Co to jest procedura księgowa?
Procedura księgowa jest definiowana jako proces o charakterze standardowym, który wykonuje określoną funkcję księgową, której celem jest uwzględnienie lepszych zasad zarządzania ryzykiem, tak aby funkcje te były wykonywane w bardziej produktywny i efektywny sposób. Dział księgowości wykonuje kilka funkcji, takich jak wystawianie faktur dla swoich klientów, wystawianie faktur dostawcom, przeprowadzanie uzgodnień bankowych, a zatem takie zadania zwykle wymagają kompleksowych i usprawnionych procedur.
Charakterystyka procedury księgowej
# 1 - Zbieranie informacji finansowych
Rozpoczyna się od zebrania dokumentów finansowych. Gromadzone informacje mogą być rejestrowane i przechowywane w trybie fizycznym lub elektrycznym. Przykładami dokumentów finansowych są taśmy kasowe, przychodzące rachunki, pokwitowania, ewidencja wynagrodzeń, pokwitowania podróży, a także formularze wraz z fakturami.
# 2 - Uzgadnianie i weryfikacja konta
Po zalogowaniu się do systemu księgowi weryfikują informacje finansowe z dostępnymi dowodami. Uzgadnianie kont oraz raportowanie wewnętrzne i zewnętrzne odbywa się zgodnie z ustalonymi procedurami księgowymi. Procedury te powinny być zaprojektowane i skonstruowane w taki sposób, aby zapisywały ważne, obiektywne i dokładne informacje. Procedury powinny być spójne i porównywalne.
Przykłady procedur księgowych
Przykład 1
Najlepszym przykładem opisania powyższego punktu jest wycena zapasów. Po ustaleniu, że zapasy mają być rejestrowane i wyceniane przy użyciu metody „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”, nie należy jej zmieniać na żadną alternatywną metodę wyceny, taką jak metoda inwentaryzacji LIFO lub metoda średniej ważonej.
Przykład nr 2
Innym przykładem mogą być procedury rozliczeniowe, w których faktury są zazwyczaj wystawiane klientom. Obejmuje to trzy szerokie zadania, a mianowicie zbieranie informacji do faktur, tworzenie faktur i wystawianie ich z powrotem do klientów. Osoby odpowiedzialne za proces fakturowania mogą przeglądać codzienne informacje rozliczeniowe i weryfikować ceny w celu realizacji zamówienia. Po zakończeniu przeglądu może poprosić system o wydrukowanie faktur partiami, po czym takie wydrukowane faktury są przesyłane na adres rozliczeniowy.
Przykład nr 3
Innym przykładem jest ustalenie listy płac dla pracowników. Kierownik ds. Płac może gromadzić następujące informacje, takie jak karty czasu pracy, w których może przeglądać i zatwierdzać karty czasu pracy, aby rejestrować godziny spędzone przez pracowników wykonujących to zadanie. Do wykonanych zadań stosuje się odpowiednią stawkę wynagrodzenia, która z kolei jest wykorzystywana do ustalenia wynagrodzenia brutto i wynagrodzenia netto po potrąceniu podatku.
Przykład 4
Innym przykładem jest kalkulacja amortyzacji środków trwałych. W oparciu o wymogi sprawozdawcze dotyczące podatków lub do celów księgowych, można rozważyć zastosowanie metody amortyzacji MACRS lub amortyzacji liniowej w celu ustalenia kosztu amortyzacji środka trwałego.
Zalety
- IT pomaga w podejmowaniu decyzji, ponieważ zapewnia ramy, a także efektywny podział pracy między działami księgowości.
- Różne procedury księgowe wymagają różnych poziomów specjalizacji i umiejętności, aby rejestrować informacje w systemach księgowych.
- Pomaga w rejestrowaniu informacji o charakterze finansowym i pozafinansowym.
- Zapewnia możliwość weryfikacji krzyżowej zapisanych informacji. Pomaga w tworzeniu jednolitych sprawozdań finansowych, które można by wykorzystać do analizy branżowej.
- Zastosowanie odpowiednich procedur księgowych zapewnia efektywność i oszczędność czasu w zakresie rejestrowania informacji w systemie.
- Zapewnia, że dokumentacja biznesowa jest utrzymywana w porządku chronologicznym.
- Zapewnia, że firma spełnia wszystkie wymogi prawne i regulacyjne.
Niedogodności
- Konta prowadzone i tworzone zgodnie z procedurami księgowymi mogą być łatwo manipulowane, jeśli procesy nie są korygowane zgodnie z obowiązującymi wytycznymi, określonymi zgodnie ze standardami rachunkowości i zgodnością z prawem.
- Informacje udostępniane i przygotowywane w ramach przyjętych procedur mogą być nieobiektywne z powodu błędów ludzkich i osądów.
- Nieprzestrzeganie zasad rachunkowości w procedurach może skutkować nieprawidłowym zapisem informacji.
- Pomaga w podziale pracy między różne działy. Jednak powoduje to również tworzenie niepotrzebnych silosów, co z kolei powoduje trudności w procesie uzgadniania informacji finansowych.
Wniosek
Procedury księgowe to zestaw zadań lub procesów, które pomagają działowi księgowości usprawnić i wykonywać przydatne funkcje księgowe. Zapewnia to lepsze zarządzanie informacjami przy zwiększonej przejrzystości i solidnym raportowaniu faktów. Prawidłowe i rzeczowe procedury księgowe pomagają w przygotowaniu przydatnych i rzetelnych sprawozdań finansowych.
