6 - Sprzeniewierzenie
W przypadku braku odpowiednich kontroli istnieje duże prawdopodobieństwo, że zostaną sprzeniewierzone przez pracowników firmy, ponieważ drobna gotówka jest rodzajem aktywów płynnych.
Ważne punkty
- Zwykle drobne środki pieniężne są monitorowane przez depozytariuszy, którzy pomagają w obsłudze rachunków i wypłacają gotówkę pracownikom firmy. W zamian ten ostatni dostarcza takie wpływy, które są całkowicie związane z biznesem.
- Fundusze gotówkowe są tworzone na z góry ustaloną kwotę i odpowiednio ewidencjonowane w księdze jednostki.
- Dział administracyjny organizacji jest odpowiedzialny za prowadzenie księgi kasowej.
- Wszystkie wydatki, które są opłacane z drobnych funduszy, muszą być koniecznie udokumentowane wraz z wpływami.
- System zaliczek może być również używany do pokrycia wynagrodzeń pracowników, dywidend, zachęt, premii, nagród i kosztów podróży.
Wniosek
- Rachunek drobnych środków pieniężnych jest szeroko stosowanym systemem zaliczek, w którym rejestrowane są wydatki nominalne. System drobnej gotówki to prosta i przyjazna dla użytkownika metoda, która umożliwia uzupełnienie wszystkich wydatków. Wspomniany system może pomóc organizacji na wiele sposobów.
- Organizacje mogą korzystać z systemu drobnej gotówki w celu ograniczenia błędów, eliminacji oszustw, kontroli drobnych wydatków, zmniejszenia obciążenia starszych kasjerów i tak dalej.
- Ale użytkownicy systemu Imprest muszą również zdawać sobie sprawę z jego wielu wad, takich jak szanse na kradzież, sprzeniewierzenie, nadmierne wydatki itp. I odpowiednio je wykorzystać. Dlatego organizacje muszą opracować zbiór zasad, które dyktują, w jaki sposób należy obchodzić się z gotówką, aby uniknąć wszystkich związanych z tym problemów.
