Co to jest lista płac?
Listę płac można zdefiniować jako listę wszystkich pracowników tej firmy, w której zapisywane są wszystkie informacje dotyczące płatności dokonanych na rzecz pracowników, do których mają prawo, takie jak pensje, wynagrodzenia, premie, podatki itp. w odstępach czasu można prawidłowo śledzić każdą wypłatę, która została wypłacona pracownikowi z punktu widzenia pracodawcy, a jeśli wystąpi rozbieżność, można to łatwo wskazać na podstawie ewidencji.
Wyjaśnienie
Listy płac to wszystko, co dotyczy informacji o pracownikach firmy. Przedstawia kwotę, za którą pracownicy otrzymują wynagrodzenie w każdym okresie. Okres czasu różni się w zależności od firmy. Może to być dzienny, tygodniowy, dwutygodniowy, półmiesięczny, miesięczny lub dowolny okres, który odpowiada okresowi wypłaty firmy.
Jakie informacje są zawarte w liście płac?
- Najważniejszą informacją jest wynagrodzenie brutto, które jest główną kwotą w kasie wyświetlaną jako pierwsza przed dokonaniem jakichkolwiek potrąceń. Wynagrodzenie brutto oblicza się poprzez pomnożenie stawki godzinowej przez liczbę przepracowanych dni.
- Następną informacją byłyby potrącenia, które są dwojakiego rodzaju, jak potrącenia obowiązkowe i potrącenia dobrowolne. Istnieje kilka podatków, takich jak podatek zawodowy, składka na fundusz emerytalny od części pracownika itp.
- Ostatnia to wynagrodzenie netto, czyli ostateczna kwota po dokonaniu wszystkich potrąceń zaksięgowanych na koncie pracownika.
Jak uzyskać listę płac?
Pracownik może zawsze uzyskać swoją listę płac, zwracając się do pracodawcy w formie pisemnej / ustnej o przekazanie mu danych dotyczących listy płac. Pracodawca musi odpowiedzieć na prośbę personelu i powinien przekazać mu szczegóły w wyznaczonym terminie od dnia otrzymania wniosku. Jednak pracodawca musi odpowiedzieć na wniosek pracownika w sprawie listy płac zwykle w ciągu 21 dni.
Jak długo należy przechowywać certyfikowane rejestry płac?
Poświadczona lista płac powinna być przechowywana przez pracodawcę przez co najmniej trzy lata zgodnie z ustawą o uczciwych standardach pracy (FLSA) wraz z innymi dokumentami, takimi jak rejestry sprzedaży i zakupów itp. Dokumentacja, w której zapisywane są obliczenia wynagrodzenia, powinna być przechowywana przez dwa lata tj. karty czasu pracy, tabele stawek płac, pracę, harmonogramy i różne inne zapisy dotyczące dodawania i odejmowania od płac i pensji.
Dokumentacja ta powinna być dostępna do wglądu przez kierownika działu, który może poprosić pracodawcę o wprowadzenie niezbędnych zmian. Ewidencja ta powinna być przechowywana w Centralnej Biurze Dokumentacji / w miejscu zatrudnienia.
Zalety
- System zapewnia nam łatwe obliczenia, dzięki czemu cały mechanizm płatności jest bardzo przejrzysty.
- Ułatwia to dokładność, dzięki czemu można wypłacić właściwą kwotę i nie powoduje żadnych dalszych rozbieżności.
- Skomputeryzowany system płac zmniejsza ryzyko błędów i ułatwia przepływ danych i informacji, którym można zaufać i które można ponownie wykorzystać.
- System ten ma odpowiednią strukturę potrąceń i płatności, które są automatycznie umieszczane w rekordzie używanym do obliczania wynagrodzeń.
- Można to traktować jako bezpieczną opcję tworzenia kopii zapasowych i wszelkie informacje wymagane z mocą wsteczną; zapisy mogą być wtedy przydatne.
- Prowadzenie ewidencji systemu płac przywraca wiarę pracownikom, że odpowiednio zorganizowana i udokumentowana forma ich zarobków jest utrzymywana i jakiekolwiek potrącenia zostaną dokonane, a odpowiedni dowód zostanie przedstawiony. W przyszłości, jeśli pracownik zażąda listy płac, firma będzie w stanie przedstawić mu odpowiednie zaplecze.
- System ten jest bardzo opłacalnym mechanizmem, dzięki któremu można śledzić każdy zapłacony / potrącony grosz pracownikowi. System daje organizacji korzyści w zakresie prawidłowego utrzymywania danych i zapobiegania przyszłym kłopotom organizacji.
- Ponieważ system jest bardzo opłacalny w porównaniu z poprzednim punktem, w znacznym stopniu oszczędza czas, ponieważ nie dopuszcza żadnych rozbieżności i zapobiega dublowaniu pracy. Dla każdego ustalonego okresu interwału prawidłowe dane pozwalają organizacji na bezbłędną przyszłość pracy.
- W przypadku jakiejkolwiek inspekcji / audytu / sprawdzenia przeszłości, jeśli jakikolwiek organ zażąda dokumentacji personelu, może to stanowić dowód. Będzie to nie tylko zbawienie dla dobrze utrzymanego systemu, ale także wpłynie na wartość firmy.
- Może to być główne narzędzie do prognozowania firmy. Większa część zysków firmy trafia na wypłaty wynagrodzeń pracownikom. Jeśli szacunkowy budżet można przewidzieć na przyszły okres, może to być doskonałe narzędzie do prognozowania przyszłych kosztów i budżetów firmy.
- Organizacja może dobrze zaplanować swoje koszty, a następnie odpowiednio rozliczyć rezerwy / inwestycje.
Niedogodności
- Dane i informacje przechowywane w rejestrze płac mogą być narażone na ryzyko związane z bezpieczeństwem, kradzieżą lub wyciekiem danych. Wrażliwe informacje mogą zostać udostępnione, jeśli nie są dobrze chronione.
- Drugą wadą mogą być oszustwa cybernetyczne, które w dzisiejszych czasach są prawie bardzo powszechne. Rywalizacja między firmami może być źródłem tego problemu.
- Dostęp do informacji / kontrola nad nimi nie mogą być przyznane wszystkim. Informacje te powinny znać tylko osoby kierujące listą płac. Osoba powinna być na tyle godna zaufania, aby nie ujawniać poufnych danych firmy.
- Ostatnią, ale nie najmniejszą wadą mogą być koszty. Oprogramowanie, wykwalifikowany operator i infrastruktura wymagana do skonfigurowania systemu ewidencji płac są ogromne, co może stanowić barierę dla kilku organizacji, aby się spotkać.
