Definicja działu księgowego
Dział księgowości odnosi się do działu w firmie, który zajmuje się przygotowywaniem sprawozdań finansowych, prowadzeniem księgi głównej, opłacaniem rachunków, przygotowywaniem rachunków klientów, listą płac i nie tylko. Innymi słowy, są odpowiedzialni za zarządzanie ogólnym frontem ekonomicznym firmy. Żadna firma, czy to mała firma działająca poza domem, czy duża międzynarodowa firma, nie może zbyt długo funkcjonować bez jakiegokolwiek działu księgowego.
Funkcje działu księgowości
- Prowadzenie i rejestrowanie wszystkich transakcji biznesowych w sposób dokładny i kompleksowy w systematyczny sposób, tak aby można było je odzyskać i przejrzeć w dowolnym momencie.
- Utrzymywanie odpowiednich kontroli wewnętrznych w organizacji w celu ochrony jej cennych zasobów.
- Aby zapewnić podstawę do oceny wyników i stworzyć odpowiedzialność w całej organizacji.
- Śledzenie kosztów ponoszonych przez firmę i doradzanie przy modyfikacji dotychczasowych operacji w celu obniżenia kosztów operacyjnych.
- Wspieranie wyższej kadry kierowniczej w procesie podejmowania decyzji poprzez odpowiednią prezentację danych finansowych.
- Planować w oparciu o przewidywanie potrzeb biznesowych i spodziewaną dostępność zasobów.
Role i obowiązki
- Jednym z podstawowych obowiązków jest prawidłowe zebranie wszystkich danych finansowych, a następnie przygotowanie sprawozdań / raportów finansowych. Raporty te są wykorzystywane do przygotowywania budżetów, prognoz i innych raportów decyzyjnych. Ponadto raporty te są również wykorzystywane do komunikacji z pożyczkodawcami, inwestorami i innymi interesariuszami.
- Utrzymywanie zdrowych relacji z dostawcami poprzez zapewnienie terminowej zapłaty. Powinni jednak szukać możliwości zaoszczędzenia pieniędzy, korzystając ze zniżek / zachęt wynikających z terminowych lub zaliczkowych płatności. Jednocześnie dział księgowości powinien również zapewnić, że minimalna kwota pieniędzy zostanie wydana przy każdej płatności, ale bez żadnych opłat za opóźnienia w płatnościach.
- Śledź należności na koncie i zaległe faktury oraz porady na wypadek konieczności podjęcia działań windykacyjnych. Dział księgowości powinien zadbać o to, aby klienci płacili faktury na czas i utrzymywali z nimi serdeczne / przyjazne stosunki.
- Ponosi wyłączną odpowiedzialność za funkcję płacową. Muszą zadbać o to, aby wszyscy pracownicy otrzymywali terminowe i dokładne wynagrodzenie. Ponadto departament powinien również upewnić się, że podatki pracownicze są prawidłowo naliczane, a płatności są dokonywane na czas na rzecz władz stanowych i federalnych.
- Muszą zachować kontrolę finansową poprzez uzgodnienia i przestrzeganie obowiązujących standardów rachunkowości, takich jak US GAAP. Wszystkie te praktyki mają na celu zapobieganie oszustwom i kradzieżom. Dział jako kontroler finansowy powinien zapewnić prawidłowe utrzymanie procedur bez żadnych luzów.
Struktura działu księgowego
Większość firm ma więcej niż jednego pracownika w swoim dziale księgowości, dlatego muszą ustalić strukturę organizacyjną, aby usprawnić zarządzanie. Ogólnie rzecz biorąc, składa się z dyrektora finansowego (CFO), kontrolera finansowego, menedżerów i księgowych. Struktura jest następująca:
- Dyrektor finansowy jest na szczycie działu i podlega bezpośrednio właścicielowi firmy lub dyrektorowi ds. Operacyjnych (CEO).
- Kontroler finansowy podlega dyrektorowi finansowemu i ma bardziej szczegółowe obowiązki w ramach działu.
- Kontroler finansowy ma na ogół zespół kierowników - kierownika ds. Płac, kierownika ds. Rozrachunków z odbiorcami i kierownika ds. Zobowiązań.
- Każdy kierownik działu ma zwykle zespół księgowych.
Wartość działu księgowego
Dział księgowości odgrywa istotną rolę w prowadzeniu firmy, ponieważ pomaga w śledzeniu zarówno przychodów (wpływów), jak i wydatków (wypłat), zapewniając jednocześnie zgodność ze wszystkimi wymogami ustawowymi. Ponadto dostarcza ilościowych informacji finansowych zarządowi, pożyczkodawcom, inwestorom i innym interesariuszom, którzy wykorzystują je do podejmowania świadomych decyzji biznesowych.
Kluczowe stanowiska działu księgowości
Oto niektóre z kluczowych stanowisk:
- Dyrektor Finansowy (CFO): Dyrektorzy finansowi są zwykle na szczycie działu finansowego dużych korporacji. Są odpowiedzialni za nadzorowanie kondycji finansowej firmy i zarządzanie całym działem finansowym, co obejmuje planowanie i raportowanie finansowe, krótko- i długoterminową strategię biznesową, audyt, wewnętrzne zarządzanie ryzykiem itp. Pomagają również wyższej kadrze kierowniczej zrozumieć konsekwencje finansowe różnych bieżących działań - wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
- Kontroler finansowy: Kontrolerzy finansowi współpracują z CXO i są odpowiedzialni za rachunkowość finansową, a także przygotowywanie raportów z zarządzania projektami, budżetu i nie tylko. Jednak ich główny nacisk kładzie się na rozwiązywanie bezpośrednich problemów finansowych.
- Treasury Manager: Treasury Managers pomagają w formułowaniu i rozwijaniu różnych polityk skarbowych, które obejmują identyfikację najlepszych możliwości inwestycyjnych, optymalizację wykorzystania linii kredytowych, redukcję kosztów finansowania itp.
- Księgowy / Główny Księgowy / Nadzorca Księgowy : Kierownicy ci odpowiadają za prowadzenie i raportowanie wszystkich transakcji finansowych. Ustanawiają również i egzekwują zasady rachunkowości w oparciu o politykę audytu i wymogi ustawowe.
- Księgowy: Księgowi odgrywają istotną rolę w dziale księgowości, ponieważ są zaangażowani w wycenę i interpretację wszystkich informacji finansowych.
