Co to są książki z oryginalnym wpisem?
Księgi oryginalnych zapisów, zwane również pierwszymi księgami zapisów, to miejsce, w którym wszystkie zapisy księgowe są rejestrowane i przechowywane wraz ze wszystkimi dokumentami uzupełniającymi i szczegółami transakcji, co zapewnia istnienie i dokładność transakcji finansowej zaksięgowanej przed tym samym. przekodowane lub przeniesione w poszczególnych księgach.
Wyjaśnienie
Oryginalne rekordy oznaczają początkowy zapis księgowy transakcji, prowadzony wraz z dokumentami uzupełniającymi i szczegółami dotyczącymi transakcji. Prowadzi ewidencję wszystkich typów transakcji, takich jak pokwitowania wydatków, faktury, transakcje gotówkowe, transakcje bankowe itp. Gdy wszystkie szczegóły transakcji są zapisane tylko w księgach pierwotnego zapisu, ta sama transakcja może być dalej zaksięgowana w poszczególnych księgach regulujące rodzaj transakcji.
Przykład książek z oryginalnym wpisem
Podobnie jak w przypadku różnych typów, może być wiele przykładów tego samego. Oto kilka przykładów:
- Dzienniki kasowe: księgi pierwotnego zapisu, w których zapisywane i przechowywane są wszystkie rodzaje płatności i pokwitowań dokonanych za pośrednictwem gotówki. W okresie wpisu każda transakcja, która wiąże się z przepływem do lub z gotówki z organizacji, jest księgowana w dziennikach kasowych wraz ze wszystkimi potwierdzeniami lub dowodami.
- Dzienniki bankowe: Podobnie jak arkusze kasowe, arkusze bankowe są również utrzymywane przez okres, w którym są przechowywane wszystkie transakcje związane z przepływem kwot z rachunków bankowych organizacji.
- Dzienniki sprzedaży: Arkusze sprzedaży to księgi, w których oryginalne wpisy każdej transakcji są bezpośrednio związane z przychodami ze sprzedaży organizacji.
- Dzienniki zakupów: Dzienniki zakupów to księgi zawierające oryginalne wpisy dotyczące transakcji związanych z zakupami.
Rodzaje książek z oryginalnym wpisem
Ogólnie rzecz biorąc, ma dwa typy, pokazane w następujący sposób:
# 1 - Czasopisma specjalne
Dzienniki specjalne to specjalne księgi pierwotnego zapisu, w których przygotowywane są oddzielne dzienniki dla różnych rodzajów transakcji. Po zaksięgowaniu wszystkich transakcji w oddzielnych księgach, te transakcje lub salda są przenoszone do ich poszczególnych i oddzielnych ksiąg. Przykładami takich czasopism są:
- Dziennik sprzedaży: Służy do rejestrowania transakcji na fakturach sprzedaży, gdy towary zostały sprzedane na kredyt.
- Dziennik zakupów: służy do rejestrowania transakcji zakupów dla organizacji, gdy towary zostały zakupione od dostawców na zasadzie kredytu.
- Dziennik kasowy lub księga kasowa: Służy do rejestrowania płatności lub pokwitowania dokonanego gotówką.
- Dziennik zwrotów sprzedaży i zwrotów zakupów: Używany do rejestrowania danych zwrotu sprzedaży i zwracanego zakupu. Itp.
# 2 - General Journal
Dzienniki ogólne to arkusze używane do rejestrowania transakcji, które nie są rejestrowane w żadnym specjalnym dzienniku lub w łatwiejszych warunkach; można by powiedzieć, że są to księgi zapisów dla transakcji, które nie kwalifikują się do żadnych specjalnych lub szczególnych ksiąg zapisów.
składniki
Ponieważ księgi pierwotnego zapisu przechowują transakcje, a także szczegóły transakcji, niektóre określone elementy muszą być wymienione w celu zaksięgowania transakcji w księgach. Są to następujące elementy:
- Data transakcji: Przed zarejestrowaniem transakcji w dzienniku obowiązkowo należy podać datę, w której ta sama transakcja ma miejsce lub jest odnotowywana w księgach rachunkowych. W przypadku, gdy dziennik jest prowadzony pod względem daty, zaleca się wprowadzenie transakcji we właściwej funkcji daty.
- Odpowiednia strona i szczegóły transakcji: W przypadku, gdy transakcje są rejestrowane w specjalnym dzienniku, transakcja powinna wskazywać stronę, u której została zawarta transakcja kredytowa, tj. Dostawcę w przypadku transakcji zakupu, ale w przypadku księgowania transakcji w dziennik główny transakcji powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące odpowiednich stron.
- Narracja: Narracja z transakcją zawiera szczegóły transakcji, a także wyjaśnia powód transakcji lub charakter transakcji jest krótką formą.
- Podaj odniesienie do dokumentu oryginalnego: Powinno zawierać odniesienie do oryginalnego dokumentu, na podstawie którego transakcja została zaksięgowana, tj. Numer faktury w przypadku zakupu itp.
- Szczegóły dotyczące środków pieniężnych: we wpisie należy podać kwotę pieniężną zaangażowaną w transakcję.
- Podaj konto księgi: Powinno wskazywać odpowiednie konto księgowe, na którym ta sama transakcja została zaksięgowana po pomyślnym całkowitym zarejestrowaniu w oryginalnych księgach.
Zalety
- Dzięki prowadzeniu ewidencji w księgach pierwotnego zapisu, codzienne transakcje są rejestrowane w księgach, co zmniejsza szanse na pominięcie jakiejkolwiek transakcji.
- Ponieważ księgi zawierają wszystkie szczegóły transakcji, a także podsumowanie transakcji w narracjach, każdy błąd w transakcji można było łatwo zidentyfikować podczas nadania na koncie poszczególnych ksiąg.
- Transakcje są rejestrowane w porządku chronologicznym, więc ich skategoryzowanie i przeniesienie do odpowiednich ksiąg jest stosunkowo łatwiejsze.
Niedogodności
- Czasopisma są nieporęczne i mają wiele tomów, co bardzo utrudnia przetwarzanie danych.
- Nie jest łatwo znaleźć konkretną transakcję, chyba że osoba zna datę transakcji.
- Zaksięgowanie wszystkich transakcji w indywidualnej księdze zajmuje dużo czasu.
Wniosek
Books of Original Entry pomaga organizacji w codziennym rejestrowaniu transakcji ze wszystkimi pomocniczymi i szczegółowymi informacjami. Pomaga w utrzymaniu transakcji w kolejności preform, a ich ułożenie w porządku chronologicznym ułatwia utrzymanie danych, a błąd lub pominięcie transakcji zostaje zmniejszony. Zawsze pomaga w śledzeniu przepływu danych ze sprawozdań finansowych do głównych ksiąg rachunkowych.
