Co to jest analiza Pareto?
Analiza Pareto to technika podejmowania decyzji oparta na zasadzie 80/20, w której firma może osiągnąć 80% korzyści z projektu wykonując 20% pracy lub 80% problemu firmy można prześledzić do 20% przyczyny. Ta technika podejmowania decyzji statystycznie oddziela ograniczoną liczbę czynników wejściowych, które mają największy wpływ na wynik, niezależnie od tego, czy są one pożądane, czy niepożądane. Stwierdzono, że ta analiza ma zastosowanie w różnych dziedzinach, od ekonomii po kontrolę jakości.
Kroki analizy Pareto
Etapy analizy obejmują:
- Identyfikacja i lista problemów - Pierwszym krokiem jest spisanie wszystkich problemów, które są wymagane do rozwiązania, biorąc dane wejściowe z różnych środków, takich jak klienci, członkowie zespołu, ankiety itp.
- Identyfikacja pierwotnej przyczyny - po zidentyfikowaniu problemu należy zidentyfikować jego pierwotną przyczynę przy użyciu różnych technik.
- Problemy z oceną - punktację problemu należy przeprowadzić, przypisując numery do każdego z problemów w zależności od problemu, który próbuje się rozwiązać.
- Grupowanie problemów - po ocenieniu problemu należy pogrupować problemy według głównej przyczyny.
- Sumowanie każdego wyniku grupowego - wyniki z każdej grupy przyczynowej zostaną następnie dodane jako grupa z najwyższym wynikiem z najwyższym priorytetem, a najniższy wynik otrzyma najniższy priorytet.
- Podejmowanie niezbędnych działań - Na koniec należy opracować i wdrożyć plan działania w celu rozwiązywania problemów, koncentrując się w pierwszej kolejności na problemach o najwyższym wyniku.
Przykład analizy Pareto
Pan X jest właścicielem serwisu, który nie działa zgodnie z oczekiwaniami. Pan X martwi się o to samo i chce rozwiązać problemy i zwiększyć ogólne zadowolenie klienta. Postanowił przejść do analizy Pareto.
Krok 1: Identyfikacja i lista problemów
Pan X wymienia problemy, posługując się liczbą skarg, które wpłynęły do serwisu.
- Połączenia telefoniczne nie są szybko odbierane.
- Personel centrum serwisowego nie ma wystarczającej wiedzy, aby rozpatrywać skargi klientów.
- Brak ustalonego czasu na przybycie personelu technicznego do centrum. Z tego powodu klient może czekać dłużej.
- Wszystkie części gadżetów nie są dostępne, więc; klient może potrzebować drugiej wizyty po złożeniu zamówienia.
- Pracowników jest za mało, przez co są pod presją.
- Problem mógłby zostać rozwiązany przez telefon, o który klienci proszeni są odwiedzający centrum.
Krok 2: Identyfikacja pierwotnej przyczyny
Po zidentyfikowaniu problemu identyfikowana jest ich główna przyczyna, jak pokazano w tabeli.
Krok 3: Oceń problemy
Aby rozwiązać problem, przyjmuje się liczbę skarg jako podstawę otrzymaną przez centrum serwisowe. Wyniki przedstawiono w poniższej tabeli.
Krok 4: Grupowanie problemów
Po ocenie problemu problemy należy pogrupować według pierwotnej przyczyny. W omawianym przypadku istnieją trzy podstawowe przyczyny, do których należy zbyt mała liczba pracowników ośrodka, brak przeszkolenia i słaba organizacja.
Krok 5: Sumowanie każdego wyniku grupowego
Wyniki z każdej grupy przyczynowej zostaną następnie dodane jako grupa z najwyższym wynikiem z najwyższym priorytetem, a najniższy wynik otrzyma najniższy priorytet.
Brak problemów szkoleniowych z najwyższą oceną przy najwyższym priorytecie.
Krok 6: Podjęcie niezbędnych działań
Wreszcie, należy opracować i wdrożyć plan działania w celu rozwiązywania problemów, koncentrując się w pierwszej kolejności na problemach, które zostały najwyżej ocenione. Zatem pan X powinien bardziej skupić się na szkoleniu personelu, ponieważ dzięki temu odniesie największe korzyści. Po wykonaniu tej czynności powinien przyjrzeć się rosnącej liczbie pracowników.
Zalety i wady analizy Pareto
Zalety
- Analiza Pareto jest jednym z potężnych narzędzi do rozwiązywania problemów, które jest proste i skuteczne. Chociaż technika opiera się głównie na znalezieniu 20% podstawowych przyczyn, które są odpowiedzialne za 80% problemów, nadal można ją stosować do rozwiązań, w których nie ma zastosowania zasada 80:20.
- Umiejętności rozwiązywania problemów osoby przeprowadzającej tę analizę można zwiększyć, ponieważ umożliwia to uporządkowanie problemów związanych z pracą w spójne fakty, a po jasnym zarysowaniu tych faktów można rozpocząć planowanie w celu rozwiązania problemów.
- Procedury i procesy, którymi się kierujemy przy dokonywaniu zmian, są generalnie dokumentowane podczas przeprowadzania tej analizy, co pomoże w lepszym przygotowaniu i usprawnieniu przyszłych decyzji.
Niedogodności
- Przeprowadzona analiza Pareto nie dostarcza rozwiązań problemów; raczej pomaga w zidentyfikowaniu kilku istotnych przyczyn, które są odpowiedzialne za większość problemów.
- Ta analiza jest oparta na przeszłych informacjach, które właściciele małych firm mogą nie być przydatne, ponieważ mogą nie odzwierciedlać poprawnie obecnej sytuacji firmy.
- Jego sukces zależy od dokładności punktacji każdego z zagadnień. Firmy, które nie przypiszą właściwej punktacji do każdego czynnika na wykresie Pareto, otrzymają niedokładne wyniki.
Ważne punkty analizy Pareto
- Idea reguły 80:20 zakłada, że 80% korzyści z projektu firma może osiągnąć wykonując 20% pracy, lub 80% problemu firmy można przypisać 20% przyczyn.
- Każdy problem otrzymuje liczbową ocenę na podstawie poziomu wpływu.
Wniosek
Analiza Pareto jest techniką ustalania priorytetów pracy związanej z rozwiązywaniem problemów, tak aby można było rozwiązać wiele problemów. Opiera się na zasadzie Pareto, znanej również jako zasada 80/20, gdzie idea reguły 80/20 mówi, że 80% korzyści z projektu może zostać osiągnięte przez firmę wykonując 20% pracy lub 80% problem firmy jest przypisany 20% przyczyn. Pokazuje nie tylko najważniejszy problem, ale jednocześnie daje punktację pokazującą powagę problemu.
