Faktura pro forma Znaczenie
Faktura pro forma to dokument wystawiony przed fakturą podatkową przez dostawcę / sprzedawcę dla kupującego, zawierający szczegółowe informacje o towarach / usługach, które mają być dostarczone kupującemu, w tym cenę towarów / usług, wszelkie inne obowiązujące opłaty, takie jak koszty dostawy, obowiązujące podatki i ilość szczegóły lub całkowitą wagę przesyłki.
Funkcje faktury pro forma
Jest to niewiążący dokument wystawiony przez sprzedającego, podający szacunkową cenę towarów / usług, które jeszcze nie zostały dostarczone. Faktura ta jest wystawiana przed wystawieniem faktury VAT. Następujące funkcje wyjaśnią to lepiej:
- Dokument niewiążący - Ponieważ ta faktura została wystawiona przed zawarciem umowy sprzedaży, dokument ten nie wiąże ani sprzedawcy, ani kupującego umową sprzedaży.
- Cena do negocjacji - ten dokument zawiera szacunkową cenę towarów / usług, które mają być dostarczone, więc cena podana na tej fakturze jest zawsze do negocjacji.
- Wydane przed faktyczną sprzedażą - jest wydawane przed faktyczną sprzedażą i zawiera pełne informacje dla kupującego dotyczące ceny, podatków, prowizji, opłat za przesyłkę, szczegółów ilości itp.
- Ważność - jest ważna przez określony okres, z reguły do daty wystawienia faktury podatkowej.
- Brak zobowiązania podatkowego - ponieważ ta faktura nie jest fakturą podatkową, w związku z jej wystawieniem nie jest generowane żadne zobowiązanie podatkowe.
Jak stworzyć fakturę pro forma?
Nie ma ustalonego schematu tworzenia takiej faktury. Sprzedawca może wybrać tryb, format i projekt. Zawiera następujące szczegóły:
- Data wydania.
- Unikalny numer seryjny faktury.
- Szczegóły dotyczące kupujących, w tym jego adres i dane kontaktowe;
- Dane sprzedawcy, w tym jego adres i dane kontaktowe;
- Adres wysyłki.
- Szczegóły dotyczące wagi i ilości dostarczonego towaru;
- Pełny opis towarów, które mają być dostarczone, łącznie z ceną jednostkową i ilością;
- Wszelkie inne opłaty, takie jak prowizja, podatki lub koszty transportu, które ma zapłacić kupujący;
- Przewidywana data wysłania zamówienia;
- Może mieć również datę ważności.
Kroki tworzenia faktury pro forma
Krok 1: Zidentyfikuj proponowanego klienta, dla którego ma być wystawiona faktura.
Krok 2: Podaj wszystkie istotne szczegóły, jak omówiono powyżej, w tym cenę towarów / usług, na które obie strony wyraziły zgodę.
Krok 3 : Podaj szczegóły dotyczące konkretnych towarów / usług, które mają być dostarczone.
Krok 4: Na koniec podpisz fakturę i podaj datę wystawienia faktury.
Przykład faktury pro forma
Pan Kupujący niedawno założył nową firmę produkującą odzież, produkującą koszule i spodnie. Po znaczących poszukiwaniach surowego materiału na spodnie i koszulę, dotarł do sprzedającego, zajmującego się hurtowymi dostawami surowca oraz nici do szycia przez ostatnie 15 lat.
Pan Sprzedawca zaoferował jeden kawałek 30-metrowego materiału za 25 dolarów. Pan Kupujący oszacował, że będzie potrzebował 2700 metrów materiału, aby spełnić swoje roczne zapotrzebowanie. Pan Kupujący poprosił o fakturę pro forma zawierającą szczegóły dotyczące ceny całkowitej, ilości, kosztu przesyłki oraz wagi przesyłki. Pomóż Sprzedającemu sporządzić fakturę pro forma i wypełnić odpowiednie dane.
Rozwiązanie
Poniżej znajduje się przykład faktury pro forma firmy odzieżowej -
Różnica między fakturą pro forma a fakturą
Różnica między fakturą pro forma a ofertą
Kiedy użyć?
Jest to niezbędny proces dla organizacji. Ten proces ma miejsce przed faktycznymi transakcjami sprzedaży. Może być używany w następujących sytuacjach:
- Generalnie jest wydawany w przypadku nowych kupujących, z którymi w przeszłości nie doszło do transakcji.
- Ponieważ jest to dokument negocjowalny, kupujący może negocjować podaną cenę, a sprzedawca może w łatwy sposób zmienić fakturę pro forma, czego nie ma w przypadku faktury VAT.
- Przedstawienie kupującym oczekiwanej ceny i innych kosztów związanych z taką sprzedażą.
- Może być wykorzystany do uzyskania zaliczki na sprzedaż, jeśli kupujący zaakceptuje fakturę.
- Może być również używany w biznesie eksportowym i importowym.
Dlaczego warto korzystać z faktury pro forma?
Jak kilkakrotnie pisaliśmy w artykule, jest to dokument wystawiany przed wystawieniem jakiejkolwiek faktury podatkowej. Zatem pierwszym i podstawowym powodem jest:
- Jest to niezobowiązujący dokument, o szczegółach zbliżonych do faktury podatkowej, który można negocjować przed faktyczną transakcją sprzedaży, co zapewnia elastyczność biznesowi.
- Drugim ważnym aspektem jest to, że akceptacja tych faktur oznacza zadowolenie kupującego z ceny żądanej przez sprzedającego, a on zobowiązuje się zapłacić taką cenę, łącznie z innymi powiązanymi kosztami.
- Daje również możliwość uzyskania zaliczki na zamówienie sprzedaży, jeśli kupujący zaakceptuje fakturę pro forma.
Wniosek
Faktura pro forma odgrywa istotną rolę w funkcjonowaniu organizacji. Można to potraktować jako pierwszy krok w realizacji transakcji sprzedaży. Usunięcie wszelkich nieporozumień związanych z ceną produktu otwiera drzwi do długiej relacji biznesowej.
