Definicja księgi pomocniczej
Księga pomocnicza to lista kont indywidualnych o podobnym charakterze. Można to również traktować jako rozszerzenie tradycyjnej księgi głównej, która jest oddzielnie wykorzystywana do szczegółowego rejestrowania wszystkich transakcji związanych z rozrachunkami i należnościami.
Rodzaje kont księgi pomocniczej
Trzy popularne typy / komponenty są wymienione poniżej:
- Księga pomocnicza rozrachunków z dostawcami - ten typ księgi rejestruje wszystkie dane transakcji dotyczące poszczególnych dostawców, sprzedawców i wierzycieli organizacji. Śledzi każdy wydatek, jaki organizacja jest winna swoim wierzycielom, sprzedawcom i dostawcom.
- Księga pomocnicza rozrachunków z odbiorcami - Księga rozrachunków z odbiorcami jest używana przez organizacje do rejestrowania wszystkich danych transakcyjnych dotyczących klientów indywidualnych i kupujących. Ten rodzaj księgi odzwierciedla każdą transakcję i kwotę otrzymaną od każdego kupującego do kogokolwiek, kto sprzedaje swoje towary i usługi na kredyt.
- Księga pomocnicza środków trwałych - Księga środków trwałych służy do rejestrowania wszystkich transakcji dotyczących środków trwałych. Aktywa takie jak grunty, wyposażenie, maszyny i urządzenia, nieruchomości, budynki itp. Należą do domeny środków trwałych i to samo musi być ujęte w księdze pomocniczej środków trwałych.
Przykład konta księgi pomocniczej
ABC Ltd sprzedaje opony i przygotowuje księgę zależną należności za rok kończący się w grudniu 2019 r. Bilans otwarcia pana M. Williamsa i T. George'a 1 grudnia wynosi 150 000 USD i 353 000 USD. 5 grudnia firma sprzedała M Williamsowi towary na kredyt za 325 000 USD.
Firma otrzymała płatności od M Williamsa i T George'a 10 i 18 grudnia odpowiednio w wysokości 225 000 USD i 353 000 USD. Przygotuj Księgę Pomocniczą Rozrachunków z Należnościami dla ABC Ltd za rok zakończony 31 grudnia 2019 r.
Rozwiązanie
Poniżej znajduje się Księga Rozrachunków z Należnościami dla ABC Ltd za rok zakończony 31 grudnia 2019 r. -
Zalety
Różne korzyści związane z Księgą Pomocniczą są następujące:
- Eliminacja oszustw i błędów - Korzysta tylko z konta kontrolnego, co ostatecznie eliminuje nawet najmniejszą możliwość oszustwa i błędów.
- Salda pozostają aktualizowane - salda pozostają aktualizowane, ponieważ wszystkie transakcje dotyczące kupujących i wierzycieli są szczegółowo rejestrowane na ich odpowiednich kontach.
- Minimalny błąd i zwiększona wydajność - Odpowiedzialność za przygotowanie i prowadzenie każdego rejestru spoczywa tylko na jednej osobie. Pomaga w zminimalizowaniu błędów i zwiększa wydajność księgi.
- Łatwe przenoszenie - wielkość księgi pozostaje niewielka, ponieważ jest ona podzielona na wiele części. Pozwala księdze na łatwy ruch.
Niedogodności
Wady związane z Księgą pomocniczą są następujące:
- Odpowiedni tylko dla dużych organizacji - jest idealny dla organizacji, które mają duże transakcje. Przedsiębiorstwa lub organizacje na dużą skalę, w których liczba transakcji jest duża, mogą korzystać tylko z tej księgi. Z drugiej strony, to samo nie jest odpowiednie dla małych i średnich organizacji lub takich, w których wolumen transakcji jest niewielki lub mniejszy.
- Drogie - Innym problemem związanym z tą księgą jest to, że są one bardzo drogie, i dlatego te same pozostają mniej preferowane przez organizacje średniej i małej skali.
- Wysoce skomplikowane - jest to bardzo skomplikowane, ponieważ istnieje potrzeba zatrudniania dużej liczby pracowników i prowadzenia różnych ksiąg dla każdego konta. Utrzymywanie różnych księgowych i pracowników staje się nieco skomplikowane dla organizacji.
- Brak pełnych informacji finansowych - ponieważ transakcje nie są rejestrowane chronologicznie; w związku z tym system nie dostarcza pełnych i dokładnych informacji finansowych.
- Wymóg znajomości rachunkowości - Kierownik musi być dobrze zorientowany w rachunkowości; w przeciwnym razie istnieje duże prawdopodobieństwo, że transakcje zostaną nieprawidłowo zarejestrowane, co może ostatecznie wpłynąć na ogólny proces księgowania.
Ograniczenia
Księgi pomocnicze są celowe, ale ich ograniczeń nie można ignorować. Oto kilka ograniczeń -
- Może zawierać niewykryte błędy.
- Księgi pomocnicze nie zapewniają dokładności kont księgi. Pozycje mogą zostać zaksięgowane na nieistotnych kontach, co może zwiększyć liczbę błędów w poszczególnych księgach i ostatecznie wpłynąć na ogólną dokładność księgi pomocniczej.
Księga główna a księga pomocnicza
- Zarówno księga główna, jak i księga pomocnicza są używane do rejestrowania transakcji finansowych.
- Zawiera wszystkie szczegóły, takie jak sprzedaż kredytów, rabaty itp., Aby zapewnić obsługę księgi głównej. W związku z tym można powiedzieć, że istnieje ogromna różnica między księgą główną a księgą pomocniczą.
- W księdze głównej mogą istnieć tylko konta księgi, podczas gdy w księdze pomocniczej może istnieć wiele kont księgi głównej.
- Księga główna zawiera minimalną ilość danych, podczas gdy księga pomocnicza zawiera obszerne dane.
- To tylko część księgi głównej, podczas gdy druga kontroluje tę pierwszą.
Wniosek
Jest to zestaw kont indywidualnych i jest częścią konta ogólnego. Może być używany przez duże firmy lub podmioty, w których ilość danych jest ogromna. Małe lub średnie firmy lub podmioty, które mają niewielką liczbę transakcji, mogą nie korzystać z księgi pomocniczej.
Księga podrzędna eliminuje ryzyko oszustw i błędów i może być podzielona na trzy typy - księgę pomocniczą środków trwałych, księgę podrzędną należności i księgę podrzędną zobowiązań. Księgi pomocnicze są skomplikowane, a ich utrzymanie jest również bardzo kosztowne. Powinien być przygotowany przez księgowych, którzy posiadają odpowiednią wiedzę w zakresie ram rachunkowości, tak aby organizacja mogła jak najlepiej je wykorzystać.
