Kontrole księgowe to procedury i metody stosowane przez jednostkę w celu zapewnienia, wiarygodności i dokładności sprawozdań finansowych, ale te kontrole rachunkowości są stosowane w celu zapewnienia zgodności i zabezpieczenia spółki oraz nieprzestrzegania prawa, zasad i regulacje.
Co to jest kontrola księgowa?
Kontrole księgowe to środki i mechanizmy kontrolne przyjęte przez organizację, które prowadzą do zwiększenia wydajności i zgodności w całej organizacji oraz zapewniają, że sprawozdania finansowe są dokładne, gdy są przedstawiane audytorom, bankierom, inwestorom i innym interesariuszom.
W organizacji stosowane są różne rodzaje kontroli. Ponadto nie ma prostej polityki kontroli, która dotyczy każdej organizacji. Stosowanie mechanizmów kontrolnych w każdej organizacji jest projektowane i wdrażane zgodnie z jej potrzebami, rodzajem działalności, aspiracjami, celami i innymi wytycznymi.
Rodzaje kontroli księgowych
Istnieją trzy główne kategorie kontroli wewnętrznej księgowości.
# 1 - Detective Controls
Jak sama nazwa wskazuje, te kontrole to mechanizmy kontrolne mające na celu wykrycie wszelkich rozbieżności i odstępstw od obowiązujących zasad. Służy również do kontroli integralności.
Na przykład - niespodziewane sprawdzenie rzeczywistego salda gotówki w kasie i salda gotówki zgodnie z kontami zapewni, czy kasjer wykonuje swoją pracę dokładnie, czy nie. Może również odzwierciedlać każdy błąd księgowania księgowego. W skomputeryzowanym środowisku, w którym liczby są ogromne, a przetwarzanie rachunków od początku do końca jest wykonywane przez system, w takich przypadkach możemy chcieć wystawić fakturę testową i śledzić ją do sfinalizowania kont, aby sprawdzić, czy daje pożądany rezultat i jest zgodny z przepisami.
W ten sam sposób, porównując rzeczywisty stan fizyczny w magazynie i stan końcowy zgodnie z księgami, pokaże się, czy wystąpił problem w przetwarzaniu zapasów, jakakolwiek kradzież lub normalna strata. Ponadto sprawdzenie, czy wszystkie aktywa występujące w księgach są fizycznie obecne, zapewnia bezpieczeństwo aktywów.
Teraz na przykładach zrozumieliśmy, że kontrole wykrywające są stosowane nieregularnie i mają bardziej charakter audytowy w celu identyfikacji błędów lub rozbieżności.
# 2 - Kontrole zapobiegawcze
Kontrole są stosowane codziennie w organizacji, aby przede wszystkim zatrzymać błędy lub rozbieżności. Można powiedzieć, że są to zasady, których każdy w organizacji musi przestrzegać w swojej codziennej pracy.
Na przykład - w środowisku księgowym, kiedy osoba księguje fakturę, jest ona przekazywana innej osobie do recenzji i zatwierdzenia. Po zaksięgowaniu faktury płatność jest dokonywana przez inny zespół. Nazywa się to podziałem obowiązków i zapewnia, że codziennie jedna osoba nie ma kontroli nad rezerwacją i opłacaniem faktur.
Rotacja stanowisk to klasyczny przykład kontroli prewencyjnej. W dużej organizacji lub w krytycznym miejscu personel jest przenoszony w regularnych odstępach czasu, aby zapewnić, że żadna osoba nie będzie miała dostępu do żadnych danych ani aktywów przez dłuższy okres, co gwarantuje, że dana osoba nie będzie zaangażowana w kradzieże lub nielegalne zajęcia.
W środowisku komputerowym codzienne tworzenie kopii zapasowych danych w chmurze jest również funkcją zapobiegawczą, która pozwala uniknąć utraty danych.
# 3 - Kontrola korygująca
Są to kontrole, które przychodzą na ratunek, gdy zarówno prewencyjne, jak i wykrywające, nie zdołały uniknąć błędu. W środowisku księgowym zaksięgowanie korekty lub korekty jest przykładem kontroli korygujących. Gdy księgi zostaną zamknięte po roku obrotowym, a audytorzy znajdą problem, który należy rozwiązać. Częścią kontroli korygującej jest również ponowne otwarcie roczników obrachunkowych i wprowadzenie korekt żądanych przez biegłego rewidenta.
Na przykład - Księgując zapis księgowy, księgowy obciążył pana Tomka zamiast pana Roberta kwotą 500 $. W tym przypadku saldo próbne nadal się zgadza, a później podczas weryfikacji ksiąg został zidentyfikowany ten błąd. Wpis korygujący ma na celu obciążenie pana Roberta i uznanie pana Toma po 500 $. Nazywa się to kontrolą korekcyjną.
Przykłady księgowej kontroli wewnętrznej
Poniżej podano przykłady kontroli księgowych.
- Podział obowiązków - przetwarzającym i zatwierdzającym powinny być dwie różne osoby.
- Wszystkim pracownikom należy zapewnić niezależny identyfikator użytkownika i hasła.
- Należy przeprowadzić fizyczną weryfikację zapasów i aktywów.
- Należy przeprowadzić uzgodnienie bankowe i inne uzgodnienia salda próbnego.
- Należy sporządzić standardowe dokumenty dotyczące procedur operacyjnych dotyczące przebiegu procesu.
- Niespodziewane sprawdzenie salda drobnych środków pieniężnych i księgi kasowej.
Zalety księgowej kontroli wewnętrznej
Poniżej przedstawiamy niektóre zalety kontroli księgowych.
- Dziennik akcji identyfikuje osobę odpowiedzialną za każdy błąd.
- Dokładność sprawozdań finansowych i aplikacji funduszy
- Efektywne wykorzystanie zasobów zgodnie z przeznaczeniem
- Pomocny w ułatwianiu audytu
- Mocny fundament dla bardziej znaczącego wzrostu
- Identyfikacja i korekta wszelkich stwierdzonych rozbieżności
- Oszczędność kosztów i zasobów
Wady księgowych kontroli wewnętrznych
Poniżej przedstawiono niektóre wady kontroli księgowych.
- Czasami irytujące i czasochłonne dla pracowników
- Wysoki koszt utrzymania kontroli i standardów
- Nadmiernie zależny od sprawozdań finansowych i audytu
- Powielanie pracy
Najważniejsze uwagi dotyczące zmiany kontroli księgowej
- Każda zmiana w jednym procesie wpływa na inny.
- Zmiany nie należy wprowadzać w połowie okresu rozliczeniowego, ponieważ wpłynie to na przepływ transakcji.
- O wszelkich zmianach należy poinformować audytorów.
- Każda zmiana powinna być również udokumentowana i dobrze zakomunikowana wszystkim zainteresowanym stronom.
- Powinien być opłacalny.
Wniosek
Wewnętrzne kontrole księgowe nie powstały od niedawna, są stosowane od dawna. Najważniejszą zaletą kontroli księgowych jest to, że przywraca wiarę opinii publicznej w spółki giełdowe. W wyniku skandali o wysokiej wartości w Stanach Zjednoczonych ze strony firm takich jak Tyco i Enron zachwiał zaufanie opinii publicznej do systemu księgowego.
SOX jest również znany jako ustawa Sarbanes-Oxley, została uchwalona przez Kongres Stanów Zjednoczonych w celu ochrony interesariuszy przed wszelkimi skandalami księgowymi. To również nakłada na organizacje obowiązek przestrzegania korporacyjnych wytycznych dotyczących ujawniania informacji i innych wymogów. Chodzi o to, że kontrole księgowe są w dzisiejszych czasach integralną częścią każdej organizacji, bez której system księgowy jest jak samochód bez hamulców i nikt nie chce się takim samochodem jeździć. Dlatego konieczne jest, aby każda organizacja, która aspiruje do wzrostu i poprawy, musi mieć solidną kontrolę księgową.
