Co to jest rachunkowość podwójnego zapisu?
System księgowania podwójnego zapisu to podejście księgowe, w ramach którego każda transakcja księgowa wymaga odpowiedniego i przeciwnego wpisu w zapisach księgowych, a liczba transakcji wprowadzanych jako debety powinna być równa liczbie kredytów.
Ten system księgowy jest rozpowszechniony w większości krajów na całym świecie, które przestrzegają systematycznego schematu utrzymywania zapisów transakcji w systemie. Oznacza to, że każdy wpis do systemu wpłynie na co najmniej dwa konta. Jedno z kont musi być częścią aktywów, a drugie - pasywami. Stąd efekt jest dokładnie równy i odwrotny.
Weź pod uwagę, że jeśli ktoś coś kupi, powiedzmy torebkę, będzie jedna transakcja, w której zapłaci kwotę za torbę. Teraz, zgodnie z systemem podwójnego zapisu, należy utworzyć kolejną odpowiednią transakcję, którą powinno być przyjęcie torebki, aby uzyskać efekt netto.
Ponownie, jeśli firma oferuje usługę, powiedzmy usługi czyszczenia samochodów, jedną transakcją powinna być kwota, którą otrzymuje za wykonane usługi, czyli rzeczywistą transakcję pieniężną. Jednak zgodnie z systemem podwójnego zapisu należy odnotować jeszcze jedną transakcję - powód, dla którego firma otrzymała kwotę. W związku z tym jest rejestrowany jako Przychody z usług A / c.
Przykłady księgowania podwójnego zapisu
Przykład 1
Annie kupiła laptopa o wartości 5000 USD. Zapłaciła za to samo ze wszystkich oszczędności, które na to zarobiła. Stąd wpisy na tę datę powinny być:
Przykład nr 2
Dan zarezerwował stół biurowy do swojego nowego zestawu za 2000 $. Zapłacił 1000 $ z góry, a 1000 $ należało przy dostawie, gdy stół był gotowy. Oto jak wpisy powinny być księgowane w systemie księgowania podwójnego zapisu w tym konkretnym dniu:
Pierwszy przypadek to wyraźny przykład obciążenia i odpowiadającego mu kredytu - kwota netto wynosi 0. W drugim przypadku, mimo że uwzględniono trzy rachunki, zapis netto między obciążeniem a kredytem wynosi „0”. W związku z tym system podwójnego zapisu sugeruje, że każde obciążenie powinno mieć odpowiedni kredyt, niezależnie od tego, czy transakcja zostanie zrealizowana, czy nie, aby zostać anulowane. W dniu, w którym Dan zarezerwował swój stolik biurowy, zapłacił tylko 1000 USD. Nawet jeśli reszta kwoty nie zostanie zapłacona w tym dniu, zostanie naliczona w Rozrachunków z dostawcami (co oznacza, że ma zostać zapłacona w późniejszym terminie).
Po wpłaceniu kwoty po dostarczeniu tabeli poniżej efekt wpisu będzie:
Przykład nr 3
ABC Corporation świadczy usługi naprawy laptopów. Oferują usługi w ramach polityki zaliczkowej częściowej płatności. Klient wszedł do ich sklepu, aby skorzystać z usług, na początku zapłacił 500 USD, a po naprawie laptopa zapłacił 500 USD przy dostawie. W takim przypadku wpisy pierwszego dnia będą wyglądać następująco:
W dniu dostawy poniżej będą wpisy w systemie firmy:
Jeśli weźmiemy efekt netto za oba te dni tylko w systemie księgowym firmy, zobaczymy, że Cash A / c posiada debet w wysokości 1000 USD, a Service Revenue posiada 1000 USD kredytu, co ponownie odejmuje całkowitą kwotę.
Wymagania dotyczące systemu podwójnego zapisu
Ten system księgowania podwójnego zapisu wymaga, aby łączna kwota wszystkich aktywów była zawsze równa łącznej kwocie wszystkich zobowiązań w dowolnym momencie. W związku z tym bilans, w którym zapisuje się wszystkie aktywa z jednej strony i wszystkie zobowiązania (i kapitał własny akcjonariuszy) z drugiej, powinien zawsze mieć pasującą liczbę, co oznacza, że w przypadku niepowodzenia niektóre zapisy zostały pominięte lub nieprawidłowo wprowadzone z księga.
Innymi słowy, kluczową zasadą systemu podwójnego zapisu w rachunkowości można również zapisać to równanie księgowe jako:
Księgowanie transakcji w księgach to bardzo skomplikowany system. Istnieje wiele planów kont, które mogą być specyficzne dla różnych branż i / lub transakcje mogą być raportowane na różne sposoby przez każdą osobę, która może być myląca dla drugiej osoby. Jeśli nie jest odpowiednio konserwowana, stwarza niejasność dla całej gospodarki. Jest to jeden z głównych powodów, dla których wprowadzono system podwójnego księgowania.
Zalety
- System podwójnego zapisu zapewnia standaryzację we wszystkich branżach i firmach, które go używają.
- Jest pomocny w ogólnej strukturze raportowania.
- Analiza firmy staje się prostsza, ponieważ każdy może dekodować parametry i wpisy.
- Jest łatwy do zrozumienia i przewidywalny. Z każdym wpisem system podwójnego zapisu staje się łatwy do zidentyfikowania, jaki rodzaj transakcji musiał mieć miejsce.
- Zadanie audytowe stało się prostsze.
- Wszystkie podobne rodzaje planów kont można łączyć, dzięki czemu tworzenie bilansu lub rachunku zysków i strat może być bardziej dostępne.
- Jeśli aktywa i pasywa (lub całkowite obciążenie i całkowity kredyt) nie są zgodne, błędy można łatwo ustalić, a przy istnieniu odpowiedniego planu kont i księgi można uporządkować brakujące lub nieprawidłowe zapisy.
Kłopot
Z drugiej strony, gdyby warunki księgowe i zapisy korzystały z innego trybu (powiedzmy system pojedynczego zapisu), lub gdyby nie był on ustandaryzowany, poniżej przedstawiałyby się problemy:
- Indywidualne warunki księgowe i zapisy mogą tworzyć ogromną listę planu kont. Zestawianie i porównywanie z danymi używanymi przez innych do dalszej analizy byłoby kłopotliwe i czasochłonne (plus strata wysiłku).
- Powoduje zamieszanie i możliwość wielokrotnych wpisów, tworząc w ten sposób nieprawidłową równowagę.
- Równość między aktywami i zobowiązaniami (lub debetem i kredytem) służy jako sprawdzian dopasowania wszystkich typów transakcji. Gdyby tego sprawdzenia nie było, można by oszacować kłopoty w systemie rachunkowości.
System ten stanowi silny filar współczesnego systemu księgowego.
