Struktura podziału pracy w programie Excel
Struktura podziału pracy (WBS) w programie Excel służy do wizualnego przedstawienia kolejności różnych zadań i działań projektowych, harmonogramu zasobów podczas planowania projektu. Pozwala nam podzielić lub podzielić projekt na łatwiejsze w zarządzaniu części, klasyfikując zadania projektu w hierarchię zdarzeń, które są dalej dzielone na serię zadań, które nie są zależne od żadnego innego zadania do wykonania. Służy również do przydzielania odpowiedniego sprzętu, kosztów, materiałów, robocizny i czasu trwania każdego zadania.
Jak utworzyć strukturę podziału pracy w programie Excel?
Przykład 1
W programie Excel dostępne są szablony szablonów podziału pracy. Za pomocą tych szablonów możemy stworzyć dwa rodzaje struktury podziału pracy:
Struktura drzewa
Ta struktura wygląda następująco:
Widok tabelaryczny
Wygląda to poniżej:
Krok 1: Zbieranie danych wejściowych
Przed utworzeniem WBS wymaganych jest kilka danych wejściowych. Wejścia WBS składają się z:
- Deklaracja zakresu projektu: jest to szczegółowy opis zadań i rezultatów projektu
- Zestawienie wymagań: jest to szczegółowy opis wyniku, który zostałby osiągnięty
- Zasoby procesu organizacyjnego: Obejmuje to zasady, wytyczne, szablony, procedury, plany organizacji
- Plan zarządzania zakresem projektu: jest to dokument, który pomaga zrozumieć, w jaki sposób można wprowadzić zmiany w zakresie projektu
Krok 2: Zbieranie zespołu i interesariuszy
Ten krok obejmuje określenie, kto może pomóc w utworzeniu WBS. Wymaga współpracy z członkami zespołu. Na przykład członkowie zespołu mogą pomóc zanotować wszystkie zadania potrzebne do zakończenia projektu.
Krok 3: Określenie reprezentacji i podejścia WBS
Reprezentacja może być widokiem tabelarycznym lub strukturą drzewa, jak opisano powyżej. Na przykład dla konkretnego projektu dwa widoki WBS są następujące:
Krok 4: Określenie głównych rezultatów i poziomów
Obejmuje to rozbicie głównych produktów na dodatkowe komponenty i poziomy. Istnieją trzy poziomy WBS. Pierwsza z nich to kompletny projekt, druga obejmuje wszystkie produkty wymagane do ukończenia projektu, a trzecia obejmuje podział lub rozbicie produktów na mniejsze części, takie jak pakiety robocze. Z pakietami roboczymi wiąże się pewna reguła, tzn. Nie należy ich kończyć w mniej niż 8 lub więcej niż 80 godzin. Ta zasada 8/80 ma zastosowanie tylko do pakietów roboczych, ponieważ są to elementy przypisane członkowi zespołu wraz z wyznaczonym terminem.
Krok 5: Zasada 100%
Ta reguła stanowi, że każdy poziom podziału w WBS musi mieć wszystkie elementy dostarczalne, które stanowią 100% jego nadrzędnego elementu dostarczanego. Ta zasada jest niezbędna, aby zapewnić, że nie ma duplikatów. W tym celu konieczne jest zapewnienie, aby suma wszystkich rezultatów WBS stanowiła 100% całego projektu. 100% należy zastosować do wszystkich podpoziomów, aby uzyskać optymalne wyniki.
Krok 6: Schemat numeracji
Po zdefiniowaniu składników WBS każdemu składnikowi należy przypisać numer, który można nazwać identyfikatorem WBS. Stanowi to lokalizację w strukturze WBS, na której umieszczony jest każdy poziom WBS. Na pierwszym poziomie pierwsza liczba lub identyfikator powinien wynosić 1, a kolejne elementy powinny być kolejno numerowane. Na przykład 1.1 zostałby przypisany do pierwszego elementu podpoziomu, 1.1.1 do kolejnych elementów podpoziomu. 1.2 zostałby przypisany do innego elementu podrzędnego pierwszego poziomu.
Krok 7: Słownik WBS
Jest to dokument opisujący wszystkie elementy WBS.
Więc po tych wszystkich krokach szablon WBS wyglądałby poniżej:
Wcięcia opisów zadań można wprowadzać ręcznie za pomocą przycisków „Wcięcie” na karcie „Strona główna” lub stosując formatowanie warunkowe. Innym podejściem mogłoby być utworzenie listy, w której schemat numeracji jest również częścią opisu zadania, tak aby nie było wymagane żadne dodatkowe wcięcie.
Przykład nr 2
Podczas dekompozycji projektu skonfigurowaliśmy program Excel do uzyskiwania dostępu do danych lub ich odbierania. Zobaczmy teraz poniżej, jak możemy stworzyć taki szablon w Excelu:
Krok 1: utwórz poniższe kolumny u góry:
- ID zadania
- Opis zadania
- Poprzednik
- Właściciel
- Rola
- % Ukończenia
- Data rozpoczęcia
- Data końcowa
- Dostarczyć do
Krok 2: Po utworzeniu tych kolumn komórki mają zostać sformatowane. Najpierw formatujemy identyfikator zadania komórki. Aby go sformatować, najpierw zaznaczamy kolumnę, która jest przeznaczona dla numerów ID zadania, klikając literę u góry kolumny. Kliknij prawym przyciskiem myszy wybraną kolumnę, a następnie wybierz „Formatuj komórki” -> „Liczba” i ustaw miejsca dziesiętne na 1. Następnie formatujemy kolumnę: Poprzednik, która będzie śledzić zależności zadań. Ma to być ustawione w taki sam sposób jak „ID zadania”. Należy ustawić „Data rozpoczęcia” i „Data zakończenia”, aby zaakceptować wprowadzone daty.
Krok 3: Wprowadź dane.
Krok 4: Następnie możemy użyć formatowania warunkowego dla różnych zadań, na przykład, powiedzmy, że chcemy wyróżnić zadania, które są powiązane z konkretnym elementem dostarczanym lub są przypisane do konkretnego członka, lub zadania, których termin wykonania przypada w określonym przedziale czasu
Krok 5: Możemy również zobaczyć funkcję „paska danych”, która reprezentuje kolumnę taką jak „procent ukończenia graficznie”. Dostęp do tej funkcji można uzyskać w menu rozwijanym „Formatowanie warunkowe”.
Rzeczy do zapamiętania
- Aby stworzyć efektywny WBS, należy używać rzeczowników, a nie czasowników, aby skupić się na elementach dostarczanych.
- Do zilustrowania relacji wyników w zakresie projektu należy użyć hierarchii lub struktury drzewa.
- Podczas drążenia poziomów WBS należy przestrzegać zasady 100%.
- WBS należy budować wspólnie ze wszystkimi członkami.
- Najwyższy poziom WBS reprezentuje ostateczny projekt.
- Czas trwania każdego zadania nie powinien przekraczać 10 dni.
- Każde zadanie powinno być niepowtarzalne i nie powinno być duplikatów.
- Może pomóc w szczegółowym oszacowaniu kosztów.
