Pełna forma protokołu ustaleń - protokół ustaleń
Pełna forma protokołu ustaleń oznacza porozumienie między dwiema lub więcej stronami, sygnalizujące zamiar wszystkich stron do działania we wspólnym kierunku, nie jest prawnie wiążące i może być interpretowane jako krok naprzód w kierunku formalne porozumienie między stronami.
Jak działa protokół ustaleń?
- Protokół ustaleń określa w dokumencie obowiązki i oczekiwania wszystkich stron oraz promulguje poważny zamiar podjęcia działania.
- Porozumienia ustaleń są szeroko stosowane w stosunkach międzynarodowych, ponieważ mogą być formułowane szybko i potajemnie między zainteresowanymi stronami. Wiele firm, agencji rządowych i departamentów również korzysta z MOU, aby iść naprzód w kierunku celu.
Treść i format protokołu ustaleń
Kiedy strony zgłaszają się, aby podpisać protokół ustaleń, rozmowy musiały osiągnąć etap, na którym strony wiedzą, czego mogą oczekiwać po związku i jak postępować w kierunku celu. Każda ze stron może przygotować własny zestaw warunków zgodnie ze swoimi rozmowami i opracować wspólną wersję protokołu ustaleń, uwzględniając interesy każdej ze stron zawarte w ich dokumentach.
Protokoły ustaleń mają zwykle następującą treść, gdy są sporządzane:
# 1 - Zamiar
Intencja to opis tego, co strony zamierzają osiągnąć dzięki relacji lub partnerstwu. Zamiar powinien być prosty, bez jakiejkolwiek dwuznaczności, aby ułatwić odniesienie i jasność celu.
# 2 - Szczegóły stron
Każda ze stron uczestniczących w protokole ustaleń powinna zostać wymieniona w tej sekcji protokołu ustaleń. Mogą to być kraje, organizacje, instytucje, firmy lub organizacje handlowe.
# 3 - Okres obowiązywania protokołu ustaleń
Następnie należy określić okres, przez jaki będzie obowiązywać protokół ustaleń. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu strony nie mogą pójść w kierunku porozumienia, porozumienie wygasa w wyznaczonym terminie. Memorandum of Understanding nie jest wieczne.
# 4 - Obowiązki zaangażowanych stron
W tej sekcji szczegółowo określono obowiązki każdej ze stron. Jeśli są jakieś wspólne obowiązki, należy je również określić tutaj. Ta sekcja powinna być jak najbardziej szczegółowa, aby jasno określić, co każda ze stron zrobi, aby osiągnąć wspólny cel uzgodniony w protokole ustaleń. Ta sekcja powinna zawierać szczegółowe informacje na temat zasobów, jakimi oczekuje się od wszystkich stron, oraz sposobu, w jaki przyczynią się one do wypełnienia ich wymaganych obowiązków proponowanych w tej części dokumentu.
# 5 - Zastrzeżenia
Powinien zawierać odpowiednie zastrzeżenia określające wszelkie obowiązki, fakty i procesy, od których obie strony powinny się zdystansować. Dla jasności w tym segmencie należy wspomnieć o wszelkich kontrowersyjnych ustaleniach.
# 6 - Finanse
W tej części protokołu ustaleń należy szczegółowo określić ustalenia finansowe proponowanego partnerstwa. Płatności lub inwestycje, które mają być dokonane, podział dochodów do wykonania, odsetki do zapłacenia, koszty do poniesienia itp. Powinny być określone w tej części dokumentu.
# 7 - Podział ryzyka
Strony powinny wyraźnie posiadać ryzyko, które będą ponosić w trakcie partnerstwa. Ryzyko może być w ramach lub poza kontrolą odpowiednich stron. Niezależnie od charakteru ryzyka strony powinny w odpowiedni sposób ująć w MOU wszystkie formy ryzyka. W tym segmencie należy również wspomnieć o ryzykach, które będą wspólnie dzielone.
# 8 - Podpisy
Każda ze stron lub przedstawiciele powinni podpisać protokół ustaleń, wyrażając zgodę na warunki wymienione w MOU.
Powyższe są elementami podstawowego protokołu ustaleń. Strony mogą uczynić to bardziej złożonym lub prostym, w zależności od charakteru transakcji. Na przykład protokół ustaleń między dwiema instytucjami charytatywnymi w celu współdzielenia przestrzeni w budynku może być niezwykle prosty. Jednocześnie protokół ustaleń między dwoma rządami w sprawie ich handlu i handlu może być niezwykle złożony i obejmować tysiące stron ze szczegółami dotyczącymi każdej części proponowanego porozumienia.
Kiedy stosować protokół ustaleń?
Strony decydowały się na zawarcie protokołu ustaleń, kiedy potrzebują czegoś lepszego niż ustne zobowiązanie i mniej niż formalna umowa. To tylko formalny pakt powagi między stronami. Protokół ustaleń nadal może być krokiem w kierunku formalnej umowy, jeśli strony zdecydują się na zawarcie partnerstwa, co ma poważne konsekwencje. Można go również podpisać między organizacjami non-profit, ponieważ są one uważane za mniej groźne niż formalna umowa.
Cel, powód
Celem typowego MOU jest ułożenie tego, na co strony zgodziły się w formalnym związku lub partnerstwie. Jest lepsze niż ustne zobowiązanie, jest udokumentowane i można się do niego odnieść, jeśli którakolwiek ze stron zboczy ze ścieżki określonej w dokumencie. W przypadku braku protokołu ustaleń trudno jest nawet wzajemnie rozstrzygać spory w trakcie układu, zagrażając osiągnięciu celu końcowego.
Zalety
- Formalny dokument określający obowiązki wszystkich zaangażowanych stron
- Lepsze niż ustne zobowiązania
- Stanowi dobry punkt odniesienia w przypadku sporów
- Wyraża zamiar wszystkich stron zmierzający do wspólnego celu
- Wygodne i łatwe do oprawienia niż prawnie wiążąca umowa
- Jest bardziej przyjazny i mniej groźny niż formalna, prawnie wiążąca umowa
- Umożliwia uniknięcie zobowiązań wynikających z prawa międzynarodowego podczas podpisywania porozumień przez państwa
Niedogodności
- Brak wiążącego prawnie ogranicza zdolność protokołu ustaleń do osiągnięcia pożądanego rezultatu
- Nie wszystkie strony mogą wierzyć w porozumienie, w którym to przypadku może dojść do impasu w rozmowach między stronami, w których nic nie może przynieść rezultatów.
Wniosek
- Są szeroko stosowane i uważane za ważny punkt wyjścia w relacjach dwustronnych i biznesowych. Formalnie spisane role, obowiązki i ryzyka zapewniają jasność co do sposobu podejścia do różnych sytuacji w trakcie trwania umowy.
- Niektóre protokoły ustaleń okazują się równie dobre jak umowy prawne, ponieważ strony trzymają się ich przez cały czas dla większej wzajemnej korzyści, podczas gdy inne gubią się, ponieważ strony nie przestrzegają ich z powodu zmniejszonej żywotności (w którym to przypadku jest wzajemnie rozwiązane) lub z powodu egoistycznych interesów zaangażowanych stron.
