Co to jest prowadzenie dokumentacji?
Prowadzenie dokumentacji jest podstawowym etapem księgowości, który mówi nam, jak prowadzić rejestr transakcji pieniężnych w celu ciągłego śledzenia wszystkich transakcji, znajomości prawidłowego obrazu aktywów-pasywów, zysków i strat itp., Kontrolowania wydatków z w celu zminimalizowania wydatków i uzyskania ważnych informacji do celów prawnych i podatkowych
Kroki prowadzące do metody prowadzenia dokumentacji
- Identyfikacja transakcji
- Zapis w dzienniku
- Klasyfikacja charakteru transakcji
- Księgowanie w księdze
- Bilansowanie rachunków
- Sporządzenie sprawozdania finansowego
- Interpretacja sprawozdań finansowych
- Przekazywanie go zainteresowanym stronom
Przykłady prowadzenia dokumentacji
Przykład 1
ABC Limited jest jednoosobową firmą prowadzącą małe sklepy na rynku w Atlancie. Handluje ubraniami i ma następujące główne napływy i odpływy:
- Wpływy: wpływy ze sprzedaży od klienta
- Wydatki: zakup materiałów od dostawców i opłacenie związanych z tym wydatków
Dla celów ewidencyjnych ABC limited będzie musiała prowadzić codzienne księgi kasowe w celu utrzymywania drobnych sald gotówkowych i bankowych. Pod koniec roku muszą przygotować Rachunek zysków i strat A / C oraz Bilans w celu zweryfikowania rentowności w ciągu roku. Jest to jeden z najprostszych sposobów prowadzenia ewidencji transakcji biznesowych.
Przykład nr 2
- Amazon.com to międzynarodowa korporacja prowadząca działalność na całym świecie i dająca zatrudnienie milionom ludzi. Każdego dnia przeprowadzane są miliony transakcji, a także w celu zachowania interesu Spółki i prawidłowej zgodności statutu oraz zaufania interesariuszy prowadzona jest ciągła księgowość.
- Należy wyznaczyć oddzielne zespoły, aby zapewnić, że każda transakcja pieniężna przeprowadzana przez firmę zostanie zarejestrowana w księgach bez żadnych odchyleń. Ponadto taki rodzaj prowadzenia ksiąg rachunkowych musi zapewniać rejestrowanie transakcji zgodnie z lokalnie obowiązującymi ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości, a także innymi obowiązującymi przepisami.
To jeden z najbardziej złożonych przykładów prowadzenia dokumentacji biznesowej.
Oba przykłady mają swoje zalety i wady, ale są dobre na ich drodze.
Zalety prowadzenia dokumentacji
- Trwały i niezawodny zapis - pomaga w utrzymaniu trwałego zapisu wszystkich transakcji, co pomoże w zapewnieniu rzetelności danych.
- Dokładność arytmetyczna rachunków - Ciągłe rejestrowanie transakcji pomoże w identyfikacji wszelkich nieprawidłowości arytmetycznych, które mogły mieć miejsce. Np. Nadpłata na rzecz dostawców lub podwójna płatność za jakiekolwiek transakcje.
- Wynik netto działalności biznesowej - da zysk wypracowany w danym okresie na podstawie bieżącej działalności biznesowej.
- Ustalenie pozycji finansowych - pomaga w określeniu sytuacji finansowej firmy.
- Obliczanie należności - Wszystkie niespłacone zobowiązania i należności w danym momencie można obliczyć na podstawie sporządzonych odpowiednich sprawozdań finansowych.
- Kontrola aktywów i pożyczek - można uzyskać lepszą kontrolę nad aktywami i pożyczkami; pomoże to w zarządzaniu funduszami i różnymi stanowiskami biznesowymi.
- Identyfikacja nakazów i zakazów - sprawozdania finansowe pomagają w znajdowaniu problemów, które poszły źle i wymagają naprawy w przyszłości, aby zapewnić lepsze działanie w przyszłości.
- Opodatkowanie - jest wysoce zalecane i potrzebne organom podatkowym. Aby dokonać oceny, przedsiębiorcy muszą odpowiednio prowadzić ewidencję, która pomoże w ustaleniu ciążącego na nich zobowiązania podatkowego
- Podejmowanie decyzji zarządczych - Kierownictwo jest w dużym stopniu zależne od dokumentacji finansowej, jeśli chodzi o planowanie operacji biznesowych. Ponadto potrzebują również ciągłego raportowania przez średni szczebel o postępach poczynionych w zakresie finansów. Środki finansowe utrzymywane przez organizację decydują o wszystkich strategicznych decyzjach
- Wymogi prawne - Istnieje ogromny wymóg ustawowy, lokalnych GAAP, MSSF itp., Aby prowadzić odpowiednie księgi rachunkowe, aby zapewnić przejrzystość działalności.
Wady prowadzenia dokumentacji
- Praca biurowa - dla dużych organizacji prowadzenie dokumentacji jest bardzo żmudną i ciągłą pracą. Utrzymanie tego samego staje się dla nich trudne
- Ręczna i monotonna - jest to praca bardzo fizyczna. Ta sama praca jest potrzebna do wykonania, ilekroć transakcja jest podejmowana. To sprawia, że jest to bardzo monotonna praca.
- Subiektywne potrzeby do sprawdzenia przed analizą - Różne aspekty księgowe, takie jak amortyzacja, wycena zapasów itp., Wymagają założeń, które sprawiają, że rachunkowość jest wysoce subiektywna. Zasadność takich założeń musi zostać zweryfikowana przed analizą sprawozdania finansowego
Ograniczenia
- Rejestrować można tylko transakcje pieniężne - w biznesie istotne są zarówno aspekty pieniężne, jak i niepieniężne. Jednak w prowadzeniu dokumentacji mogą być objęte tylko transakcje pieniężne. Cnoty niepieniężne, takie jak przeszkolony personel, nie mogą być rejestrowane w księgach rachunkowych.
- Skutki zmian poziomu cen nie są brane pod uwagę - inflacja jest ciągłym wymogiem, który należy uwzględnić podczas rejestrowania aktywów; jednakże w rachunkowości nie można uwzględniać inflacji podczas rejestrowania transakcji.
- Rachunkowość oparta na danych historycznych - wszystkie aktywa należy rejestrować jako koszt historyczny. Nie pomoże to w ustaleniu obecnej wartości aktywów na rynku.
Ważne punkty
Wszelkie zmiany w sposobie prowadzenia dokumentacji mogą być dozwolone tylko wtedy, gdy:
- Należy rozważyć substancję nad formą
- Lepsze wymogi dotyczące ujawniania informacji
- Wymagane przez standardy rachunkowości
Wniosek
Prowadzenie dokumentacji to sztuka rejestrowania i ujawniania transakcji finansowych. Wymaga trochę wiedzy i taktyki, która nie tylko pomoże w utrzymaniu wizerunku organizacji, ale także pomoże w pozyskiwaniu finansowania i przetargach biznesowych. Aby udowodnić dokładność transakcji, prowadzenie dokumentacji daje duży impuls i pomaga w utrzymaniu wizerunku etycznej organizacji biznesowej na rynku.
