Znaczenie inwentaryzacji
Inwentaryzacja to proces fizycznego liczenia pozycji magazynowych, a także weryfikacja ich w dokumentacji elektronicznej firmy, która zwykle odbywa się na koniec roku, ponieważ stanowi część corocznego audytu firmy i może być przeprowadzona w obecności audytorów zewnętrznych firmy.
Wyjaśnienie
Każda organizacja ma przy sobie zapasy, aby zaspokoić potrzeby klientów. W dużych organizacjach kierownictwo przeprowadza fizyczną weryfikację zapasów, ponieważ daje wyobrażenie o rozbieżnościach zapasów według ksiąg i według stanu fizycznego. Proces terminowej weryfikacji zapasów nazywamy inwentaryzacją, a jeśli taki sam proces fizycznego inwentaryzacji ma miejsce na koniec roku, czyli na dzień bilansowy, to taką procedurę określa się jako inwentaryzację. Jest to korzystne dla każdej organizacji, ponieważ umożliwia wskazanie rozbieżności i usprawnienie kontroli.
Cel inwentaryzacji
- Weryfikacja inwentaryzacji na koniec roku w celu przedstawienia prawdziwego i rzetelnego obrazu w sprawozdaniu finansowym organizacji.
- Aby zachować zgodność z regulacjami prawnymi, ponieważ prawo wymaga fizycznego zliczenia zapasów na koniec roku przed audytorami zewnętrznymi.
- Aby śledzić fizyczne zapasy i weryfikować kontrole wewnętrzne, porównując zapasy z dokumentacją finansową.
- Wskazanie rozbieżności zapasów z dokumentacją finansową i księgową.
- Nakładanie środków kontroli zapasów.
Procedura
Procedura inwentaryzacji jest następująca:
- Wybierz odpowiednią strukturę do notowania rekordów.
- Wybierz odpowiedni i kompetentny zespół.
- Podaj różne szczegóły dotyczące zapasów dla wybranego zespołu.
- Ustaw procedury.
- Określ termin jego zakończenia
- Przypisz odpowiedzialność członkom zespołu.
- Poinformuj procedurę i poproś zespół audytu zewnętrznego o przeprowadzenie inwentaryzacji.
- Uzyskaj raport w określony sposób od wybranego zespołu, a także spostrzeżenia i sugestie ulepszeń od zespołu firmy oraz zespołu audytorów.
- Zweryfikuj uzyskane zapisy z dokumentacją finansową i zanotuj ewentualne rozbieżności.
- Zgłoś rozbieżności audytorowi wraz ze sposobem, w jaki firma sobie z nimi poradziła.
Przykład inwentaryzacji
Szczegółowe informacje o stanie firmy samochodowej na koniec roku finansowego są następujące:
Inwentaryzacja została przeprowadzona pod koniec roku i wykazała, że jednostki części zamiennych obejmowały 18 sztuk o wartości 480 000 USD. Określić wartość zapasów, które mają być uwzględnione w sprawozdaniu finansowym, oraz sposób postępowania w przypadku rozbieżności w zapisach.
Rozwiązanie
Ponieważ istnieją rozbieżności w zapisach według stanu fizycznego i dokumentacji finansowej, stąd stan zapasów według stanu fizycznego należy uwzględnić w bilansie.
Różnicę w wysokości 20 000 USD należy obciążyć rachunek zysków i strat jako zapas, wraz z ujawnieniem w sprawozdaniu finansowym.
Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację?
- Na koniec roku, na dzień bilansowy przed audytorami zewnętrznymi.
- W momencie kosztu, audyt w celu weryfikacji kosztu zapasów.
- W czasie magazynowania audyt w celu zweryfikowania dokładności zgłoszonych zapasów itp.
Znaczenie
Prowadzenie go jest bardzo korzystne dla organizacji. Znaczenie jest opisane jako -
- Poprzez inwentaryzację można łatwo wskazać rozbieżności w stanie fizycznym i zapisach finansowych, tj. Czy istnieje niedobór zapasów, który może być spowodowany kradzieżą lub z innego powodu, lub czy istnieje nadwyżka zapasów, która może być z powodu złych dostaw lub współpracy i kierowania. Dzięki temu można łatwo zidentyfikować zaangażowany w to personel.
- Kontrolę wewnętrzną można ulepszyć, ponieważ zapewnia weryfikację zapisów.
- Poprawia to proces zamawiania zapasów, ponieważ można zamówić nadwyżki zapasów.
- Podobnie jak w przypadku audytu kosztów, ustalana jest cena towaru poprzez inwentaryzację; stąd spadek wartości zapasów spowodowany składowaniem lub niewykorzystanymi zapasami można łatwo wykryć.
Korzyści
Korzyści z inwentaryzacji są poniżej -
- Można monitorować kontrolę wewnętrzną związaną z polityką zasobów.
- Można zidentyfikować rozbieżności i personel zaangażowany w manipulowanie zapasami.
- Można uwzględnić rozbieżności w weryfikacji fizycznej i zapisach księgowych.
- Zapewnia wiarygodność ilości i wartości odbitego towaru.
Niedogodności
- Jest to czasochłonny i długotrwały proces.
- Koszt inwentaryzacji jest wysoki.
- Czasami jest to trudne ze względu na charakter i miejsce przechowywania.
- Mogą wystąpić błędy, ponieważ jest to proces ręczny.
