Co to jest raport wydatków?
Raport wydatków definiuje się jako rodzaj raportu, który dokumentuje wydatki poniesione przez firmę lub pracowników firmy i może być prowadzony co miesiąc, kwartał lub raz w roku.
Wyjaśnienie
- Każda mała i średnia firma prowadzi raport z wydatków.
- Raporty takie przygotowują kierownictwo średniego szczebla lub wydział.
- Można go podzielić na mniejsze działy, aby określić, który obszar lub dział firmy kosztuje organizację więcej.
- Firma przechowuje takie raporty na potrzeby audytu.
- Przedstawiają ten raport najwyższemu kierownictwu firmy. Najwyższe kierownictwo decyduje, które wydatki zwrócić pracownikowi, a które nie.
- Zwrot kosztów jest następnie wykorzystywany do ujęcia dochodu do opodatkowania i zysku księgowego.
funkcje
- Raport wydatków zawiera politykę wydatkową pracodawcy dla jego pracowników. Dokumentuje również politykę podróżowania i rozrywki, zgodnie z którą wydatki nie będą zwracane pracownikowi przez pracodawcę.
- Jest utrzymywany i przygotowywany przez dział kosztów i płac organizacji. Po otrzymaniu od pracownika formularza zwrotu kosztów i wniosku, to oni zweryfikują szczegóły poniesionych przez pracownika wydatków, zgodnie z obowiązującymi rachunkami i dowodami, oraz sporządzą raport pracowniczy.
Jak utworzyć raport z wydatków?
Różne organizacje działające w różnych branżach mają różne metody i szablony. Jednak dział płac i raportowania wydatków w dowolnej organizacji powinien wykonać następujące kroki, aby utworzyć i sformułować -
- Dział płac powinien mieć zatwierdzenia polityki wydatków z odpowiednich działów organizacji.
- Na podstawie obowiązującej polityki dyrektor powinien uzyskać dostęp do internetowego systemu księgowania wydatków lub wprowadzić dane w skonsolidowanym programie Excel.
- Dyrektor wykonawczy powinien wpisać datę poniesienia wydatku.
- Kierownik powinien wprowadzić kwotę wydatku i podać nazwę odpowiedniego dostawcy.
- Po poprawieniu wprowadzonych informacji, jak wspomniano na potwierdzeniu, kierownik powinien przesłać raport do zatwierdzenia następnego poziomu.
Przykład raportu wydatków
Weźmy przykład ABC Inc. Pracownik jedzie do siedziby firmy, aby zaprezentować nowy projekt. W dniu 23 stycznia 2019 r. Pracownik przedstawił koszt posiłku w wysokości 200 USD, koszt hotelu 100 USD i inne przedmioty. koszt 250 $. W dniu 24 stycznia 2019 r. Pracownik zgłosił wydatki na rozrywkę i film w wysokości 130 USD, wraz z kosztem posiłku w wysokości 230 USD i kosztem pobytu w hotelu w wysokości 500 USD.
Pomóż kierownikowi ds. Płac w przygotowaniu raportu o raportowanych wydatkach pracownika.
Rozwiązanie:
Przygotuj raport z wydatków, jak pokazano poniżej: -
Oto wyniki: -
Kolumny raportu z wydatków
Kolumny zwykle składałyby się z następujących informacji: -
- Data poniesienia wydatku.
- Rodzaj lub charakter wydatków;
- Nazwa sprzedawcy, od którego zostały pobrane usługi lub towary zostały zakupione.
- Kwoty wydatków.
- Nazwisko szefa konta, na którym powinno być wymienione i obciążone.
- Odliczenia i korekty na podstawie wcześniejszych zgłoszeń złożonych przez pracowników;
- Każdy typ konta powinien być sumowany.
- Łączna całkowita kwota do zwrotu na wniosek pracownika.
Znaczenie i użycie
Raporty z wydatków są utrzymywane w celu zwiększenia odpowiedzialności w zakresie nawyków wydawania pieniędzy w organizacji. Są to raporty, do których można się odwołać w przypadku sporu finansowego i czynności audytowych. Dzięki odpowiedniej konserwacji i rozliczalności tych raportów, okresowych i regularnych, gwarantujesz, że Twoi pracownicy planują budżet z pełną odpowiedzialnością, aby zapewnić finansową ochronę i rentowność firmy.
Takie raporty sprawiają, że zarówno pracownik, jak i pracodawca są odpowiedzialni przed biznesem w zakresie ich nawyków dotyczących wydawania pieniędzy. Niektóre wydatki podlegają odliczeniu od dochodu podlegającego opodatkowaniu zgodnie z przepisami o podatku dochodowym, a zatem aby skorzystać z takich odliczeń, duże korporacje muszą przedłożyć skonsolidowane sprawozdanie do urzędu skarbowego kraju. Może być przedłożony jako dokument uzupełniający wraz z wykazaniem w formularzach podatkowych całkowitych obowiązujących wydatków przy rozliczaniu podatków w urzędzie skarbowym.
Korzyści
- Raport wydatków ułatwia audytorowi weryfikację szczegółów wydatków zgłoszonych przez firmę.
- Umożliwia weryfikację szczegółów wydatków z pokwitowaniami, które są dostępne i dołączone przez pracowników.
- Wzmacnia kontrolę wewnętrzną.
- Wyszczególnia, która pozycja wydatków podlega zwrotowi, a która nie podlega zwrotowi.
- Na rynkach dostępnych jest wiele programów informatycznych, które pozwalają firmom przygotowywać, formułować i dostosowywać raporty.
Wady
- Są odpowiednie dla dużych korporacji, a nie dla przedsiębiorców indywidualnych i mikroprzedsiębiorstw.
- Raporty te mogą nie zgadzać się z paragonami załączanymi przez pracowników ze względu na błędy we wprowadzaniu danych.
- Mówiąc prościej, raporty zawsze są podatne na fałszywe informacje i oszustwa księgowe.
- Zwiększa koszty administracyjne obsługi pozycji oraz regularną aktualizację pozycji kosztowych w systemie raportowania.
- Bardzo trudno jest monitorować każdą pozycję wydatkową w ramach wydanej polityki wydatkowej, jeśli wielkość organizacji jest bardzo duża.
Wniosek
Raporty z wydatków można traktować jako raporty, które podkreślają rodzaj wydatków, które mogą zostać zwrócone, oraz rodzaje wydatków, których nie można zwrócić. Zwrot kosztów odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi kraju i obowiązującą polityką wydatkową pracodawcy. Może to być przydatne dla dużych organizacji, które zwykle na co dzień ponoszą ogromne wydatki i pomaga w usprawnieniu całego procesu.
