Co to jest zarządzanie przez wyjątek?
Zarządzanie przez wyjątek to strategia zarządzania biznesem, która stanowi, że menedżerowie i przełożeni powinni badać, badać i opracowywać rozwiązania tylko dla tych kwestii, w których istnieje odstępstwo od ustalonych standardów, norm, praktyk biznesowych lub innych celów finansowych, takich jak odchylenie zysków, kwestie jakości, problemy z infrastrukturą itp. zamiast badać i zajmować się każdą rutynową działalnością biznesową.
Wyjaśnienie
Zarządzanie na zasadzie wyjątku to system wykrywania i zgłaszania sytuacji kierownictwu tylko w przypadku, gdy istnieje rzeczywiste zapotrzebowanie na personel na szczeblu kierowniczym. Podstawowym celem jest wykorzystanie czasu kierownictwa w najbardziej efektywny i najlepszy możliwy sposób, angażując ich tylko wtedy, gdy występuje istotne odchylenie od rutynowych lub normalnych wyników biznesowych.
W rezultacie będą mieli więcej czasu na przyjrzenie się ważnej sprawie, która wiąże się z dużymi rozbieżnościami i będą mogli dać z siebie wszystko, aby dopracować problem, podczas gdy inne drobne sprawy mogą być obsługiwane bezpośrednio przez personel niższego szczebla. Pomaga kierownictwu wykrywać i usuwać przeszkody, które wymagają podejmowania decyzji i podejmować najbardziej odpowiednie działania. W tym systemie kierownictwo otrzymuje zwięzły, niezmienny, porównawczy, pełny szczegółowy raport obejmujący wszystkie główne aspekty zagadnienia.
Jak to działa?
Zarządzanie przez wyjątek działa w następujących fazach:
# 1 - Faza pomiaru
W ramach tego pierwszego etapu zarządzania przez wyjątki dane dotyczące operacji biznesowych są gromadzone i oceniane, co obejmuje pomiar wydajności wszystkich dostępnych nakładów, począwszy od wysiłków podejmowanych w celu osiągnięcia celów biznesowych, jego optymalizacji, przepływów pieniężnych, stanu zasobów finansowych. służył do świadczenia usług lub wytwarzania towarów dla zysku, wykorzystania i marnotrawstwa surowców oraz jego gospodarki poprzez zakup, przetwarzanie i przechowywanie aż do dostarczenia gotowych towarów.
Te wszystkie informacje obejmują prawie wszystkie czynniki, które są wykorzystywane do wymiernych pomiarów, takich jak stosowanie standardów czasu, danych magazynowych, danych bilansowych, wyników kontroli wyrobów gotowych, zapasów dostępnych do sprzedaży, danych dotyczących wykorzystania maszyn, aktywów obrotowych itp.
# 2 - Faza projekcji
W tej fazie analizowane są pomiary przydatne do osiągnięcia celów biznesowych. Na podstawie danych historycznych prognozy są przygotowywane przy użyciu wiedzy statystycznej, takiej jak istotność, prawdopodobieństwo, ufność, odchylenie standardowe, wielkość próby, korelacja. Następnie plany są opracowywane zgodnie z prognozą. W obecnym scenariuszu pełna strategia prognozy jest dokładnie sprawdzana pod kątem wszystkich możliwych wyników, takich jak procedury i istniejące zasady, możliwości i adekwatność sprzętu i personelu, struktura organizacyjna itp. W razie potrzeby plany mogą zostać zmienione.
# 3 - Faza selekcji
W tej fazie, po dokładnym przejrzeniu wszystkich planów, wybiera się i wdraża najlepszy z nich. W związku z tym przyjmuje się system, który zdaniem kierownictwa jest najlepszy do osiągnięcia celów biznesowych.
# 4 - Faza obserwacji
W tej fazie postęp i wydajność wybranego procesu i strategii są okresowo monitorowane. System musi mieć takie cechy, jak musi być automatyczny, niezawodny i odpowiedni. Adekwatność oznacza tutaj, że dane muszą być precyzyjne, nie są ani za duże, ani za małe, muszą być zgodne z oznaczeniem zawierającym wszystkie istotne wymagane informacje.
# 5 - Faza porównania
Na tym etapie postęp prac jest oceniany i porównywany z wstępnie zaprojektowaną mapą drogową w celu zidentyfikowania ewentualnych odchyleń. W zależności od charakteru odchylenia klasyfikuje się je jako odchylenie duże, odchylenie mniejsze lub jakąkolwiek inną klasę odchylenia.
# 6 - Faza akcji
Na podstawie odchylenia zidentyfikowanego w fazie porównania opracowywane są dalsze punkty działania. Strategie są wdrażane w celu doprowadzenia zdolności i wydajności do pożądanego poziomu lub dokonania jakiejkolwiek zmiany prognozy w celu zapewnienia optymalnej wydajności.
Zarządzanie przez przykłady wyjątków
Przykład finansowy: Główny kontroler finansowy (CFC) Henry Inc. jest mocno zaangażowany w różnorodne prace, spotkania i inne zadania. Aby zmniejszyć ciężar swojej pracy, kierownictwo raz po dokładnej analizie opracowało określone granice, powyżej których sprawa musi być zgłoszona do CFC i wymaga jej uprzedniej zgody: -
ABP Sprzedaż i koszty wyniosły 8,00 000 i 6,00 000 USD, podczas gdy rzeczywista sprzedaż i wydatki wyniosły 6,00 000 i 3,00 000 USD. Określić, czy sprawę należy zgłosić do CFC?
Rozwiązanie:
- Przychody: Rzeczywisty dochód wynosi 6,00 000 USD, co stanowi ponad 50% ABP (8,00 000 USD x 50%, tj. 4,00 000 USD). Również ponad 5,00 000 USD. Dlatego ten materiał nie zostanie zgłoszony do CFC, ponieważ warunki nie są spełnione.
- Wydatki: rzeczywiste wydatki wynoszą 3,00 000 USD, co stanowi ponad 40% ABP (6,00 000 USD x 40%, tj. 2,40 000), a także przekroczyły limit 250 000 USD, w tym przypadku sprawa staje się kluczowa i należy ją zgłosić do CFC w celu dalszej analizy i podejmowania decyzji w celu korekty i dopasowania do ustalonych standardów.
Zarządzanie przez wyjątek a bierne zarządzanie przez wyjątek
Aktywne zarządzanie przez wyjątek to sytuacja, w której kierownictwo jest aktywne z wyprzedzeniem, aby radzić sobie z sytuacjami, pomagając w rozwiązywaniu problemów i ma udział we wszystkich działaniach w czasie rzeczywistym i obserwuje, co robi jego personel, aby przezwyciężyć błędy, zanim wystąpią.
Drugi to zarządzanie bierne przez wyjątek, w którym kierownictwo przerywa tylko wtedy, gdy pożądane cele nie są osiągane i trzeba dokonać zmiany w planowaniu i konieczne są działania korygujące. Ta metoda zwykle działa tylko w przypadku nietypowego zdarzenia. Każda metoda ma swoje znaczenie i można wybrać jedną z nich w oparciu o wymagania biznesowe.
Podejście pasywne jest przydatne dla firm, które mają zrelaksowane środowisko i pracowników, którzy rozumieją swoje role i obowiązki. Może to pomóc zwiększyć morale pracowników i zachować niezależność. Podczas gdy podejście aktywne może być stosowane przez mniej uważnych, nowych pracowników z niższym personelem, bardziej rygorystyczną organizację, ponieważ potrzebują wskazówek krok po kroku, aby ukończyć swoją pracę.
Zalety
- Pomaga w jak najlepszym wykorzystaniu czasu, ponieważ menedżerowie są proszeni o rozwiązywanie problemów tylko na kluczowych poziomach.
- Ponieważ menedżerowie są wolni od rutynowej pracy, mogą poświęcić całą swoją energię, koncentrując się na krytycznych problemach.
- Ze względu na ograniczone obciążenie pracą menedżerowie mogą poddać się szczegółowej analizie pracy do wykonania.
- Zarządzanie i kontrola są zwiększane przez kierownictwo w drodze wyjątku.
- Pomaga w łatwym dostępie do przeszłych trendów i starych prac.
- Przewiduje możliwości zarządzania i problemy, które mogą pojawić się w przyszłości.
- W proces ten zaangażowane są zarówno wysiłki jakościowe, jak i ilościowe.
- Obniża ilość wyników finansowych i operacyjnych do obejrzenia przez kierownictwo.
- Pomaga niższej i podległej kadrze realizować własne pomysły, aby osiągnąć zamierzony cel.
Niedogodności
- Opiera się na wynikach z przeszłości, z którymi porównuje się aktualne dane. W związku z tym, jeśli dane z przeszłości nie są prawidłowe, mogą wystąpić problemy z bieżącym podejmowaniem decyzji.
- Wymaga szczegółowego systemu badań, obserwacji i raportowania, dlatego wymaga analityka finansowego, który sporządza podsumowania i raporty oraz przedstawia je kierownictwu, a zatem wymaga dodatkowej siły roboczej.
- System nie będzie ostrzegał, dopóki problem nie wystąpi, tj. Działa korygująco, a nie zapobiegawczo.
- Nie może mierzyć ludzkiego zachowania. Dlatego czasami trudne do wykonania.
Wniosek
Zarządzanie przez wyjątek to strategia zarządzania, która wymaga od kierownictwa zapewnienia zaangażowania tylko w przypadku odnotowania odchyleń od ustalonych standardów, norm i punktów odniesienia. Pośrednio pomaga również podnieść morale pracowników, ponieważ stają się oni częścią procesu podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów, którymi w innym przypadku zajmowaliby się pracownicy szczebla kierowniczego, co pośrednio daje pracownikom poczucie autorytetu i odpowiedzialności.
