Znaczenie kontroli budżetowej
Kontrola budżetowa jest znana jako ustalanie określonego budżetu przez kierownictwo w celu poznania różnic między rzeczywistymi wynikami a budżetowymi wynikami firmy, a także pomaga menedżerom w korzystaniu z tych budżetów w celu monitorowania i kontrolowania różnych kosztów w danym okresie rozliczeniowym.
Jest to proces planowania i kontrolowania wszystkich funkcji organizacji poprzez porównywanie i analizę danych budżetowych do rzeczywistych wyników. Porównując liczby zapisane w budżecie z rzeczywistymi wynikami, wskazuje obszary, które wymagają poprawy i w których redukcja kosztów jest możliwa lub wartości budżetowe wymagają korekty.
Rodzaje kontroli budżetowej
Istnieją różne rodzaje kontroli, które organizacja może wdrożyć -
# 1 - Kontrola operacyjna
Obejmuje przychody i koszty operacyjne, które są niezbędne do prowadzenia codziennej działalności. W większości przypadków rzeczywiste liczby z budżetem są porównywane co miesiąc. Pomaga w uzyskaniu kontroli nad EBITDA - zysk przed opodatkowaniem amortyzacji i amortyzacji.
# 2 - Kontrola przepływów pieniężnych
Jest to ważny budżet, który zapewnia kontrolę nad zapotrzebowaniem na kapitał obrotowy i zarządzaniem gotówką. Kryzys gotówki może mieć negatywny wpływ na codzienne funkcjonowanie, więc jest to ważny aspekt.
# 3 - Capex Control
Pokrywają nakłady inwestycyjne, takie jak zakup maszyn czy budowa budynku. Ponieważ wiąże się to z ogromną ilością pieniędzy, kontrola w tym miejscu pomaga w eliminacji marnotrawstwa i redukcji kosztów.
Jak przygotowywany jest budżet?
Budżet przygotowywany jest na podstawie wcześniejszych wydatków i uwzględnia wszelkie przewidywalne wydatki, które wystąpią. Obecnie w skomputeryzowanym środowisku, w którym sprawozdania finansowe są przygotowywane w arkuszach Excel. Mamy możliwość wyboru średniej kwartalnej lub średniej rocznej.
Przykładowo - jeśli chcemy przygotować budżet na lipiec 2019 na podstawie wyników za II kwartał, będzie on wyglądał następująco -
Tutaj formuła budżetu na lipiec = (kwiecień + maj + czerwiec) / 3 tj. Średnia z kwietnia, maja i czerwca.
W powyższej tabeli, opartej na rzeczywistych wynikach z kwietnia, maja i czerwca, spodziewamy się, że sprzedaż w lipcu wyniesie 6 250 USD, a zysk netto 383 USD.
Załóżmy teraz, że otrzymaliśmy rzeczywiste wyniki za lipiec i porównajmy je z budżetem lipcowym, aby uzyskać różnicę -
W tym przypadku faktyczna sprzedaż za lipiec przekroczyła budżet o 150 dolarów. Może to być spowodowane tym, że sprzedano więcej ilości lub cena sprzedaży na jednostkę nieznacznie wzrosła. Jeśli cena sprzedaży za sztukę pozostała na stałym poziomie w lipcu, oznacza to, że zespół sprzedaży radził sobie lepiej niż przeciętnie i dlatego sprzedaż wzrosła.
Dalsza analiza pokaże, w którym regionie i jakim produkcie wzrosła sprzedaż. W ten sam sposób koszty operacyjne wzrosły o 33 USD, co może wynikać ze zwiększonego kosztu dowolnego materiału wejściowego lub może być przypadkowe w przypadku dodatkowej sprzedaży.
Zalety i wady kontroli budżetowej
Zalety
- Skuteczne narzędzie do pomiaru wydajności działów, jednostek i centrów kosztów;
- Identyfikacja obszarów do redukcji i poprawy efektywności;
- Zwiększona wydajność i redukcja kosztów skutkuje maksymalizacją zysków;
- Pomaga również we wprowadzaniu i programach motywacyjnych opartych na wynikach.
- Obniżenie kosztów jest zawsze głównym celem.
- Poprawia koordynację między działami, ponieważ wyniki i koszty są ze sobą powiązane.
- Zapewnia wgląd w dogłębną analizę i wszelkie działania naprawcze.
- Pomocne w osiągnięciu długoterminowego celu organizacji.
Niedogodności
- Liczby w budżecie często wymagają korekty, ponieważ prognozy na przyszłość są trudne
- Czasochłonny i kosztowny proces, wymaga ludzi i zasobów. Procesy kontroli budżetowej
- Ten proces czasami wymaga koordynacji między różnymi działami i jest trudnym zadaniem
- Proces ten wymaga zgody i wsparcia ze strony najwyższego kierownictwa
- Zawsze porównując rzeczywiste dane z budżetem, szkodzi motywacji pracowników
Ograniczenia
- Przyszłość jest nieprzewidywalna, więc budżet zawsze nie gwarantuje płynnej przyszłości organizacji
- Przeważnie używane w przeszłości zarejestrowane liczby
- Ignoruje demografię i wiele innych czynników ekonomicznych
- Polityka rządu i reformy podatkowe nie zawsze są przewidywalne
- Zdarzenia naturalne, takie jak deszcz, monsun, susza i inne niekontrolowane czynniki wpływają na rzeczywistą wydajność organizacji, której nie można uwzględnić w budżecie
Ważne uwagi
- Wszelkie przewidywalne dochody lub wydatki, które nie zostały wcześniej uwzględnione, powinny zostać ujęte w budżecie.
- Funkcje kontrolne nie powinny mieć ekstremalnego charakteru, aby wywierać presję na personel, jeśli tak jest, wtedy konieczna jest zmiana.
- Normy wymagają okresowych przeglądów.
- O wszelkich zmianach należy niezwłocznie lub z wyprzedzeniem poinformować wszystkie zainteresowane strony.
- Zmiana w produkcji, sprzedaży lub jakiejkolwiek funkcji w organizacji wpłynie na funkcje kontrolne.
- Podstawa alokacji kosztów staje się istotna w analizie mikro-poziomowej, więc jeśli następuje zmiana podstawy alokacji kosztów, należy ją w pełni przeanalizować przed jej wdrożeniem.
Wniosek
Kontrola budżetowa jest bardzo ważnym aspektem codziennych działań organizacji i długoterminowych perspektyw. Ostrożnie umieszczony, nie tylko pomaga w kontrolowaniu kosztów, ale także pomaga w poprawie wydajności. Są też inne rzeczy, takie jak standardowa kalkulacja kosztów, która również jest jej częścią.
Tutaj możemy obliczyć koszt, wydajność, wydajność lub wariancje mieszanki itp. Tak więc, identyfikuje dokładną przyczynę każdej wariancji, gdy porównujemy aktywność w jednym okresie z innym. Ponieważ w dzisiejszej zaciekłej konkurencji organizacje zawsze dążą do doskonałości i najlepszych praktyk, a kontrola budżetowa pomaga w identyfikacji i realizacji tych zasad i praktyk.
Identyfikuje, czy istnieje jakikolwiek problem lub szansa na poprawę przy zakupie materiałów wejściowych, pożądanym wyniku z materiału, wszelkich problemach z przetwarzaniem lub administrowaniu zespołem sprzedaży. Tak więc, aby w pełni zrozumieć funkcje biznesowe i analizę przyczyn źródłowych różnych wyników, kontrola budżetowa jest ważnym narzędziem w rękach stron związanych z organizacją.
