Co to jest system księgowy?
System księgowy to system wdrożony przez firmy do rejestrowania informacji finansowych, w tym przychodów, wydatków i innych transakcji księgowych, pełniący rolę ważnego narzędzia monitorującego i śledzącego wyniki firmy oraz zapewniającego płynne prowadzenie biznesu.
funkcje
Poniżej znajdują się cechy, które powinien mieć system księgowy.
# 1 - Niezawodność
Przedstawione informacje powinny być wiarygodne. To podstawowa cecha. Jeśli dane wprowadzone w tym systemie nie są autentyczne, to wyniki również nie są wiarygodne. Nie będzie więc możliwe dokonanie właściwej oceny perspektyw spółki, jeśli nie będzie ona wiarygodna.
# 2 - Łatwe do zrozumienia
Nie powinien zawierać skomplikowanych formuł i powinien być łatwy w obsłudze. Jeśli jest to skomplikowane, księgowy, który będzie się tym zajmował, może się zdezorientować i popełnić błędy. Powinno być łatwe do zrozumienia, gdzie dokładnie uderza transakcja i jaki wpływ będzie miała transakcja na sprawozdanie finansowe.
# 3 - Porównywalność
Sprawozdania finansowe sporządzane przez jeden system księgowy powinny być podobne do sprawozdań sporządzanych przez inne systemy, co skutkuje „porównaniem jabłka z jabłkiem”. Metodologie obliczeń powinny być zgodne ze standardami branżowymi, aby masy mogły zrozumieć sprawozdania finansowe.
# 4 - Najnowsze oprogramowanie
System ten powinien być zdolny do automatycznego rozwoju wraz z ciągle rozwijającym się światem finansów. Dlatego należy używać najnowszego oprogramowania, które jest aktualizowane automatycznie. W dzisiejszym świecie wszystko jest zautomatyzowane, więc ten system powinien być w stanie się do tego dostosować.
# 5 - Łatwy w użyciu
Systemy księgowe powinny być łatwe w użyciu; nie powinno być tak, że pracownik musi przejść rygorystyczne szkolenie, aby zrozumieć system. Kiedy wszyscy zrozumieją to łatwo, tylko każdy będzie mógł wnieść pomysły na ulepszenie. Wykresy i zestawienia powinny być łatwe do wygenerowania.
Rodzaje systemów księgowych
Są dwojakiego rodzaju -
# 1 - Pojedyncze wejście
Jest to nieformalny sposób prowadzenia rejestru transakcji finansowych. Tutaj oddzielne konta nie są otwierane. Rejestrowane są tylko wydatki i dochody w czasie i w czasie. Nie ma więc możliwości sporządzania wykresów i innych sprawozdań finansowych z systemu pojedynczego wpisu. Usługa Single Entry jest obsługiwana głównie przez małe firmy, ponieważ nie mają one doświadczenia w stosowaniu najnowszych systemów i nie są akceptowane przez organy do sprawozdawczości podatkowej.
# 2 - Podwójne wejście
Funkcja Double Entry jest dokładna i jest używana przez wszystkie główne organizacje na całym świecie. Tutaj transakcje są umieszczane na oddzielnych kontach, a każda transakcja ma dwie nogi, które wpływają na różne konta. Dlatego łatwo jest znaleźć błędy, ponieważ każda transakcja ma dwie nogi, więc może się zdarzyć, że druga noga jest poprawna i audytor otrzyma stamtąd wyzwalacz.
Jak to działa?
Krok 1: Za każdym razem, gdy ma miejsce jakakolwiek transakcja, taka jak sprzedaż, zakup, wydatek lub jakakolwiek transakcja, transakcja ta jest rejestrowana w odpowiednich dziennikach. Więc to jest pierwszy wpis, który robisz w tym systemie.
Krok 2: Ponieważ wszystkie systemy księgowe są teraz skomputeryzowane, więc za każdym razem, gdy księgujesz dziennik, dokonywany jest odpowiedni zapis w księdze odpowiedniego konta.
Krok 3: Pod koniec okresu oblicza saldo każdej księgi i odpowiednio przygotowuje sprawozdania finansowe, takie jak bilans, przepływy pieniężne itp.
Przykłady systemu księgowego
Każda firma ma różne systemy dedykowane do jej celów.
Przykład 1 - handel detaliczny
Detaliści zajmują się kupnem i sprzedażą towarów. Dlatego ich system księgowy powinien być skoncentrowany na poziomie zapasów i ilości rabatów, które otrzymują lub udzielają. Zatem cały system powinien być oparty na różnych produktach i na tym, ile jest do zapłacenia lub do otrzymania. Powinien im pomóc we wskaźnikach, takich jak marża zysku brutto, marża zysku netto i inne miary, których wymagają w swojej działalności.
Przykład 2 - Wykonawca
Najważniejszym czynnikiem w konstrukcji jest koszt materiału. Dlatego system ten powinien być bardziej dopracowany w odniesieniu do różnych rodzajów surowców. System powinien mieć możliwość rzucania różnych współczynników, które pokazują ruch kosztów.
składniki
Istnieją cztery komponenty systemu księgowego. Komponenty to etapy, które pomagają transakcji od rejestracji do ostatecznej dostawy.
# 1 - Urządzenia wejściowe
To narzędzia, które pomagają w rejestrowaniu transakcji w tym systemie. Podstawowymi urządzeniami wejściowymi są klawiatury, dyktafony asystentów głosowych, kody kreskowe, skanery itp. Tak więc za pomocą wyżej wymienionych urządzeń wprowadzamy do systemu jedną transakcję.
# 2 - Procesor
Po wstawieniu informacji system pobiera dane i kieruje je do odpowiedniej księgi, dziennika lub innych wykresów zgodnie z wymaganiami. Ta czynność nazywa się przetwarzaniem informacji.
# 3 - Przechowywanie
Gdy dane zostaną skierowane do określonej księgi, system ten musi je tam przechowywać. Zatem system będzie wymagał pomocy magazynów, aby wykonać to zadanie.
# 4 - Wyjście
Po posortowaniu informacji i przygotowaniu ostatecznych zestawień system ten będzie wymagał urządzeń, które pomogą w wyprowadzeniu informacji. Tak więc ten proces jest wykonywany za pomocą monitora, drukarki, projektora lub innych urządzeń.
Korzyści
- Systematyczne prowadzenie ewidencji transakcji finansowych pomaga w przygotowywaniu wykresów i innych wyników przydatnych przy podejmowaniu decyzji gospodarczych.
- Pomaga zidentyfikować oszustwa i zaniechania księgowe.
- Sporządzone sprawozdania finansowe pomagają w celach podatkowych i innym celu badania.
Wniosek
System księgowy pomaga w systematycznym rejestrowaniu transakcji finansowych. Jest to wymagane przy sporządzaniu sprawozdań finansowych, które są wykorzystywane przez organy do celów podatkowych, a inwestorzy do podejmowania świadomych decyzji. Wskaźniki i wykresy można łatwo obliczyć za pomocą odpowiedniego systemu.
