Bilans próbny w rachunkowości (definicja, błędy) - Jak przygotować?

Spisie treści

Co to jest saldo próbne w księgowości?

Co to jest saldo próbne w księgowości?

Bilans próbny to raport księgowy, w którym salda końcowe różnych księgi głównej firmy są i są prezentowane w kolumnie debet / kredyt zgodnie z ich saldami, gdzie kwoty debetu są wymienione w kolumnie debet, a kwoty kredytu są wymienione w kolumnie kredytowej a suma obu powinna być równa.

Pod koniec roku finansowego salda wszystkich kont księgowych są pobierane. Są one spisywane w saldzie próbnym (rodzaj sprawozdania finansowego) i ostatecznie sumowane, aby sprawdzić, czy odpowiednio suma sald debetowych i łączne salda kredytowe powinny zostać zliczone. Można go również podać jako zestawienie sumy sald debetowych i kredytowych wyodrębnionych z różnych kont w księdze w celu zbadania matematycznej dokładności ksiąg.

Cele bilansu próbnego

Istnieją różne cele przygotowania bilansu próbnego, o których mowa poniżej:

Mieć salda wszystkich kont księgi, aby uniknąć konieczności przeglądania stron księgi, aby się tego dowiedzieć.
Posiadanie materiału do przygotowania sprawozdania finansowego organizacji.
Mieć arytmetyczną dokładność ksiąg rachunkowych ze względu na uzgodnienie salda próbnego.
Aby mieć dowód, że podwójny wpis każdej transakcji został zarejestrowany z powodu jej zgody.
Aby pomóc w identyfikacji błędów.

Jak przygotować bilans próbny?

Do przygotowania bilansu próbnego można użyć następujących metod -

Metoda całościowa. Ta metoda stwierdza, że suma odpowiednio kwoty debetu i kredytu dla każdego rachunku jest wyświetlana w dwóch kolumnach kwoty odpowiadającej temu rachunku, tj. Jedna dla salda debetowego, a druga dla salda kredytu .
Metoda równoważenia. W tej metodzie pobierana jest różnica każdej kwoty. W przypadku gdy saldo debetowe ma większe znaczenie niż saldo kredytu, różnica jest umieszczana w kolumnach debetowych.

Spośród dwóch wymienionych powyżej metod sporządzania, metoda bilansowa, czyli druga, jest zwykle stosowana w praktyce, ponieważ ułatwia sporządzanie sprawozdań finansowych.

Poniżej przedstawiono kroki niezbędne do przygotowania bilansu próbnego.

Pod koniec roku obrachunkowego wszystkie rachunki i księgi mają zostać zamknięte.
Salda końcowe księgi mają zostać zaksięgowane.
Należy zidentyfikować błędy.
Konto przejściowe ma być generowane tymczasowo, aby zliczać saldo próbne do czasu wprowadzenia korekt.
Zapisy korygujące są wymagane na koniec roku, które wcześniej nie były uwzględniane przy włączaniu salda próbnego.

Błędy w bilansie próbnym

Zgodność bilansu próbnego nie jest określona jako ostateczny dowód absolutnej dokładności ksiąg. Wskazuje jedynie na matematyczną dokładność ksiąg rachunkowych. Bilans próbny może się zgadzać, ale niektóre z poniższych typów mogą pozostać nieujawnione.

Błąd pominięcia - jeśli wpis nie został odnotowany w księdze pomocniczej, zarówno obciążenie, jak i kredyt zostaną pominięte. A uzgodnienie salda próbnego nie zostanie w żaden sposób naruszone.
Błędy kompensacyjne - są to błędy, które kompensują się w wyniku netto, tj. Nadmierne obciążenie lub kredyt na różnych kontach, które są neutralizowane przez nadwyżkę lub kredyt w takim samym stopniu jak inne konta. Na przykład, w przypadku zaksięgowania 500 $ po stronie debetowej pewnego konta, zostanie zrekompensowane zaksięgowanie 100 $ po stronie kredytowej innego konta i pominięcie zaksięgowania 400 $ na trzecim koncie. Ten błąd można również zneutralizować, przeksięgując kwotę 500 USD po stronie debetowej na innym koncie lub rachunkach.
Błędy co do zasady - błędy te nie będą miały wpływu na uzgodnienie salda próbnego, ponieważ wynikają z obciążania lub uznawania niewłaściwych kont, co byłoby niezgodne z podstawowymi zasadami rachunkowości podwójnego zapisu. Na przykład 1500 USD wydanych na przedłużenie budynku, błędnie obciążone na konto napraw zamiast na konto budynku, nie wpłynie na uzgodnienie salda próbnego. Zatem takie błędy powstają za każdym razem, gdy składnik aktywów jest traktowany jako koszt lub zobowiązanie jako przychód lub odwrotnie.
Błędny wpis w książce zależnej - jeśli zakup kredytowy w wysokości 450 USD od Jamesa jest błędnie zapisany jako 540 USD w książce zakupów, taki błąd nie zostanie ujawniony. Ponieważ księgowanie zarówno po stronie debetowej konta zakupu, jak i po stronie kredytowej konta Jamesa będzie miało złą kwotę 540 USD, więc saldo próbne zostanie uzgodnione.
Wysyłanie przedmiotu na właściwą stronę, ale na niewłaściwe konto - Jeśli Mathew Woods zamiast Carla Jamesa zakupił 100 USD od Carla Jamesa, nie wykryje takiego błędu.

Z powodu braku porozumienia ujawniono następujące błędy.

Dane szczegółowe z książki pomocniczej do księgi głównej pominięte do zaksięgowania - na przykład zakup 500 USD od Antoniego nie został zaksięgowany na jego koncie. W wyniku tego błędu liczba różnych wierzycieli wyświetlanych w saldzie próbnym zmniejszy się o 500 USD, a saldo kredytu będzie odpowiednio o 500 USD niższe w porównaniu do salda debetowego.
Wpisanie nieprawidłowej kwoty na wyciągu z księgi - Przykład, sprzedaż kredytowa w wysokości 1000 USD na rzecz Anyi błędnie zaksięgowała jej konto na 100 USD. Efektem tego błędu będzie zmniejszenie liczby różnych dłużników o 900 USD, a suma debetowa strona salda próbnego będzie o 900 USD niższa niż saldo kredytu.
Wprowadzanie kwoty po niewłaściwej stronie wyciągu z księgi - na przykład rabat 10 USD dozwolony klientowi nieprawidłowo zaksięgowany na koncie zamiast na stronie debetowej dozwolonego rabatu. Z powodu tego wyniku błędu w saldzie próbnym strona kredytowa przekroczy 20 USD. Oznacza to, że kwota błędu zostanie podwojona.
Niepoprawne uwzględnienie na kontach księgowych - Przykład to znaczy, że na koniec roku obrotowego podczas rozliczania konta kapitałowego kwota kredytu w wysokości 9 900 USD została błędnie przyjęta jako 8900 USD; W wyniku tego błędu suma kredytu salda próbnego będzie wynosić 1000 USD.
Nieprawidłowe sumowanie ksiąg pomocniczych - na przykład księga sprzedaży jest przekroczona o 50 USD. Ze względu na wynik tego typu błędu strona kredytowa salda próbnego będzie wynosić 50 USD, aby wzrosnąć, ponieważ konto sprzedaży pojawi się na wyższa wartość po stronie kredytowej w saldzie próbnym.
Podwójne zaksięgowanie pozycji z księgi pomocniczej na koncie księgi - Jest to płatność w wysokości 500 USD na rzecz wierzyciela dwukrotnie wpisanego na jego konto.
Pominięcie kwoty konta w saldzie próbnym - Salda banku i gotówki mogły zostać pominięte.
Saldo różnych kont nieprawidłowo zaksięgowane - na przykład saldo 52 USD na koncie stacjonarnym nieprawidłowo zaksięgowane jako 25 USD.
Saldo jakiegoś konta zostało wpisane na niewłaściwą stronę - To jest saldo konta prowizji, które zostało błędnie podane na koncie debetowym zamiast rachunku kredytowego.
Niewłaściwe podsumowanie bilansu próbnego spowoduje spór.

Lokalizacja błędów

W przypadku braku zgody należy podjąć istotne kroki w celu zlokalizowania przyczyny różnic:

Ponowne sprawdzenie sum i odkrycie faktycznej kwoty różnicy.
Różnica w całkowitej kwocie zostanie podzielona na dwie i sprawdź, czy na saldzie próbnym znajduje się saldo o tej samej wysokości. Może się zdarzyć, że takie saldo mogło zostać zapisane po niewłaściwej stronie, powodując w ten sposób dwukrotną różnicę.
Jeśli powyższe kroki nie pozwolą zlokalizować błędu, to różnicę w bilansie próbnym należy podzielić przez 9. Jeśli różnica jest nawet podzielna przez 9, błąd może wystąpić z powodu transpozycji lub przesunięcia cyfr. Transpozycja ma miejsce, gdy 54 jest zapisane jako 45 lub 98 jako 89 i tak dalej. Przesunięcie ma miejsce, gdy cyfry liczb są przesuwane w lewo lub w prawo. To znaczy, kiedy 5 450 zł jest zapisywane jako 54,5 zł. 50. W przypadku przesunięcia lub transpozycji liczb, wyszukiwanie można zawęzić do liczb, w których mogły zostać popełnione te błędy.
Sprawdź, czy zaangażowane jest każde saldo wszystkich kont, w tym salda gotówkowe i bankowe.
Weryfikacja sald otwarcia została precyzyjnie przeniesiona na rachunek bieżącego roku.
Jeśli różnica jest ogromna, porównaj saldo próbne bieżącego roku z rokiem poprzednim i sprawdź, czy liczby z podobnych kont są bardzo zbliżone do tych z poprzedniego roku i czy ich salda spadają do tego samego bok. Jeżeli różnica w obu latach jest duża, należy ustalić przyczynę tej różnicy.
Jeśli powyższe kroki nie pozwolą wykryć błędu, podejmowane są następujące kroki w celu sprawdzenia:
- Sprawdź sumy ksiąg pomocniczych.
- Sprawdź księgowanie dokonane z dziennika lub ksiąg pomocniczych w księdze.
- Sprawdź, czy salda wyciągają się z księgi.
- Lista sald zostanie zmieniona.

Jeśli wszystkie te wysiłki nie pozwolą zlokalizować błędów, wszystkie księgi pierwszych wpisów muszą zostać odrzucone, a księgowanie w księdze powinno zostać ponownie sprawdzone.

Konto przejściowe i saldo próbne

Jeśli pomimo powyższych kroków nie można zlokalizować błędów, różnica z salda próbnego jest przenoszona na konto przejściowe i tym samym jest rozliczana. Później, gdy pojawią się błędy, można je naprawić za pomocą konta przejściowego. Konto przejściowe zostanie usunięte po zlokalizowaniu wszystkich błędów.

Przykład: Przygotowano następujący bilans próbny.

Dane szczegółowe	Saldo debetowe ($)	Saldo kredytu ($)
Konto pieniężne	12,220	0
Konto kapitałowe	0	45000
Konto bankowe	14 000	0
Kup konto	22 000	0
Konto sprzedaży	0	12,500
Konto mebli	5000	0
Zwraca konto wychodzące	0	1000
Konto rabatowe	0	20
Konto rysunków	1000	0
Konto do wynajęcia na telefon	400	0
Konto stacjonarne	200	0
Wynajmij konto	1000	0
Konto wynagrodzeń	2500	0
Zwroty do przychodu Konto	200	0
CAŁKOWITY	58.520	58.520

Ograniczenia

Można go przygotować tylko w tych przypadkach, w których przyjęto system podwójnego zapisu, który nie jest pomocny w systemie pojedynczego zapisu. Ta podstawa systemu podwójnego wjazdu jest bardzo kosztowna i małe koncerny nie mogą jej przyjąć.
Chociaż saldo próbne zapewnia arytmetyczną dokładność ksiąg rachunkowych, niektóre błędy nie są ujawniane. Z tego powodu mówi się, że saldo śladu nie jest ostatecznym dowodem prawidłowości ksiąg rachunkowych.
Jeśli nie zostanie sporządzony dokładny bilans próbny, w końcowym sprawozdaniu finansowym nie zostanie dokonany przegląd spraw organizacji bez istotnych zniekształceń. Podejmowanie wniosków i decyzji bez względu na różne grupy osób nie będzie poprawne i dokładne i wprowadzi takie osoby w błąd.