Co to jest księgowość w programie Excel?
Księgowość w programie Excel oznacza rejestrowanie codziennych transakcji finansowych podmiotu, takich jak zakup, sprzedaż, płatności, wpływy i wydatki w szablonie programu Excel. Aby zarejestrować transakcje w programie Excel, najpierw należy skonfigurować / dostosować program Excel zgodnie z wymaganiami, a następnie rejestrować codzienne transakcje w tym szablonie i zapisywać je na własnym komputerze.
Księgowość z pojedynczym zapisem w programie Excel
W systemie pojedynczego wejścia rejestrowana będzie tylko jedna strona transakcji, a efekt tych transakcji trafi tylko do jednego miejsca. Natomiast w systemie księgowania podwójnego zapisu każda transakcja będzie rejestrowana jako debet i kredyt, a te będą miały wpływ na dwa rachunki.
W systemie pojedynczego wpisu transakcje będą rejestrowane z uwzględnieniem celu i wyniku transakcji. W księgowości jednoksięgowej główny nacisk zostanie położony na wpływy i płatności gotówkowe, a nie na rejestrowanie każdego wydatku i dochodu lub aktywów i pasywów.
Jak utworzyć księgowość w programie Excel
Krok 1: Przygotuj szablon Excela do rejestracji transakcji zgodnie z wymaganiami, przygotowując podmiot, który może skorzystać z pomocy księgowych.
Krok 2: Przygotuj plan kont do rejestrowania i kategoryzowania transakcji zgodnie z charakterem prowadzonej działalności. Ogólnie plan kont dzieli się na trzy kategorie, którymi są:
- Dochód: Za rejestrowanie pieniędzy wpływających do firmy.
- Koszt: Za rejestrowanie pieniędzy, które wychodzą lub robią interesy.
- Koszt sprzedanych towarów: pieniądze, które są wydawane na tworzenie gotowych towarów.
Poniżej znajduje się przykładowy plan kont:
Krok 3: Przygotuj rachunek zysków i strat za pomocą planu kont, aby obliczyć zysk brutto i zysk netto w całym okresie. W przypadku miesięcznego rachunku zysków i strat zostanie sporządzonych 12 arkuszy rachunku zysków i strat, a następnie jeden roczny arkusz rachunku zysków i strat poprzez połączenie wszystkich 12 arkuszy rachunku zysków i strat. Rachunek zysków i strat będzie wyglądał następująco:
Krok 4: Przygotuj jeden arkusz Excela, w którym wszystkie faktury nie. zostaną zapisane, aby można było śledzić, która faktura została zapłacona lub które faktury oczekują na płatność.
Krok # 5: Przygotuj rachunki przepływów pieniężnych w celu ustalenia sytuacji gotówkowej jednostki.
Krok # 6: Po przygotowaniu wszystkich powyższych arkuszy programu Excel, aby zapisać plik w bezpiecznej lokalizacji, nadając odpowiednią nazwę folderowi. Możemy również zabezpieczyć ten plik hasłem.
Przykład księgowości w programie Excel
Poniżej znajduje się księga kasowa za okres od 18 kwietnia 2018 r. Do czerwca 2018 r., Prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel, w którym wpływy i wypływy środków pieniężnych zostały zarejestrowane przy użyciu księgowości pojedynczego zapisu.
Na dzień 01.04.2018 Saldo otwarcia gotówki i banku wynosi 1000 USD po dodaniu i odjęciu dochodu i wydatków w okresie, otrzymamy saldo końcowe w wysokości 2564 USD.
Zalety
Oto kilka zalet:
- Księgowość w szablonie Excela nie wymaga żadnych specjalnych umiejętności księgowych; dlatego łatwo jest prowadzić ewidencję transakcji.
- Jest tańszy, ponieważ arkusz kalkulacyjny programu Excel jest dostępny na każdym komputerze / laptopie; dlatego nie jest wymagany zakup żadnego oprogramowania księgowego.
- Excel ma różne funkcje, które pomagają w łatwym rejestrowaniu transakcji, takich jak dodawanie, mnożenie, WYSZUKAJ.PIONOWO, tabela przestawna, makra.
- Excel pomaga w przygotowaniu różnych prezentacji graficznych, takich jak wykresy, słupki, wykresy kołowe i wiele innych.
- Wielu użytkowników w biurze może uzyskać do niego dostęp, udostępniając arkusz programu Excel w jedynym możliwym do odczytu trybie, w którym tylko jeden może zmieniać dane w arkuszu programu Excel, a inni mogą tylko przeglądać dane.
Niedogodności
Poniżej wady:
- W programie Excel użytkownicy księgowi mogą przygotowywać dane zgodnie z wymaganiami i mogą być stronniczy podczas przygotowywania i przedstawiania danych kierownictwu.
- Konieczne jest wpisanie poprawnej formuły, ponieważ w excelu formuła zostanie wpisana ręcznie. Jeśli we wzorze jest jakiś błąd, wynik się zmieni, a to wpłynie na podejmowanie decyzji.
- Prowadzenie księgowości w programie Excel jest mniej bezpieczne niż zarządzanie danymi w oprogramowaniu księgowym, a hakerzy mogą z łatwością je zhakować, aw organizacji również każdy może uzyskać dostęp do danych.
- Nie jest to przydatne i czasochłonne w przypadku wprowadzania dużej ilości danych do programu Excel.
- W programie Excel nie jest możliwe automatyczne importowanie danych z oprogramowania banku lub innego oprogramowania, takiego jak inne oprogramowanie księgowe, co pozwala nam automatycznie importować dane z innego oprogramowania.
Wniosek
Księgowość w arkuszu Excela jest przydatna dla tych organizacji, które są w początkowej fazie działalności i nie chcą zwiększać swoich wydatków poprzez rekrutację wykwalifikowanej siły roboczej i zakup oprogramowania księgowego. Utrzymanie transakcji księgowych w programie Excel jest łatwe w porównaniu z rejestrowaniem transakcji w oprogramowaniu księgowym. Jednocześnie jest jednak mniej bezpieczny i nieprzydatny w przypadku dużej liczby transakcji, a szanse na błąd są bardzo wysokie.
