Jak zmienić lub wyeksportować pliki Excela do formatu PDF?
Poniżej znajdują się przykłady eksportowania plików Excela do formatu PDF.
Przykład 1
Zapisz arkusz kalkulacyjny jako plik PDF!
Na przykład spójrz na poniższe dane lub wykres, który przedstawia hierarchię działu w organizacji.
Możemy po prostu wybrać Zapisz jako z opcji Plik i wybrać Zapisz jako typ jako „PDF”.
Byłby to nadal plik PDF, ale spójrz, jak wygląda po otwarciu.
W formacie PDF pojawił się w dwóch różnych arkuszach, które absolutnie nie mają żadnego sensu. Jeśli używasz tylko opcji Zapisz jako i wybierasz typ pliku jako PDF, dzieje się tak, gdy zawartość pliku lub arkusza kalkulacyjnego jest większa niż obszar dopasowania pojedynczego arkusza PDF.
W tym celu musimy wybrać obszar zawartości, który próbujemy zapisać jako plik PDF. Następnie naciśnij Ctrl + P, aby otworzyć poniżej okna podglądu wydruku.
W obszarze Ustawienia wybierz „Dopasuj arkusz na jednej stronie”.
Teraz kliknij Zapisz jako w tym samym oknie i wybierz PDF jako typ pliku.
Spowoduje to zmieszczenie wszystkich danych na jednej stronie PDF.
Jest to powszechna technika, z której wszyscy regularnie korzystaliśmy.
A co, jeśli przycisk może utworzyć plik PDF arkusza kalkulacyjnego programu Excel? Tak, można to zrobić za pomocą kodowania VBA; wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć kod VBA, aby przekonwertować arkusz Excela na PDF.
Przykład 2 - użycie kodu VBA
Kroki konwersji arkusza Excela do formatu PDF za pomocą kodu VBA.
Krok 1: Zadeklaruj zmienne w VBA, jak pokazano poniżej.
Krok 2: Teraz ustaw odniesienie do skoroszytu i arkusza roboczego na zmienne „Ws” i „Wb”.
Krok 3: Aby nadać plikowi nazwę, musimy zapisać aktualny czas, czyli czas w momencie uruchomienia kodu. Ustaw czas na zmienną „SaveTime”.
Krok 4: Teraz musimy zapisać plik PDF w dokładnej lokalizacji skoroszytu, nad którym pracujemy. Przypisz tę wartość do zmiennej „Save Path”.
Krok 5: Teraz musimy połączyć nazwy plików i czas, aby utworzyć unikalną nazwę pliku.
Krok 6: Musimy dać możliwość wyboru ścieżki docelowej, aby zapisać plik.
Krok 7: Teraz musimy utworzyć plik PDF.
W przypadku pojawienia się jakiegokolwiek błędu, również musimy sobie z tym poradzić. Więc poniższy kod zrobi to samo.
Poniżej znajduje się pełny kod dla Ciebie.
Kod:
Sub Excel_To_PDF () 'Declare Variables Dim Ws As Worksheet Dim Wb As Workbook Dim SaveTime As String Dim SaveName As String Dim SavePath As String Dim FileName As String Dim FullPath As String Dim SelectFolder As Variant' Set Variables On Error GoTo EH Set Wb = ActiveWorkbook Ustaw Ws = ActiveSheet 'Zapisz bieżący czas SaveTime = Format (Now (), "rrrr mm dd _ hhmm")' Zapisz bieżący skoroszyt Ścieżka do folderu Adres SavePath = Wb.Path If SavePath = "" Then SavePath = Application.DefaultFilePath End If SavePath = SavePath & " " 'Nadaj plikowi nazwę SaveName = "PDF" FileName = SaveName & "_" & SaveTime & ".pdf"' Instruct Where to save FullPath = SavePath & FileName 'Włącz selektor folderów, aby wybrać, gdzie zapisać plik SelectFolder = Application.GetSaveAsFilename _ (InitialFileName: = FullPath, _ FileFilter: = "Pliki PDF (* .pdf), * .pdf", _ Title: = "Wybierz folder i nazwę pliku do zapisania") 'Utwórz plik PDF, jeśli SelectFolder "False" Następnie Ws .ExportAsFixedFormat _ Type: = xlTypePDF, _ FileName: = SelectFolder, _ Quality: = xlQualityStandard, _ IncludeDocProperties: = True, _ IgnorePrintAreas: = False, _ OpenAfterPublish: = False End If exitHandler: Exit SubBox: Ms AgBox utwórz plik PDF „Resume exitHandler End Sub= False, _ OpenAfterPublish: = False End If exitHandler: Exit Sub EH: MsgBox „Nie można utworzyć pliku PDF” Wznów exitHandler End Sub= False, _ OpenAfterPublish: = False End If exitHandler: Exit Sub EH: MsgBox „Nie można utworzyć pliku PDF” Wznów exitHandler End Sub
Skopiuj ten kod i wklej w module Edytora Visual Basic, aby otworzyć edytor Visual Basic naciśnij alt = "" + F11. Kiedy uruchamiamy ten kod, naciskając klawisz F5, otrzymujemy następującą opcję.
Możesz zobaczyć, że twój plik Excela jest teraz konwertowany do formatu PDF.
Rzeczy do zapamiętania
- Jeśli dane nie mieszczą się wystarczająco na jednej stronie, PDF przesunie dodatkową zawartość do następnego arkusza.
- Ten kod utworzy całą zawartość arkusza jako plik PDF.
- Po skopiowaniu kodu makra należy zapisać skoroszyt jako skoroszyt z włączoną obsługą makr.
