Zaktualizuj tabelę przestawną w programie Excel
Tabele przestawne świetnie nadają się do analizowania dużych ilości danych i pomogą nam w świetnym opowiadaniu historii kryjącej się za danymi. Jednak istnieje ograniczenie dotyczące tabeli przestawnej, a to ograniczenie polega na tym, że w przypadku jakichkolwiek zmian w istniejących danych lub w przypadku dodawania lub usuwania danych, tabela przestawna nie może natychmiast wyświetlać raportów, więc wymaga od użytkownika interwencja w celu pokazania zaktualizowanych wyników. Zaktualizowanie tabeli przestawnej w celu wyświetlenia wyników jest możliwe przez odświeżenie tabeli przestawnej, ale to odświeżanie jest procesem ręcznym; Jednak za pomocą klawisza skrótu możemy również zaktualizować tabelę przestawną, aw tym artykule pokażemy, jak zaktualizować tabele przestawne.
Jak zaktualizować tabelę przestawną?
Na przykład spójrz na poniższe dane w arkuszu programu Excel.
Podsumujemy ten raport, dodając tabelę przestawną, więc najpierw wstawmy tabelę przestawną.
Nasza tabela przestawna wygląda tak, jak pokazano poniżej:
Ok, teraz przejdziemy do głównych danych i zmienimy jeden z numerów sprzedaży.
W komórce C5 aktualna wartość to 3801 i zmieni się teraz na 5000.
Jeśli wrócisz do tabeli przestawnej programu Excel i zobaczysz, że wynik „Mechaniczny” pozostanie taki sam, jak stary 29393.
Więc to jest problem z tabelą przestawną. Aby zaktualizować raport w celu wyświetlenia zaktualizowanych wyników, kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną komórkę w tabeli przestawnej i wybierz opcję „Odśwież”.
Po odświeżeniu raportu możemy teraz zobaczyć zaktualizowane wyniki.
Teraz spójrz na wynik tabeli przestawnej; przed odświeżeniem otrzymaliśmy wartość 29393 dla produktu „Mechaniczne”, a po odświeżeniu jest wyświetlana jako 30952.
W ten sposób możemy odświeżyć tabelę przestawną, jeśli są jakieś zmiany w istniejącym zestawie danych.
Zaktualizuj tabelę przestawną, jeśli jest to dodatek do istniejącego zbioru danych
Widzieliśmy, jak możemy odświeżyć tabelę przestawną, jeśli zmienią się numery danych istniejącego zestawu danych, ale to nie to samo, jeśli zostaną dodane do istniejącego zestawu danych.
Jako przykład powyższego istniejącego zestawu danych dodamy pięć kolejnych wierszy danych.
Jeśli odświeżysz tabelę przestawną, nie weźmie to pod uwagę dodatkowych danych.
Dzieje się tak, ponieważ podczas tworzenia tabeli przestawnej przyjęto odniesienie do zakresu danych z A1: C20, a ponieważ dodaliśmy dane po wierszu numer 20, nie przyjmie on zakresu danych automatycznie.
Aby wyświetlić odwołanie do zakresu danych w arkuszu tabeli przestawnej, zaznacz dowolną komórkę tabeli przestawnej; otworzy się jeszcze dwie karty na wstążce jako „Analiza i projektowanie”. Na karcie „Analiza” kliknij opcję „Zmień źródło danych”.
Teraz przeniesie nas to do arkusza danych z już wybranym zakresem danych.
Jak widać powyżej, dla istniejącej tabeli przestawnej przyjęto odniesienie do zakresu danych jako A1: C20; ponieważ dodaliśmy nowe dane po wierszu numer 20, nawet po odświeżeniu tabeli przestawnej nie pokaże ona nowo zaktualizowanego wyniku.
Musimy więc wybrać nowy zakres danych w powyższym oknie, więc wybierz nowy zakres danych z A1: C25.
Kliknij „OK”, a nasza tabela przestawna pokaże zaktualizowane wyniki.
Jak widać powyżej, po zmianie zakresu danych, nasza tabela przestawna pokazująca nowe wyniki, więc teraz wszystko, co dzieje się z zakresem komórek z A1: C25, zostanie odzwierciedlone po odświeżeniu.
Automatyczny zakres danych dla tabeli przestawnej z tabelami programu Excel
Jak widzieliśmy powyżej, musieliśmy ręcznie zmienić zakres danych w przypadku dodatkowych danych, ale przy użyciu tabel programu Excel; możemy sprawić, by zakres danych był automatycznie wybierany do tabeli przestawnej.
Po pierwsze, przekształcić zakres danych do Excel, naciskając klawisze Ctrl + T .
Kliknij OK, a nasz zakres danych zostanie przekonwertowany na „tabelę programu Excel”.
Teraz utwórz tabelę przestawną, wybierając zakres tabel programu Excel.
Teraz przejdź do danych i dodaj kilka wierszy danych po ostatnim wierszu istniejącego zakresu danych.
Teraz po prostu wróć i odśwież tabelę przestawną, aby uzyskać wynik.
W ten sposób możemy użyć różnych technik do aktualizacji tabeli przestawnej w programie Excel.
Zaktualizuj wyniki wielu tabel przestawnych za pomocą klawiszy skrótów
Wyobraź sobie od 10 do 20 tabel przestawnych. Czy możesz zaktualizować tabelę przestawną, przechodząc do każdej tabeli przestawnej i naciskając przycisk odświeżania ???
Jest to bardzo czasochłonne; zamiast tego możemy polegać na jednym klawiszu skrótu, który może zaktualizować wszystkie tabele przestawne w skoroszycie.
Spowoduje to odświeżenie wszystkich tabel przestawnych w skoroszycie.
Rzeczy do zapamiętania
- Jeśli zakres danych jest normalnym odniesieniem do zakresu, tabela przestawna nie będzie uwzględniać żadnych dodatkowych danych.
- Konwertując zakres danych na tabele programu Excel, możemy sprawić, że zakres danych będzie odnosił się do normalnego.
